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摘要：档案管理是企业管理中较为重要的一个环节，其不但在企业运营中具有资料备查和参考凭证的作用，而且也是社会和国家信息资源的重要组成部分，对社会经济发展发挥着积极作用。但就目前实际情况而言，创新不足、传统思想根深蒂固等因素阻碍了企业档案管理的信息化建设进程。因此，有必要认真分析影响企业档案管理信息化建设的因素，并采取相应的措施加以改进，保障现代企业档案管理信息化建设的顺利开展。本文就此进行了分析。
关键词：企业档案；档案管理；档案信息化
引 言：档案管理信息化对现代企业而言，是档案管理部门采用信息化手段对错综复杂的数据信息所开展的管理行为，这意味着档案管理从传统管理模式在向现代管理模式转换。档案信息化也是新时代各行各业信息化进程的需要，在现代企业的人力资源方面尤甚。例如，当企业采用档案管理信息化的手段之后，企业内部员工信息更加透明，更有利于通过网络查询电子档案，因人而异地为领导决策提供依据，有效提高决策说服力与准确性，这对于企业发展也有重要意义。
1 我国企业档案管理信息化概述
企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，也是与员工个人密切相关，针对具有存储价值的文字、图表等的最初记录。档案管理信息化是指在档案管理时，利用信息化和互联网技术对档案资料进行加工，对档案进行科学的归类储存，后期对档案资源进行充分利用，从而实现档案资源共享。统一的档案管理信息化可对多层次多行业的档案资源进行管理，并形成共享网络，使档案资源可重复利用。企业档案信息化建设主要包含企业人力资源信息化档案管理、企业文件的收集与归档、企业档案数字化平台建设等方面，全面性服务是其最大的特点，实现专业化、信息化地处理企业信息档案。档案管理信息化可提高档案存储的安全性，与传统的档案管理比较，档案管理信息化即可适当减少空间的占用，也更利于查找、修改和保存，并且可以凭借网络快速地进行传递。如此一来，便提高了档案的利用效率，降低了档案的管理成本，也能最大限度地避免文件丢失损毁的问题，这无疑为企业的发展奠定了坚实的基础。
2 企业档案信息化建设的问题
2.1 信息化管理意识薄弱
某些档案管理员缺少档案管理信息化的意识，没有充分认识到档案管理信息化的重要性，部分档案管理工作仍停留在传统、简单的档案信息记录上。而一些企业领导对企业档案管理信息化建设不够重视，使得对档案管理信息化建设的投入资金较少，进一步阻碍了档案管理信息化建设在现代企业中的推广，导致信息化建设进程滞缓。
2.2 管理人员专业素养有待提升
对很多企业来说，档案管理岗位的角色更像是“资料保管员”，企业在档案管理岗位人员招聘的学历、年龄等限制都较松。甚至在一些企业中，都不设档案管理岗位，而是由财务会计或者人事行政等兼管档案。一些档案管理员只会基础的计算机操作，如简单的excel表格录入、保存等，无法满足档案信息化建设所需要的相关职业水平要求。在进行档案信息化建设时，可能其他部门可以根据要求进行信息录入和管理，但是档案管理部门却无法有效处理海量的信息，导致档案管理工作与其他部门无法有效衔接。
2.3 档案信息不能保留自身的特定性
档案信息化管理，从一定程度上节约了大量的人力物力，也提高了工作效率，但是也存在不能保留档案自身特定性的弊端，主要是由于电子文件易于修改，并且修改后不留有痕迹，也不具有特定的字迹，所以档案的原始性和凭证作用得不到保证。
2.4 档案管理工作联系较少且工作参与度较低
档案管理工作的目的是为企业生产和经营提供利用服务，对各种信息进行整合利用，从而为企业经营管理提供切实可靠的依据。就传统档案管理工作而言，档案管理独立于各项工作之外，并没有发挥出其应有的作用[1]。同时，这一模式也影响到现代企业档案管理信息化制度的建立，使得档案信息无法被高效处理，既耽误了时间，也浪费了大量的物力与人力。这不利于档案部门了解和掌握企业档案信息的规律，不利于档案管理工作的深入开展。
3 提高企业档案信息化建设水平的措施
3.1 重视档案管理制度的完善
制定完善档案管理制度，可有效督促工作人员高效高质量完成工作，提高其积极性，促使档案管理信息化体系的顺利建成。另外，对于安全管理体系来说，企业应当加强档案管理力度，明确岗位负责制度，完善安全机制[2]。例如，为档案室配备一系列防盗报警设施、消防设施、安保设施等，以防发生事故。除此之外，再结合企业档案管理的特点，对档案登记、查询等方面进行明确的规定，并按期对档案储存系统进行升级，以提升档案的安全稳定性。
3.2 提高管理人员的专业素养
针对企业档案管理技术不足的问题，可以引入高端人才，以满足企业档案信息化建设的基本需求。然后再由这些核心人才加上外部专家组成培训小组，通过对下属企业档案管理人员的培训，使下属企业具备一定的档案信息化管理基础。最后由档案管理员在各自企业内部开展培训，以以点带线、以线带面的方式组成企业档案信息化管理的基础力量，确保企业档案信息化策略的整体推行[3]。另外，还应该鼓励企业档案管理人员在工作期间加强继续教育，继续学习档案管理相关专业知识和计算机技术等，并对获得相关技能证书的员工给予涨薪、优先升职等奖励。通过这些策略提升企业整体档案信息化能力。
3.3 确保档案网路信息的安全
在档案信息化管理的建设中，必须高度重视网络信息的安全问题。企业应通过系统加密、对所有联网设备加装安全控件等措施防止病毒攻击，并将一些核心信息分开处理。例如一些涉及企业核心竞争力或者关系企业发展的保密文件则通过单独的、不联网的服务器储备，并且该服务器上的信息设置访问权限或者身份识别等；没有企业领导层允许不能执行调取和拷贝等操作，通过多样化的方式确保信息安全。
3.4 加强配套设施建设且建立档案信息化的规范管理体系
提高档案管理配套设施，升级办公设备，学习与档案管理信息化有关的操作技巧，是企业与时俱进以及企业建立完备的档案管理信息化体系的重要因素。同时，企业应针对相关设施建设给予大力支持，尤其是资金方面的支持，使得工作人员在设施方面无后顾之忧，也能更好地专注于提升自身的专业水平，充分挖掘档案的有用信息，实现利用效率最大化[4]。此外，在档案信息化体系的建设中，要注意权责分明，避免因责任划分不清晰造成的资源浪费，同时也确保档案信息的安全，特别建立与之相匹配的安全管理职责。
结束语：
综上，档案工作管理者要树立创新意识，能够努力克服档案管理向信息化转型过程遇到的困难，及时地了解社会、时代发展的现状以及发展的需求，使档案信息化管理工作能够做到理论结合实践、时代结合创新的发展势态，使信息资源能够服务于企业，服务于社会。
参考文献：
[1]曹 俊.浅析企业档案信息化建设的问题与对策[J].兰台内外，2019（32）：7-8.
[2]聂丹萍.大数据时代企业档案信息化建设研究[J].城建档案，2018（10）：17-18.
[3]孙勇军.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].现代国企研究，2019（08）：30.
[4]张格格.浅谈加强企业档案管理信息化建设[J].中国有色金属，2018（S1）：152-153.