张晶晶
河北省承德市双桥区卫生健康局 067000
摘要：随着经济社会和档案事业的发展，特别是随着网络信息技术的快速发展，办公室档案管理工作有了很大的发展，但发展的同时，也带来了许多新的挑战。基于此，本文将对新时期办公室档案管理的有效性进行研究。
关键词：办公室档案；档案管理；新时期
1 新时期下办公室档案管理的原则
一是规范与灵活相统一原则。这就要求企业办公室档案管理部门需要在遵循档案管理相关规定的基础上，结合企业自身的特点，创新档案管理机制和管理方法，灵活地对档案进行管理，以此来确保档案管理工作的针对性和有效性。
二是制定和执行并重原则。企业应根据自身发展的需求以及档案管理的实际情况，制定科学、合理、系统的档案管理制度，以此来确保其在执行中的效率。在制度执行的过程中，也需要结合实际情况进行不断调整和完善，以此来确保制度的合理性。
三是职责与权益兼顾原则。这就要求企业需要明确档案管理责任制度，相关部门领导和工作人员必须要明确自身的工作职责和权益，做好本职工作。另外，一旦出现档案管理纰漏问题，可以立马找到责任人，并公平的进行处理。
2 当前办公室档案管理工作存在的主要问题
2.1 对办公室档案管理工作重视不够
从有些单位的现状来看，有关领导并未认识到档案管理的重要性，这就使得相关工作难以有序展开，工作中面临的实际问题不能及时得到解决。如果领导对档案管理的实际价值不够了解的话，档案管理的地位和作用就会明显降低，直接影响档案管理工作的正常开展。
2.2 办公室档案管理制度不够健全
分析一些单位现行档案管理制度可知，档案管理岗位职责、工作内容等并未得到明确，这就使得档案管理人员的行为不符合规范要求，具体管理工作较为混乱，而且出现问题后也无法对相关人员的责任进行追究。管理制度中存在漏洞，就不能很好地约束管理人员的行为，直接影响工作。
2.3 工作人员的专业素养有待提升
一些单位并未指定专业人员进行管理，使得档案资料的保管出现很多问题，大量的资料被随意堆放，规范管理无从谈起，档案所具有的价值也就难以发挥出来。档案管理人员掌握的专业知识较少，管理能力较为低下，对工作影响较大。若想保证办公室档案管理富有实效，管理人员必须具有较强的专业素养，否则的话，管理过程中出现问题的概率就会大幅增加，办公室工作效率也难以得到保证。
3 新时期办公室档案管理的有效策略
3.1 创新文书档案管理方式
由于办公室文书档案管理工作人员在档案登记时未采用较为科学的信息化手段，会出现资料信息模糊的情况，办公室文书档案信息会被泄露到外部，得不到人事安全保障，后期产生一系列不可想象的后果。所以，要采用创新型档案管理方式来提升办公室文书档案管理工作。
明确每个工作人员的职责要求，做到每个工作流程责任到人，文书资料下达到办公室管理人员手中，对文书档案中的信息内容充分了解，具体规划下一步工作流程，保障文书档案的信息安全，确保不会向任何不相关人员泄露文书档案信息，减少整理文件档案有可能会出现的纰漏和疏忽。
3.2 建立健全档案管理制度
各单位应该建立健全档案管理制度并认真贯彻执行，所有的档案都要集中移交至档案室，及时做好分类归档，整理规范有序。在对档案进行整理之后，存储必须慎重，一般存放于楼房高层，或者存放在封闭区域，同时将警示牌置于醒目处，未经允许的人员不得进入到存放区域，防止档案资料丢失、损坏。如果文件的机密性较高的话，应单独保管，加强管理，依据实际情况对文件进行降密、升密、解密。对重要、机密的档案库房，应实行双人入库制度，严格数据库权限管理，保证档案安全。
3.3 强化档案管理人员管理
办公室档案管理工作是一项技术含量比较高的工作，尤其是随着档案管理工作朝着信息化方向不断发展，对于档案管理人员便提出了更新的要求。因此，需要企业对其加强重视，并且采用合理的措施进行处理。
首先，他们不仅要有扎实的档案管理能力和知识，还得学会应用扫描仪、计算机等相关设备。这就需要档案管理工作人员不断提升自我，积极主动的进行学习，与时俱进。其次，企业需要将档案管理人员的选拔和招聘标准进行适当的提升，在对档案管理人员的学历进行要求时，还需要对档案管理人员的专业能力、业务水平、创新能力和管理能力等综合素养进行考察。此外，还可以进行校企合作，将自己的要求提给学校，并与学校一起进行人才的培养。再次，企业应加强对办公室档案管理的重视，并提高档案管理人员的福利待遇，对于表现优异的员工应及时给予奖励，这样才能够有效激发员工的工作积极性，并吸引更多优秀人才加入到档案管理的队伍中。最后，企业应鼓励档案管理人员进修，并定期组织档案管理人员学习先进的档案管理技术和经验，使得自身的档案管理工作始终处于较高的水平。同时，还应该有意识培养档案管理人员的责任意识与思想教育，使得他们能够在工作中踏踏实实、认真仔细，尽可能避免因为粗心大意造成重大损失，提升工作质量。
3.4 积极推进办公室档案管理信息化
对办公室的档案资料进行收集的过程中，整个系统流程均应控制到位，做到无缝衔接。网络时代到来后，单位的业务系统会产生大量的数据，因为立档部门较多，业务档案存在明显差异。为了保证业务部门档案资料的顺利接收，必须将前端控制做到位，档案管理应渗透到业务系统中，使得档案数据能够顺利流转到档案系统中，大幅提高档案管理的规范性和效率。办公室人员在对电子档案进行收集时应能对相关业务部门电子档案进行控制，使得电子档案更为安全，可读性能够得到保证。为了使得档案管理的效果大幅提高，办公室人员应熟练应用存储技术，确保档案管理信息化的实际需要。
4 结束语
在新时期下，企业办公室档案管理工作需要面对更多的新问题、新挑战。为了使得办公室档案管理工作始终保持在高水平，企业领导和办公室档案管理人员必须要加强对办公室档案管理的重视，并积极转变档案管理观念，创新档案管理机制，以此来提升办公室档案管理的水平，为企业的可持续发展提供强大的助力。
参考文献：
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