孙红梅
黑龙江省安达市城市建设档案馆 邮编151400
摘 要：数字化时代下，人们文娱、学习、办公等各个领域都融入了信息技术，使生活方式获得了极大拓展。城建档案管理工作是保障城市建设发展的后方基础性工作，需要在当代数字化技术的助力下让管理更高效、减少人为阻碍、快捷利用数据。但是，城建档案管理要在技术上革新，还需直面起步压力大、数据保密难、技术经验少等阻碍因素，要有针对性地从技术应用、数据安全、档案系统、人员能力几方面进行创新发展。
关键词：数字化；城建档案管理；技术创新
伴随经济的蓬勃发展，我国的城建工作开展如火如荼。城建中的档案工作在纸质化时代工作量大且效率不高[1]，给城建工作进展造成不少阻碍。随着电脑的普及以及城建工作对相关技术的应用，已使档案管理工作有了较大改观，部分工作开始朝着电子文件转变。然而，管理技术的创新应用是需要时间适应的，在由纸质向电子化，乃至于更加先进的全面数字化转变时，档案工作者们仍需下大力气做出创新举措。
一、城建档案管理走向数字化的意义
（一）管理更加高效
数字时代的一大特点就是技术替代人力[2]。档案管理工作都有一个共性就是文件数量多、数据量庞杂[3]。在单纯依靠工作人员的纸质化管理时，该项工作既消耗时间，又消耗精力，在为城建项目提供资料数据时容易出现各种状况，如数据准确性不足、不够全面等。而计算机电子文档形式档案则是对以往纸质档案的一种超越，让工作更高效。那么让城建档案管理在技术上更加向数字化靠拢，也就意味着让工作的高效性越发体现。
（二）减少人为阻碍
档案管理应用数字化技术有一个突出的优势是减少人为因素的阻碍。档案工作者无论工作年限长短、经验多少，都难以避免主观上的失误[4]。人是受到主观方面如情感、精力、经验等制约的，在档案管理中如果出现了过于主观的、不符规范的行为，就可能对城建项目工作产生连锁性的不良后果。与之相比，数字化技术应用则最大限度地规避了这些问题，其技术运转都有特定的程序、规则，且越是先进，工作质量越高。
（三）快捷利用数据
城建档案能够为一线的城建项目提供数据信息，帮助它们实现更科学的项目规划。在没有数字化技术参与的前提下，一个项目所需的准确数据可能需要档案管理人员进行大量的人力筛查、比较等工作，时效性不强，也容易出现漏洞。相反，数字化技术可以对档案进行统筹管理[5]，实现数据的快捷查找、提取、分析、分享利用等。这极大突破了以往的时空桎梏、人力桎梏，做到了快捷管理档案。
二、城建档案管理走向数字化的障碍因素
（一）起步压力大
万事开头难。由人力向数字化过渡的过程中，首先需要城建档案管理人员把从前积累、存储下的纸质档案进行一一归类、一一进行电子化输入。这既考验档案工作人员的心理承受力、工作细致程度，也考验他们掌握计算机技术的能力。同时，档案管理走向数字化的前期，各地在信息处理水平、技术应用上还处于不均衡状态，难以统一步调，工作障碍多。
（二）数据保密难
城建档案管理走向数字化，意味着档案数据以电子信息的形式存在于计算机系统中，这就对其安全性提出了挑战。纸质档案的保密性可以通过档案室的安全来保证，电子档案的保密性则通过相关系统的密码锁来保证。但是当下的信息安全技术还未达到万无一失的程度，若遇到技术高手、电脑黑客等，其系统很容易被入侵而造成数据泄露。
（三）技术经验少
城建档案工作经历了长时期的旧有模式，要向数字化过渡，则要面对工作人员新技术水平低、经验少的问题，甚至其引进的数字化设备也不一定足够先进和符合自身要求。档案管理技术的创新需要工作人员的意识转变、技术革新、经验积累，这是从无到有、从少到多的过程，需要克服的障碍很多。
三、城建档案管理技术走向数字化的创新措施
（一）积极应用新技术
城建档案人员应该对新型数字化管理技术抱有积极态度，在数字化趋势下，技术的革新速度是很快的，且每一次技术的革新都意味着工作方式的变化、工作效率的进步。档案工作人员一边要勇于实践CCD技术、OCR技术、存储技术、RIFD技术等新科技成果，一边还要以开放的心态、不间断学习的姿态来迎接新兴管理手段。新技术应用对应的是档案管理对新数字化设备的引进，城建档案工作者需同时掌握设备使用技能，不断在探索中发现提升效率的窍门。
（二）提高数据保密性
相关档案管理人员要深刻认识信息化数据的安全性问题，看到应用数字化技术的潜在安全风险。同时，在数字化技术面前，档案管理人员一方面要全面掌握相关存储技术，使自己的工作不出现纰漏，保证基本的数据严密性；另一方面，相关工作人员要建立起科学、有序的档案存储制度，将存储流程、存储安全责任一一细化，从而提高每个工作人员的档案安全保密意识，并积极探索更符合安全需求的存储手段。
（三）档案建设系统化
城建档案应朝系统化建设迈进，城建档案管理是城建工作的基础环节。城建档案的系统化建设可以依托城建工作的数字化建设。为此，城建档案工作人员可致力于打造数字化的城建档案系统，该系统下有对内开放的城建档案库，具备扫描、采集、核对、归档、查询等功能，也有对外开放的门户窗口，用来配合城建项目部门、审批和管理部门的工作，便于共享数据，以凸显其档案管理的服务功能。档案建设系统化能够配合各城建职能部门形成工作网格，减少工作沟通的障碍。
（四）培训机制日常化
城建档案管理技术要创新就会面临技术不断升级的学习压力，档案管理工作人员既要保证好工作效率，还要有持续学习进步的思想准备。技术学习应走向日常化，有条件时则发展为定期培训。作为城建档案管理部门，应由领导带头组织技术学习和培训，邀请专业的计算机人才为职员们讲解相关设备原理、系统原理等，让所有工作人员的技术水平获得提高。为强化培训效果，城建档案管理部门可让培训定期举行，让学习日常化开展。
结束语：
每个时代的工作形式都是与其经济发展水平相适应的，具有时代性。数字化就是当今时代的符号之一，城建档案管理走向数字化是正确的思路，但是在具体的执行上，还需克服多重现实阻碍因素。城建档案管理人员可以做到积极应用新技术、提高数据保密性、档案建设系统化、培训机制日常化这几点举措，同时在实际工作中根据自身对档案管理技术认知的不断深化及时调整工作细节，努力探索更多新的技术路径。
参考文献：
[1]许磊. 浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J]. 档案管理, 2019, 000(004):92,94.
[2]车婷婷. "数字中国"布局下我国城建档案馆数字化转型之思考[J]. 档案与建设, 2020, 374(02):37-41.
[3]张新揆. 城建档案管理数字化问题的思考[J]. 兰台内外, 2019, 242(05):15-16.
[4]孙洁. 城建档案数字化工作的相关问题[J]. 时代人物, 2019(8):124-125.
[5]孙伟. 关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J]. 国际公关, 2019, 96(12):209-209.
作者简介：孙红梅，女，汉族，1973年10月2日，大专，经济管理，黑龙江省委党校，馆员，城市建设档案。