李梓源
赤峰柴胡栏子黄金矿业有限公司 024039
关键词：COP系统
COP系统是集企业网站、信息管理和办公自动化于一体，实现了企业管理过程中计划、组织、领导、协调、控制五大职能。
利用COP系统实现公文与档案管理一体化，是现代企业精细化管理的必然趋势。随着社会的发展与企业的进步，在企业管理工作中新理念和新技术逐步的推广和普及，公文和档案作为综合档案里的一个重要组成部分，管理模式和管理方法的变革，必将实现公文和档案管理的数据化处理，给文档工作者带来精细化、科学化管理的新定位。本文以赤峰柴胡栏子黄金矿业有限公司为例（以下简称“赤峰柴矿公司”）就利用COP系统实现公文与档案管理一体化，规范文档衔接，提高企业文书档案质量作详细阐述。
一、用COP系统实现公文与档案管理一体化的优势
用信息化实现文档一体化，必须用COP系统与档案数据库管理系统去工作。将办公系统中的文件内容用COP系统直接导入档案数据库管理系统中来，直接变成档案，对不能导的个别文件采取扫描的办法。其中，“方便档案利用者利用档案”，是有特定含义的，是指在一定的时间内为某一部分人在可利用的某一部分档案尽可能地提供方便，而对另一部分人要利用这部分档案不仅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的办法，用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、归还日期等功能来实现，通过信息这条“高速公路”，来实现公文与档案管理一体化目标，充分发挥企业文书档案信息资源的作用。
二、用COP系统实现公文与档案管理一体化的障碍
1.思想观念上
目前，赤峰柴矿公司文档一体信息化服务并没有取得理想的效果，办公过程中“留痕”管理依然存在。尤其是现行的纸质文件处理方式已经运行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，特别是国有企业工作人员也习惯了这种公文处理模式，全面实现“无纸化”办公，改变原有的工作方式和习惯，转变观念统一认识，是推行基于COP系统下办公自动化的必要条件，同样对于办公自动化概念的宣传和理解存在误区，过于片面强调办公过程的自动化并不能大幅度的提高工作效率。
2.实际操作上
以赤峰柴矿公司为例，许多企业的公文管理与档案工作还实行的是分块管理制。这种体制从某种程度上却有意无意的拉大了公文管理与档案工作的距离。公文管理人员的档案意识淡薄，只考虑当前的工作，档案工作人员墨守成规也很少考虑公文工作，导致两者在衔接过程中出现许多脱节之处，出现诸多不规范的现象，这直接影响了企业文书档案的建档质量。本文以赤峰柴矿公司为例，阐述企业档案建档过程中存在的共性问题：
一是版面记录不全，附件不规范。在日常档案管理中常常遇到归档文件只有主题词而无抄送抄发单位，不标明印发部门和发文时间，甚至没有版记，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编，给文件归档拟写案卷标题增加了操作难度。
有的文档拆分单独装订（如招投标文件）；有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，严重影响着公文的规范立卷和规范归档。
二是原始稿不全，编号不规范。归档时发现只有定稿，缺了原稿或修改稿(如合同类文档），公文编号差错，出现页码用铅笔随意标示，短期内字迹就变得模糊不清，既不符合立卷归档的要求，又影响了档案的质量和存档价值，使档案的真实性难以保障。
三是分类不清晰，装订不规范。归档文件未按某些特征进行分类，未采用统一的分类方案；每一页文件未有效整理，装订中容易发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响。
四是文种使用不当，办理程序不规范。有的该用“请示”却用了“报告”，有的“报告”中夹杂着“请示”的内容，有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”，有校对无复核，不登记就印发等无序现象。
三、用COP系统实现公文与档案管理一体化的对策及建议
一是健全组织机构，培养文档工作者
“公文与档案管理一体化”的实质是把现代公文工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起。每一个公文管理人员的头脑中必须要有“档案意识，规范办理好每一份公文，确保文档工作流程科学化、合理化。
二是明确职责定位，档案立卷前移
公文管理人员要按照《国家行政机关公文处理办法》的要求，对办理完毕的文件材料，应由公文人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法及时编写“案卷类目”，“及时整理（立卷)、归档”，使文件的立卷工作日常化。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。
三是强化制度建设，实现过程管控
建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，这是“过程管控”的前提。公文管理人员要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范，下发前应再次进行复核。
四是对接办公平台，提高工作效率
用COP系统实现公文与档案管理一体化，这是实现企业精细化管理的关键。依靠这一系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都要体现档案工作的具体要求，使文档生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，用信息化实现公文与档案管理一体化，从源头上提高企业档案质量。
总之，随着山东黄金集团“1151”信息化工程建设步伐的不断推进，尽早利用COP系统实现公文与档案管理一体化是大势所趋。目前企业单位建立了局域网，探索尝试在允许的权限范围内，查到所需要的文档，改变以往利用者必须到档案室才能查阅档案。因此实现公文与档案管理一体化，根本上要从源头上提高公文档案质量。