孙启运
山东省日照市五莲县许孟镇人民政府便民服务中心 262315
摘要：作为人类活动最重要的记载，档案存在的意义非凡，能够向后人展示历史事件发生的经过，了解前人的思想文化，对于人类社会的传承和发展起到至关重要的作用。在信息技术快速发展的时代背景下，社会的各个领域都在进行信息化改造，由此档案的管理进入一个全新的发展时期，也为未来大数据技术的应用打下了坚实基础，是一件利国利民的重要工作。基于此，本文就基层事业单位档案数字化管理策略进行详细探究。
关键词：基层；事业单位；档案数字化；管理策略
中图分类号：D926文献标识码：A
1 引言
在事业单位，档案管理工作属于一项基础性的工作，但是其重要性却不容忽视。基于数字化背景，档案管理要求运用数字化的技术手段，对档案资料做好分类管理，通过数字化登记手段，合理地完善登记入册的相关档案，让档案管理这项工作可更好地满足单位发展需求，便于档案管理工作为基层事业单位的发展产生积极推动作用。这不但对事业单位整体管理质量的提高有积极影响，也是单位发展中保持活力的一个技术保证。
2 基层事业单位档案数字化管理的意义
传统的档案管理工作主要针对纸质类档案文件，需要对纸质进行良好保存，为其提供合适的环境，耗费的人力物力较大。随着时代的发展，数字化技术在档案管理工作中的运用优势明显[1]。在基层事业单位中，档案主要是记录单位发展，其承载着历史使命，数据的变迁是档案管理工作发展的动力。全面应用科学技术，实现数字化发展，改用电子文件记录，有利于信息数据的收集和存储，也是当前时代发展的必然现象。将数字化技术应用于档案管理工作中，有利于提高管理工作效率。针对复杂的管理工作，数字化技术提供了便捷，促使更多工作人员对其工作内容产生新的认知。在对档案资料进行保管的过程中，采用数字化技术，凸显了档案资料的价值。做好档案管理工作，实现数据资源共享，建设相对应的数据库，促使检索、信息采集、筛选等工作的效率提高，不断地发挥出档案管理工作的最大化价值。
3 基层事业单位档案管理现状
（1）档案管理制度缺乏规范性和健全性。就目前而言，档案管理制度存在一定的缺陷。这主要是因为基层事业单位领导对档案管理的工作缺乏重视，从而导致档案管理制度不规范、不健全。所以，基层事业单位要加强档案管理方面的制度建设，确保档案流程健全合理。对各部门需要提交的相应材料，要求其及时提交，并且要对所提交的材料进行检查、核对、补充以及修订。（2）档案意识不强，重视不够。如今的档案管理工作除了制度不健全的问题之外，还存在领导对档案管理工作不重视的问题，管理意识还有待提高。在如今的实际工作中，单位领导不重视档案工作的现象普遍存在，大多认为档案管理工作无关紧要、可有可无，因此极大地阻碍了档案管理工作的发展与完善，也造成各部门在进行档案管理工作时出现“用时需要，说时重要，做时次要，忙时不要”的情况。而且档案管理属于一个组织或者一个部门的工作，领导对档案管理不重视的思想意识也会影响到员工的意识心理和工作态度，不利于档案管理工作的正常进行和长远发展。
4 基层事业单位档案数字化管理策略
4.1 构建完善的档案信息化体系
在基层事业单位里面，档案管理实施数字化建设的时候，应当善于同互联网技术有效地结合，使这项技术在档案管理中体现出应有的促进作用。同时，正确认识到档案管理当中提高数字化水平能够起到的作用，可以让档案管理方面的成本有效减少，人力消耗也会更少，对于档案管理效率提升有积极的影响。通过完善数字化体系，构建一套健全的档案管理模式，能够让这项工作收到更好的效果。
在实践中，以这样的管理体系可促进工作积极性与主动性的提高，使过去被动式的管理方式得以转变[2]。通过该管理体系，内部员工能更好地监督档案管理，使该部门的服务工作可以合理延伸。此外，充分运用信息化的数据库，还可使纸质材料方面的需求减少，既可防止纸质资源浪费现象，也可优化公共空间，对于基层事业单位管理的环境优化也有积极影响。
4.2 电子存储技术应用
为促使基层事业单位档案管理工作数字化发展，应该积极采用电子存储技术，利用先进技术措施将档案内容存储到数据库系统中，然后采用授权管理的方式，为相关档案管理人员提供便利。在此期间，还需注意原始的纸质档案与实物档案的保存，通过电子扫描技术将信息扫描到数据库系统中，便于开展数字化的管理工作，将电子存储技术的积极作用全面发挥出来，达到预期的数字化管理目的。与此同时，在使用电子存储技术的过程中，应该结合基层事业单位的档案管理工作特点与实际情况，要求档案管理人员创建相关的电子存储技术系统，在合理采用电子存储技术的情况下，保证有效存储各种档案数字化信息，满足当前的数字化管理需求。
4.3 注重档案管理人员的专业培养
为推动数字化技术在基层事业单位档案管理中的应用，需要充分发挥人的主观能动性，做好档案管理人才培养工作。事业单位需要制定完善的培养体系，树立积极良好的理念，从终身学习的角度出发，促使更多工作人员为数字化档案管理贡献自己的力量。展开相关培训，指导数字化技术的使用，努力提高全体员工的综合水平。定期组织档案管理人员进行数字化管理实操培训，让他们掌握基本技能，在实际岗位中学会运用相关的数字化知识。不同地区的事业单位还可以进行相关的交流合作，推选出档案管理数字化水平较高的单位进行经验分享，共同提高数字化技术在档案管理工作中的应用水平。从考核制度出发，改革传统的考核体系，量化各类考核指标，强化考核的个性化体现，不断激发事业单位档案管理人员的工作热情。还可以与高校进行合作，针对专业水平较高的学生进行专业对口培训使其毕业后可直接参与到工作岗位中来，为事业单位数字化档案管理工作提供新鲜血液。培养一支具有专业能力和综合素养的数字化档案管理工作团队，最大化发挥数字化技术在档案管理工作中的核心价值。
4.4 创建数字化的管理系统
基层事业单位在日常的档案管理工作中，应该积极创建数字化的管理系统，提升相关的档案管理工作水平，保证各方面工作效果。首先，应该完善相关的数字化管理工作制度，从电子档案的制作环节、收集环节、归档环节、分类整理与其他工作环节，都需要制定制度，规范人员的行为，确保有效开展档案管理工作。为避免在实际工作中出现问题，在制定制度的过程中，还需明确各项工作的细节规范，精细化开展相关的基层事业单位档案管理活动，提升整体档案管理工作质量和水平[3]。其次，应完善数字化管理系统的设计方案，在最初设计的过程中就应该全面考虑到数字化档案的安全性，做好数据备份工作与数据安全管理工作。在使用网络信息技术的过程中，应强化基础建设力度，实现系统的升级管理，明确系统中的权限，在有效开展安全管理工作的情况下，确保数字化档案内容的真实性、完整性与安全性。
5 结束语
综上所述，目前的基层事业单位在开展档案工作时，需要积极运用互联网技术，科学地创新这项工作。档案管理服务质量的提高，还需要管理人员重视计算机水平的提升，重视业务素养，及时地转变档案管理思想，让业务能力可以更好地满足档案信息化需求，以便让档案服务形式更加丰富，促进基层事业单位管理实现现代化。
参考文献：
[1] 何杏仪.关于新时期事业单位档案数字化管理的探讨[J].南方论刊,2012(4):92-93.
[2] 王涛.事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务,2017(7):72-73.
[3] 张元智.新时期行政事业单位档案的数字化管理研究[J].中国科技纵横,2016(17):250.