李红林
桐城市社会保险管理中心 安徽省桐城市 231400
摘要：随着社会发展日渐成熟，社会保险业务得到了越来越广泛的推广。强化对设备档案的电子化管理，是信息时代的必然需求，也是社保行业持续性发展的重要趋势。要对电子档案管理的作用进行全面认知，树立电子档案管理意识，并采取多样化的管理措施，强化社保档案电子化管理质量的提升。本文主要对社保电子档案管理作用和优化措施进行分析和阐述，旨在进一步提升社保档案管理电子化和信息化水平，强化电子档案高效应用。
关键词：社会保险业务 档案电子化管理 对策
社会保险业务档案是对参保人员相关权益的全面客观体现，也是办理保险业务的原始凭证，对于保障参保人员的合法待遇具有关键性的作用。信息时代，实现保险业务档案电子化管理，是实现规范化、信息化、和标准化档案管理的重要途径，能够进一步提升档案管理效率、应用效率等，促进社会保险行业服务功能的全面提升。【1】因此，要结合具体情况，对社保业务档案电子化管理模式进行深度探究，采取多样化的优化措施，强化社保业务档案电子化管理的高效性推行。
一、社保业务档案电子化管理意义
（一）强化管理效率
信息化技术背景下，可以利用扫描仪等设备，把纸质档案转化为电子档案，形成数字化信息或者是影像文件存储到数据库中，优化归档、立卷、编排等程序，强化整体管理效率；通过电子设备可以对电子档案进行更加直观化的显示，方便查阅和应用，降低了档案管理压力。
（二）强化利用效率
实现保险档案电子化管理，可以利用信息化网络技术，构建数据管理平台，实现电子档案的统一集中化管理，促进人社系统中不同级别的机构部门之间的联动合作，促进了电子档案信息的即时共享和快速传输，简化档案查找流程，提升档案信息应用服务效率；利用人工智能技术对电子档案进行分类、检索、查询等，强化了管理系统的人性化服务理念，提升档案信息利用效率。【2】
（三）强化档案保护
实现保险档案电子化管理，把传统纸质档案转化为数字档案信息，减少了对资源、空间的占用和浪费；而且纸质档案容易受到存储时间、空气湿度、湿度等因素的影响，致使其出现发霉等问题，需要耗费大量的人力、物力、财力对其进行管理保管；纸质档案基数较大，难以查找，容易在查找过程中出现数据丢失、破损等问题，严重影响档案的完整性。电子档案可以将其转化为数字化信息，统一存储在系统数据库中，强化其管理安全性，控制管理成本。
二、社保业务档案电子化管理策略
（一）开发电子档案软件
要联合相关的科学技术企业，结合保险机构保险业务求以及档案管理的综合性需求，全面开发电子档案管理软件系统，采取大数据技术、人工智能技术、云计算等，实现档案管理软件和保险业务经办系统的有机连接，形成一体化管理系统平台，当在业务系统生成相关的保险业务数据后，利用共享平台，在档案管理软件中同步生成档案信息并进行归档管理。数字档案和业务流程的相互融合，实现了业务信息的即时传输，保障业务办理有理可依；同时业务系统还可以对档案软件中的档案信息进行随时调取和应用。
【3】
（二）完善档案数据平台
在大数据背景下，要积极搭建统一化的档案数据管理平台，对保险档案存储标准、技术等级、访问权限、访问地址等进行统一化管理，促进不同结构部门档案数据管理平台的标准化和规划化，促进保险档案信息的集中化管理和存储，对于提升电子档案管理效率，实现跨部门档案信息共享提供可能性，促进了保险档案信息调取、应用的效率，改变了以往管理标准不一、访问权限混乱的电子档案管理局面，促进了保险业务服务水平的优化和提升。【4】
（三）强化电子档案应用
保险业务档案电子化管理不仅包含信息存储职责，更加重要的是要充分体现其信息应用功能价值，对其检索、查询、应用等功能进行全面的探索与研究。利用互联网信息技术，搭建完善的社保网站，为参保人员设置登录权限，通过身份验证可以查询自身的社保档案信息。此外，要积极促进人工智能技术和网络信息技术的有效融合，引进触摸屏查询机，让参保人员可以自主登录和查询相关信息，强化社保机构的自主服务功能，简化了电子社保档案信息应用的流程，提升服务效率，强化了档案信息保护功能，避免档案丢失、泄漏等风险。
（四）加大投入
完善的软件和硬件设施是实现保险业务档案电子化管理的基础和前提。相关机构要强化重视，加大投入，和其他企业形成联动合作关系，结合保险业务档案管理的具体需求，积极研发和应用电子化管理系统；要强化地硬件配套设施的投入，如服务器、扫描仪、扫码枪、激光打印机等，此外还要电子签章以及相关服务器等，才能保障保险业务档案电子化管理的有效性开展。【5】
（五）健全管理制度
为了保障保险业务档案电子化管理的有序化进行，需要结合具体的管理要求，制定科学合理的管理制度，保障电子档案信息采集、分析整理、归档等流程的有序开展，并要保障档案查询便捷化，强化档案管理服务意识与职能；要对保险档案电子管理系统软件管理和访问全面进行规范性设置，采取综合性的安全保障措施，如身份验证、防火墙、数据备份、仿写技术等，避免档案信息泄露、被篡改等危险，强化电子档案数据存储和传输的可靠性。【6】
（六）注重人员培训
和传统的纸质档案管理模式不同，电子化社保档案管理模式需要管理人员具备一定的信息素养，如计算机应用技能、数字化档案资料管理能力等。基于此，企业一方面要积极引进高素质的电子档案管理人才，提升整体队伍的信息化管理水平；其次，要注重对现有管理人员定期开展专业化技能培训，树立电子档案管理思维，使其对电子档案管理系统的日常管理、运用、维护等知识进行全面掌握；此外对于保险业务人员进行技能培训，能对电子设备、电子管理系统软件等进行熟练应用，确保保险业务的有效开展。
结语
综上所述，信息时代，实现社保业务档案电子化管理逐渐成为社会时代发展的重要趋势，有助于提升档案信息管理效率、应用效率，强化档案安全性，对于提升社会保险行业的飞速发展产生极大的推动力量。因此，要采取科学合理的措施，优化电子档案管理质量，如开发一体化管理系统和软件，完善电子档案共享平台，强化电子档案的合理应用，加大投入，保障软硬件设施的配件充足性，建立完善的管理制度，强化电子档案规范化管理，强化人员培训，促进档案电子化管理的有效执行和落实。
参考文献
[1]李玲.大数据时代社保档案管理电子化分析[J].营销界,2019(43):119-120.
[2]房素萍.大数据时代社保档案管理电子化分析[J].办公室业务,2018(17):89.
[3]储华,乔静文,刘航英,王辉,宋宝伟,尚芳.档案电子化,如何打造一体化经办模式?[J].中国社会保障,2018(08):42-45.
[4]邹涛.大数据时代社保档案管理电子化的思考[J].中国人力资源社会保障,2017(05):41-42.
[5]邹涛,赵柏林.大数据时代社保档案管理电子化的思考[J].山东人力资源和社会保障,2017(04):22-23.
[6]王旭.数字化技术在社保档案管理中的主要应用[J].民营科技,2016(01):142.