王琦
黑龙江省科学院高技术研究院 黑龙江 哈尔滨 150000
摘要：人事档案是在组织人事工作管理活动中形成，并经组织审查或认可的,记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的原始记录。它是国家档案的重要组成部分，和会计档案、科技档案等同属专门档案性质。本研究对人事档案工作的重要性以及现状展开阐述并且对人事档案管理工作的思路探索提出相应的措施和建议。
关键词：人事档案；工作发展；思路探索
前言：人力资源部门在日常工作的过程中，必须更新档案资料的管理理念，提高对人事档案的重视程度，并且为了降低工作量、提高工作效率要建立电子化的人事档案资料，并且根据从业人员信息资料的变化而进行增加或者调整。只有这样，人事档案工作的路子才会越走越宽，为人才的优化配置和合理流动发挥积极的作用。
1.人事档案管理工作相关内容
1.1人事档案管理工作的重要性
人事档案工作是一项专门业务，是一门专门学科，需要进行理论研究和探讨。只有不断摸索总结其规律性和科学性，才能用以指导人事档案工作的实践。根据人事干部档案的特点，要经常地收集和整理干部个人信息资料，建立和开发人事档案信息内容的电子计算机网络管理系统，提高人事信息管理工作水平，进行科学管理才能为组织在培养、了解、考察、选拔干部工作中提供客观公正实用的依据。档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦当你需要时，如果平时工作没有做好，临时掘井，就悔之晚矣”。因此，档案人员要经常地收集和整理干部档案材料，对材料进行科学管理，并进一步加强高校人事档案管理的创新，更好地发挥干部人事档案在服务从严管理干部和精准科学选人用人中的重要作用。
1.2人事档案管理工作的现状
档案管理人员自身的素质较低，虽然在我国现有的状况下，人事管理档案的工作人员大多数都是党员或者是知识分子，已经不再是以前的那种后勤人员监管或者是代理的状况，但是，现在的档案管理人员依旧是直接上岗，没有经过系统的，科学的，完整的培训，档案页很少的能够及时的归档和整理，往往是在由上级领导过来单位视察工作的时候才匆匆忙忙的进行蜻蜓点水般的整理，以应付领导的检查。这样的做法，严重的影响了档案的管理工作，给事业单位和单位的工作人员都留下了比较大的工作上的隐患。档案管理工作岗位上的设备不齐全，要不然就是设备已经老化，给管理工作造成了一定的麻烦，浪费了工作人员宝贵的时间和精力。人事档案既然作为重要的人才管理的信息档案，就理所应当的得到重视，被妥善的保管起来，那么防潮工作，防止阳光的直接照射等工作就应当做到位，避免水分使纸张变软，导致重要信息丢失，阳光的照射造成纸张发黄、发皱等情况的发生，纸质档案应当被妥善的干燥，避光的地方保管。案管理工作人事档案立卷之后，不是一成不变的，其内容将随着个人社会实践活动的增加而不断丰富增长。因此，人事档案的归档不可能一次完成，需要不断收集和追加材料,直至一个人死亡，才停止归档材料的收集。
1.3人事档案的特点
人事档案中记载了个人的自然情况、健康、婚姻状况、政治面貌、业务成果、职务职称、奖惩、专业特长等方面的情况，其中有些涉及个人隐私，在相当时期内是保密的，不能对外开放，一般只能由组织人事部门掌握。在成为历史档案(死亡）解密之前，具有机密性，这是由人事档案的内容特点决定的。
人员主管单位发生了改变，即人员由于工作调动或所担任的职务改变了管理权限后，其人事档案要及时向新的主管单位转递，这种流动方式是由我国组织人事工作的管理体制所决定的。各级组织人事部门在工作中形成的有关人员的履历、工资、党团材料、考核、任免、学习进修、思想政治表现等方面的人事材料汇集起来，共同形成人事档案，所以，人事档案是依附于组织人事部门产生的，是组织人事部门工作的衍生物。人事档案立卷之后，不是一成不变的，其内容将随着个人社会实践活动的增加而不断丰富增长。因此，人事档案的归档不可能一次完成，需要不断收集和追加材料，直至一个人死亡，才停止归档材料的收集。
2.人事档案思路探索建议
2.1丰富人事档案管理工作内容
人事档案工作的发展方向是为了给社会建设提供有效的、适应社会发展的人才档案内容并且能够比较全面的展现每个人才的个体综合水平，是对各个员工的综合信息的缩影，能够直接的反映员工的德才以及个人特点和水平的重要途径之一，是人力资源部门选拔人才和推荐人才的重要依据，能够丰富人事档案管理工作内容，可以极大程度的提升人才管理的综合能力，能够更加丰富的呈现人才的多样化特点，从而更加的知人善任全面的了解。在人事档案管理中全文数据库的作用是非常大的，不仅能够为人事档案信息提供良好的、便捷的服务，还能更加准确的、全面的对人事档案进行综合性的总和和维护更新，能够包括人员的基本信息的同时还能提供一些个人特点包括一些科研成果等等的社会关系集，所以通过数据库可以更快的知道人员的工作简历信息，可以对人员的信息查询进一步的进行统计、检索以及分析，进一步的发现人才和更大程度的挖掘人才的潜力。通过全文数据库可以建立人事档案信息服务平台，通过多媒体以及网络技术，增加各个人员的各方面的工作信息，为企业等提供一个更为便捷的、直观的人事档案信息服务平台。
2.2积极主动的提供人事信息
维护人事档案的真实性，是人事档案工作改革的可靠保证。人事档案要客观真实地反映个体的本来面貌，维护人事档案的真实、完整与安全，是人事档案工作的起码要求。人事档案管理工作其实是相对繁琐的，但是就算繁琐也应该提升自身的专业素养，积极的为企业或者其他人才人员提供有效的、真实的、可靠的人事档案管理信息，改变过去传统保守的观念、比较被动的工作状态,其实对于人事档案管理工作人员来说，对人事档案的保密工作是需要有极强的态度的，不能根据自己的意愿泄露他人的档案信息，而且这还是违法行为，所以积极主动的提供人事信息的前提是需要获取一定的法律权限的人员才能够做的，但是这不是说一定是被动的才能获取档案信息，这一点观念是必须得转变的，对待人事档案信息的管理该保密的绝对要保密，可以提供的信息往往都是公开化的信息，是可以选择利用的，所以积极主动的提供信息就是指除了保密之外的个人信息，其他信息是可以根据情况自身运用和知晓的。
2.3提高人事档案的管理水平
在计算机技术的推动下，人事档案管理要进入信息化管理系统内。首先是必须建立起完善的计算机系统，改变传统的纸质档案管理方式，逐渐建立从业人员的个人电子档案，以数字化的方式记录从业人员的档案信息。电子化的档案资料不仅利于查找和调阅，而且提高了档案资料的安全系数。其次是注重人事档案的安全性。制定严格的档案管理制度，规定从业人员人事档案的调取方式，记录方式，以便后期进行追踪;加强网络安全建设，设置防火墙，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出现从业人员信息档案泄露的现象。
3.结语
人事档案管理工作能够为企业或者工作人员提供良好的人事档案信息，从而更加准确、便捷、快速的了解人员的基本情况。然而，人事档案是反映人员经历和德才表现原貌的本质特点决定了它的不可替代性和存在的必然性。人事档案工作不能顺势而亡，而要积极进行改革，寻找出路，以有为的举措，赢得应有的地位，以适应社会发展的需要。
参考文献
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