刘小光
平泉市招商服务中心 河北省平泉市 067500
摘要：在社会的高速发展时期，市场经济影响不断扩大，行政机关的档案管理也进入新的发展阶段，亟待优化与改革。基于信息化背景之下，行政机关的档案管理也要与时俱进，加快信息化建设，以更好适应社会发展需求，加速实现档案信息社会共享的目标。行政机关隶属国家机构，承担国家行政事务。行政机关档案是其履行职责的重要材料，很多涉及国家机密。依托计算机信息技术，行政机关档案管理获取全新发展手段，突破传统档案管理模式的束缚，依托先进的管理方式，切实提高管理效率，为档案查询与使用奠定基础。因此，要以信息时代为背景，对行政机构档案管理工作进行全面探讨，寻求切实可行的发展之路。
关键词：信息化；行政；机关；档案管理
1行政机关档案管理中存在的不足
目前档案数字化工作中在制度、人员、管理上有一定问题，制约着档案建设水平的提升，主要有以下方面。首先，档案管理方式滞后。当前，很多行政机构虽然具备档案信息化管理的工具，但是，使用率不高。还有些单位对档案管理工作缺乏足够的重视，投入有限，设备落后，配置与需求不相符，阻碍了信息化建设速度。另外，很多档案管理人员并非全职，兼职较多，很难全身心投入工作实践。还有些档案管理的人员素质不高，信息化素养不强，尚未具备丰富的信息化知识，知识结构尚未得到及时更显，对传统的模式管理档案方式依赖性较强。其次，档案归档缺乏规范性。行政机关档案类型多样，不同类型具有差异化的归档范围、管理期限和重要性。但是，当前档案管理人员知识面有限，认识层面参差不齐，很难形成对档案资料的端正认识，影响操作的规范性。因此，同一个档案的归档极有可能被归到不同的类别，引发管理混乱，大大降低档案调取的效率，影响档案资料完整性，浪费人力物力和空间的同时，档案归档不科学，诱发档案资料缺失。最后，鉴于长期纸质档案管理方式的影响，档案管理制度缺乏更新，尤其是面对电子档案日益普及的情况，很多单位尚未建立全新的电子档案管理制度。面对档案数字化的不断发展，档案管理制度需要不断更新，保证具有前瞻性和统概性，以更好地适应档案管理的发展。
2如何做好信息化背景下行政机关档案管理工作
2.1加快数字档案室建设
数字化在当今时代是大势所趋，各个领域的各项工作，包括文书档案管理工作，都需要实现从线下到线上的转移，才能提升工作效率，才能高效处理更多信息。在当前的大数字化、信息化时代发展趋势下，行政机关单位面临着不断增加的繁杂信息，必须要重视数字档案室的建设，主要的内容包括档案网站、档案资源库以及其他的档案管理相关软硬件基础设施等等。特别是档案资源数据库的不断完善，不断建设，是数字档案室建设的重点工作，对于数据库的完善，主要应从以下几个方面入手。其一是要做好档案目录数据库的建设。档案行政部门需要做好对于标准的统一，并且要保证管理制度的实用性、可行性。要重视管理软件的开发，加大支持力度，完善了系统的功能，才能为检索提供便利。其二是要做好档案全文数据库的建设。随着办公自动化技术愈发受到关注，大量的纸质档案也开始向着网络信息平台转移，转换为电子文档的形式，方便进行后续管理。而在将重要信息转换为文件的过程中，必须要保证数据的完整性，才能避免丢失重要信息。全文数据库的信息来源，一般包括办公自动化系统、库存档案数字化系统与其他电子文档。在利用办公自动化系统开展电子文档归档的过程中，可以利用对接与转换的方式去实现高效归档。
在全文数据库的建设过程当中，纸质档案的扫描是获取信息的主要方式，也是很容易出现错误的环节，也正是因此，这一环节的工作量很大。行政机关单位文书档案工作人员要在保证信息精准度的前提下去最大程度提升档案利用率，包括利用高速扫描仪等等，要将关注度高及利用率高的档案进行扫描。这种以档案系统管理软件为基础，将文件原文与目录连接的方式，为相关人员进行查询提供巨大方便。其三是要重视档案查询网站建设。从当前实际情况来看，我国行政机关单位的独立档案网站并不多，利用率也并不理想，许多网站如同摆设，这是必须要得到重视的问题。网站是用于存储、分享档案的重要平台，所以行政机关单位应当更加重视技术升级，要建设起更加完善先进的、智能化程度较高的档案管理专用网站，这样才能满足高层次的管理需求，达成共享档案信息的目标。其四是重点开发掌上查档的功能。我国现阶段的网络信息管理平台正在想移动端转移，并且已经取得了可喜的发展成就，包括二维码、微信公众号等的出现，掌上查档功能已经得到实现，因此行政单位需要充分发挥网络平台的作用，为使用者提供远程查询服务，这样才能让先进的技术得到广泛普及，形成更具规模的移动端信息分享网，改变数据分享的方式，提升数据分享的效率。
2.2依托行政机关发展实际，构建档案信息化发展规划
为了将行政机构信息化档案管理落到实处，要重视构建档案管理信息化的规划，结合机关发展方向与战略，进行合理部署，依据实际情况，构建特色办公模式，保证方向正确，目标清晰，重视实践和探索，保证与时俱进，与时代同步，加快探索全方位的、多角度的大规模管理模式，以适应不同发展时期档案管理信息化的目标，推动档案管理信息化的健康、可持续发展。另外，对于行政机关而言，其档案管理信息化以灵活性与延展性为特征，需要全面关注机关档案信息化管理的发展和规划，强化两个特点的渗透，保证规划与实际相符，提升档案管理信息化发展的有效性，维护行政机关信息服务的高效性。
2.3积极构建科学高效的档案信息化管理机制
建立数字化管理制度。遵循国家相关档案管理法规，进行深入剖析，结合实际情况，全面进行分析研究，构建具有信服力和指导性的档案管理制度，为档案数字化的良性发展奠定基础。其次，加快构建数字化管理制度。具体讲，要重视做好档案原始数据和资料的收集和管理，保证规范性，遵循相关归档，维护数据信息的正确性、完整性；而后，对电子档案进行合理分类，建立相关规章制度。除此之外，要落实查询与使用工作，维护保密性与安全性，构建相关机制，维护使用效果，最大限度予以保密不外泄。再次，建立信息化标准制度。这部分工作强调信息收集格式的一致性，遵循标准规范，落实统一规划与设计，加强档案系统的科学规范化管理。同时也要在信息安全上执行严格的制度，做好相应的备份管理，保障数据的安全。
结束语
综上，对于行政机关档案管理工作，行政机关档案信息化管理需要长时间的尝试和探索需要以信息化为背景，加快信息化建设，维护其自身的长期性和系统性，以实践为基础，善于积累经验，加强学习与培训，认真做好每一环节的工作，稳抓稳打推动档案信息化管理的顺利开展，以期提供优质的档案服务，更好地服务于社会发展与建设。先进的档案管理模式应该适应社会和时代发展的需求，以创新为基础，寻求突破，推动行政机关档案管理信息化发展的有序推进。
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