乌兰浩特市廉政教育中心 内蒙古乌兰浩特市 137400
摘要：21世纪信息化已经得到了空前的发展，科技水平也得到了飞速提升。传统人事档案信息管理方式都是通过纸质保存，一旦发生改变就要作废纸质档案重新打印，浪费时间、浪费纸张，工作效率大幅度下降。因此传统管理模式已经完全不符合现如今企业的发展，很多企业已经开始对现如今的工作进行变革，原有的人事档案管理模式已经逐渐被抛弃，取代它的是信息化管理。这对于企业来说是一种新机遇，如果不及时做出改变就只能被时代抛弃。
关键词：人事档案管理；信息化；策略
引言
随着信息时代的到来，信息流变得越来越快，这也对21世纪的人们提出了新的要求。信息时代要求人们努力从生活中挖掘各种信息，因此，做好人事档案管理信息建设工作十分有必要，人事档案管理是系统的，耗时的。对于高度复杂的任务，信息数字化是其发展的必然选择。在进行档案管理信息建设的过程中，档案管理部门的工作人员必须要积极参与和大力配合，对于其中出现的问题要细细分析并找出解决问题的对策，结合时代发展要求优化人事档案信息管理工作，提高管理服务水平。
1 人事档案信息化管理的重要意义
1.1 优化企事业单位人事档案管理工作效率
企事业单位在人事档案信息化管理工作的实施过程中，能够借助信息化技术对以往传统的人事档案纸笔记录模式进行有效更改，借助信息化技术完成人事档案信息的记录、转移、保存、使用、规划、查阅等一系列工作，相较于以往单纯的手工工作模式，其在工作效率上的进步非常明显。
1.2 促进企事业单位人事制度不断深入改革
当前企事业单位在发展过程中面临着人员流动频繁的问题，而人事档案信息化管理工作的开展能够有效促进企事业单位人事制度不断深入改革，能有效解决以往人事单位在人员招聘时人档不分、档随人走的被动局面，在人员招聘的过程中，能通过信息化技术面向更加宽广的范围、更加有针对性地挑选人才，通过人才信息平台对人员的基本信息有较为全面的了解，对人事制度的改革效果优化具有积极作用。
1.3 提升企事业单位人事档案信息的安全程度
以往企事业单位在人事档案管理工作中面临着档案保存的天然性风险，例如火灾、损毁等，对人事档案信息的安全性造成不利影响。而在人事档案信息化管理工作的开展过程中，只需要在网络平台上对相关人事档案信息进行有效保存，即可免受上述信息丢失的烦恼，且能够由不同人员在不同时间、不同地点同时开始查阅信息，对提升人事档案信息的有效利用程度、提升人事档案信息的安全程度均有积极作用。
2 人事档案管理信息化建设策略
2.1 提升信息化档案管理系统水平
对于信息化建设来说，最重要的是信息化管理系统的建设，当然人事档案管理同样需要建立一个自己的信息系统。建立信息化管理系统主要有以下两大优势：第一大优势是帮助人们迅速准确查找到相关信息；第二大优点是信息不会杂乱，可以将新加入的信息快速整合到一起。建设信息化管理系统需要将一些基础性配置准备好，其中包含信息化硬件设施，还有相关的软件设施，让操作方式更加简单，实现人事档案信息电子化。将人事档案按照不同的标准进行分类，类似信息实现模式整合，极大提升了工作人员的工作效率，既节省了人力资源，又避免了人工整理可能出现的错误。针对那些纸质版的人事档案，要尽快录入到计算机中，将纸质文件转化成电子文件进行储存，通过信息系统实现以下功能，如信息的储存功能、信息的调取功能、信息的查阅功能等。需要强调的是，当今时代，纸质档案的储存绝不是唯一的方式，尽量降低人力资源的消耗，对于保密信息尤其要进行加密处理，也就是说普通人并不能够调取人事档案材料。例如，某些特殊职业的人事信息，警察、医生等等。
根据信息档案的隐私程度，设置不同的访问权限，对于一些需要公开的信息，可以直接实现网络共享。
2.2 加大安全管理力度，保证电子信息化管理质量
由于人事档案是企业长远发展建设当中人力资源管理的集中表现，人事档案管理工作的质量体现出的是企事业单位人力资源的竞争力，关系到企事业单位在改革发展和可持续性建设当中的能力与竞争力，所以，必须综合保证人事档案电子信息化管理的质量，尤其是要把安全管理落到实处。电子信息化技术手段运用能够为人事档案管理带来极大的优势和便利，但同时网络又是一把双刃剑，具有很强的开放性特征，存在着很大的安全隐患问题。如果不能够做好人事档案管理当中的安全管理，很容易威胁数据信息的安全，泄露员工的信息，甚至是企业的机密。在信息化时代，信息泄露已成了企业发展建设中的巨大威胁，对此企事业单位要在安全管理方面加大力度，采取有效措施防范与处理人事档案信息化管理中的安全漏洞问题。具体来说，企事业单位要引入多元化的计算机安全防护技术，如防火墙技术、攻击检测技术、数据恢复技术、数据加密技术、病毒查杀技术等，安全保管人事档案信息，维护信息的安全、完整与真实性。
2.3 注重档案数据库和档案管理的同步性
在规模较大的企事业单位，很多人事档案的数据都是过八万级别的，因此在进行档案更新和管理方面会有很大的工作量。档案数据库一定要做到准确录入数据和删除数据，同时要做到数据库的动态更新，保证时效性和准确性。很多员工都会有自己的学习考证计划，一旦有涉及档案的信息变化，管理者就一定要及时更新和改正，做好数据库和档案管理的同步性，是对企事业单位、对其他员工负责，必须要予以充分的重视。
2.4 采取多元化管理模式和手段
传统管理模式和手段通常都是局限于纸质材料的保存，由上文分析可知，纸质材料存在很多问题，不仅不易保存、占用空间，并且在调动和查找方面费时费力，工作效率也极其低下，必须要及时更新。人事档案管理信息化最重要的一点就是将纸质材料信息化。企事业单位的人才信息资源库就是要合理利用各种资源，最大限度发挥这些资源的利用率，纸质材料的信息化可以有效延长人事档案保存的寿命，并且在查找和更新方面也十分方便快捷，可以减少纸质和打印的费用，省时省力，符合我国节约资源保护环境的发展理念。企事业单位在进行管理时要充分发挥计算机的作用，首先要建立目录，方便以后的信息查询，同时要及时更新员工的信息，保证档案的时效性、全面性、准确性。管理者也可以将员工所获得的证书通过扫描仪扫描成电子版然后进行保存，在今后的信息调动方面可以节省空间、减少磨损，对于员工也是很强的一道保障。更新管理模式和手段已经刻不容缓，企事业单位必须要充分重视。
结语
总而言之，新经济时期的大背景下各级单位优化档案管理事业工作人员面对着新的经济社会发展形势，传统上的档案管理事业工作已经基本无法完全满足促进档案管理资源有效综合利用的实际需求，所以各级档案管理工作人员必须紧紧结合当前档案管理事业工作发展中的具体突出问题，积极探索各种优化改革创新档案管理的有效措施，为促进档案管理资源的有效综合利用发展创造良好的发展条件，探索开辟出一条有效提升各级单位优化人事档案管理工作的有效发展路径。
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