董静
威海市广播电视台
摘要:新时期档案管理是档案管理的发展方向。干部档案保存与管理工作是对事业单位人员进行管理工作的重中之处,也是对组织内部人事保存工作的主体性工作。文件管理质量决定了文件的移动性和稳定性。在管理过程中,可以运用先进的管理技术和方法以及积极主动的管理理念增加信息容量,提高档案管理水平。但目前干部人员的地籍等档案管理还存在缺陷。重点分析了这些缺陷,并提出了相应的解决方案。
关键词:档案管理,缺陷分析,解决对策
1.干部人事档案管理的意义
档案是了解人员信息的主要途径。记录的内容可靠性高,一般情况下有:详细的个人履历、工作成果、奖金、工作变动、社会关系等信息。组织部门根据培训对象及其工作能力、工作条件和档案信息对其所从事的职业和工作进行分析、选择和调整。地籍人员档案也会影响到他们的职业前景以及工作的行政区域,更有甚者可能会影响单位对其未来的发展。
2.目前干部人事档案管理的缺陷分析
2.1档案管理人员问题
大多数企业公司都认为,人事档案的管理只是简单的对于干部工作人员的发展史和生命历程的一种简单记录,但他们并没有对于行政性的人事档案的管理有基本了解,他们对于单位未来发展的规划也有着不清醒的认识,更有甚者是管理层把行政性的干部工作人事档案资源转为他用,导致了干部对于人事档案的管理和基础配套设施的投入明显不足,最终会使得管理失败。力,文件信息损坏和丢失。干部的人事档案管理已不再仅仅是一项简单的行政事务管理工作,而是一项专门技术化的工作,这对于管理者的基础文化素质与技术水平都提出了非常高的要求。但从档案管理人才配置上角度来看,很多企事单位都认为做好人事档案的管理工作没有必要,以至于经理们在档案配置上缺乏了专业考虑,大多数档案管理人才的综合素质和技术水平都比较低,档案管理很难维持现代社会的需要和当代社会的协调与合作。
2.2档案管理方法问题
计算机技术的发展非常迅速,不同的行业都在使用它。而如今的文件信息处理的工作难度也越来越高。。传统的企业纸质文件档案管理业务模式已经远远无法完全满足当前现代化纸质档案管理业务工作的基本要求。档案管理信息化中的管理手段和工作方法论的创新等更是势在必行。但是档案管理公司,特别是基层单位不使用计算机进行信息管理,普遍认为计算机仅仅只是管理的工具,管理层认为使用简单的软件便可以完成档案管理的工作,因此并没有形成一定的系统化体系,以至于自动化程度低,大部分信息都需要人工获取。因此费时费力,不符合现代档案管理的要求。同时人力资源人事档案的管理还停留在过去简单的管理层面,难以处理庞大的档案信息造成大量档案数据信息的丢失和损坏,对企业人事管理的发展产生不利影响。
3.新时期干部人事档案管理的创新
3.1现代化人员的培养
档案管理系统作为一项信息资源的管理运营业务,在我国现代化信息时代迅猛发展的今天,它扮演着不可估量的角色。因此各级党政机关和地方有关部门必须高度重视对档案的管理,加大对于档案管理工作的投资力度与精力,积极地引进一批高技术素质专家,实施科学的档案管理措施,提高对于档案的管理水平。
经营者在工作时应当增强对于经营者的档案管理知识与实践,并根据具体的岗位职业发展需要,定期组织开展各类培训,提高经营者档案管理工作人员的发现、分析及处理问题的技巧与能力,加强经营者之间的相互交流与沟通的技巧与能力。有效地进行合作和沟通,是高技术素质的人才所具有的一种基本品格。加强了实训岗位的建设,搭配合理的绩效评价机制体系,对于档案管理技术人员的综合素质和培养效果可以进行考核,其方法主要可以是采用一种把理论、实践考核与能力培养相结合的方法,注重对人才素质的全面考核,对于创新型人才的进行培养,为我国档案管理事业的健康持续发展与创新提供驱动。最后搭建内部资料平台。对于需要领导干部的人事档案资料信息的员工实施授权及分级开放,以促进内部人事管理和人才圈的信息化服务,推动内部人事管理的创新,势在必行。
3.2健全档案工作的监督管理机制
在我国信息时代进步和发展迅速的今天,档案保护与管理工作被认为是推动事业单位各项业务发展的重要基础工作,因此企业领导必须认识档案管理的重要性,关注档案管理在单位发展中的状态,清除各种阻碍其发展的因素,提供现代化档案管理能力和效率。因此在建立健全档案工作的制度就成为了制约与发展档案人员的重中之重。建立纪律文件工作的制度应当严格地按照以下的要求来执行。首先我们需要建立科学合理的规章制度。为了满足企事业单位的档案管理人员工作需要,必须根据本制度的企业实际情况、档案管理工作的实际情况和国内有关法律的规定制定本制度。其次需要制度的具有可实用性。制度必须要求具有一定的可操作性,其建立必须要方便、实用、简单、可操作才能充分发挥制度的系统性和规范性作用。第三遵循制度约束的双向性。我们需要压迫领导者和员工,因为领导者的言谈举止和形象直接地影响到了制度的正常实施,而员工则是这个制度的主要影响对象、主要的约束力对象及其执行。最后遵循系列化的制度实施。档案科不但应该设置有关于档案的规章制度所设置的负责人,而且也应该设有规章制度的实施执行机构。在治理过程中必须做到赏罚分明,充分体现了制度的权威。
3.3完善档案管理工作内容
随着互联网技术和计算机科学技术的进步和飞速发展,指纹和语音识别等加密技术得到了广泛运用,加密技术不断地进一步深入,有效保障了档案工作人员的安全。同时,电子档案签名技术的研究开发及其在档案管理中的应用能够准确地识别并鉴定各类电子档案信息真实性,为提高档案管理过程中各类电子文件信息的可靠性、质量提供了保障。所以首先就应该将企业中原来的纸质版干部人事档案统一转化为网络信息化数据。同时利用网络文件管理方法,实现文件信息的网络传输。传输成本低,速度快,通过网络传输的文件信息失真率小。同时也要求我们应该特别注意的一点就是,对于领导干部档案的管理者应该定期进行各种专业技术性的培训,以便于保证他们能够熟练地操作并且掌握电脑、扫描仪等设备的操作技能。其次,对干部人员档案数据实施网络化管理。根据个体和工作者的层面来创造一个清晰的个体档案局域网。可以根据领导和干部职位不同等级,目前所处的工作事务和人员之间的关系将每个层次有效的实时的进行划分与归纳。最后把干部档案的资料和信息运用 pdf 或 word 等的办公软件进行档案资料和信息的文字或者图像存储,提高了档案管理的查询便捷性和长期发展的自动化管理使用效果。它的目的在于提高企业的劳动管理创新运用效果及其实现。
4.结束语
随着我国档案信息管理的不断推进,通过实现数字化、网络化等多种方式为民众提供最优、高效的档案信息服务,这也是我国档案事业未来发展的战略目标和重中之处。未来的档案馆是由于计算机互联网连接而来的一个档案馆宝藏,它将会变成一个自动关闭的档案馆。有限开放走向是完全开放,为社会各部门提供最快、最新、最准确的档案信息服务。
参考文献
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[2]孙亚萍. 浅谈档案现代化管理中存在的问题和解决措施[J]. 科技创新导报, 2014(25):191-191.