于建
朝阳市体育运动学校 辽宁省 朝阳市 122000
摘要：时代在进步，带领着各行各业都在不断的飞速发展，现在的社会是信息发展的社会，更多科技代替了人工，节省了大量的人员成本。现在的社会背景下，国家也大力倡导科技创新，大力扶持中职院校的办学和管理，帮助中职院校培养更多综合型人才。现在的学校的教学方向提倡的素质教育，培养学生也是全面培养，打造综合型人才，保证学生在学习过程中接受先进的教学理念，为以后的学习和工作打下坚实的基础。所以中职院校一定要提高工作的效率，才能让学生的学习质量更高。
关键词：档案管理；工作效率；提升
前言：学校力档案管理工作也是学校里的重点，对中职院校的发展和信息存储有着至关重要的作用。但是目前的一些院校中档案管理工作落实不到位，档案信息保存中存在漏洞，极大的降低了档案管理工作的质量。档案管理就像是记载学校发展历程的信息库，记载了学生受教育的历程，是非常重要的工作。近年来，为了培养更多对国家有用的人才，中职院校把大量的资源都用到了招收生源、改善教学环境、提升教学科研条件上，忽视了学校档案管理工作。今天针对如何提升学校档案管理工作效率，提出了一些策略。
一、现在中职院校档案管理中存在的问题
现在的中职院校档案管理工作存在一些漏洞，原因有很多，第一方面在于管理人员对档案管理工作能力不足，一些管理人员对档案的重要性也认识不够，但是在管理过程中，没有尽心尽力的做好分内工作。在进行学校档案检查工作时，由于档案工作量比较大切缺乏管理经验，导致学校的档案管理工作成了形式工作，档案信息也没有做系统的统计。第二方面是学校缺乏健全的档案管理制度，虽然建校时机制都很健全，但是随着科技不断的更新换代，学生入学、毕业，档案信息也越来越多，还是用传统的管理方式，很显然不能满足现在管理的需求，但是学校没有针对管理工作作出详细全面的制度变更，极大地降低了学校档案的安全性和保密性[1]。第三方面档案管理工作没能与信息化接轨，现在是信息化的时代，不管什么工作都可以运用信息化提升工作质量，由于学校对档案管理工作的不重视，导致档案室设备老旧，档案信息不能及时得到更新，极大的降低了学校档案信息的利用率。正因为这些问题的出现和存在，所以现在中职院校的档案管理工作，需要及时的整顿强化，来完善现有的不足，提升档案管理工作的工作效率。
二、提升学校答案管理工作效率的策略
（一）强化档案管理人员的管理能力
中职院校的档案有学生的答案，教师的档案、教学的资料档案、学校建校档案、学校党务管理档案、校风校纪答案、以及与学校师生相关的其他资料，数量非常庞大。
在管理方面，档案管理人员的业务能力直接影响工作效率的高低，现在的一些中职院校，由于档案资料比较多，平时利用率也比较低，逐渐的学校对档案的管理工作就越来越疏忽，工作人员的工作态度也越来越散漫。现在要想改变这样的现象，首先学校要对档案管理工作进行重点关注，对管理人员进行系统的培训，提升工作人员的专业学识。并且在实际工作中，要对档案还礼工作进行定期上班，做出详细的管理日志，针对不同岗位的管理人员实行轮岗制，这样也能促进员工之间的互相监督，提升管理人员的认真程度，逐渐提升学校档案管理工作的工作效率。
（二）加强投入强化档案信息化管理
现在的信心技术已经逐渐取代了纸质办公形式，通过互联网的传输，让更多的信息资源得以共享，所以学校的档案管理工作也要与信息化接轨，让中职院校的档案信息，更方面查找，信息资源能实现共享。对于一些档案资料的名称，可以通过信息化的方式形成数学化信息，有效的对档案进行编码处理，让校园档案更系统，管理更方便。在建立信息化系统之前，要对学校的档案进行相关的了解，通过规划整理出几大类型，然后根据以往的利用情况和存储方式进行合理的重新分拣，保证相同类别的资料在相同的地点，这样也能接生查找的时间[2]。把学校中的一些纸质的资料，进行系统的分类编排，重新换成数字编码系统，对内容进行数据扫描，这样通过计算机也能进行查看相关资料，即使以后需要翻阅，通过计算机也能快速的找到相关的资料位置，极大的提升管理效率。
（三）健全保密制度提升档案利用率
档案的管理工作一部分需要开一部分需要保密，在进行管理工作整改的同时，学校也要严格的对档案的信息情况进行有效的筛查，提高部分信息的保密程度。在管理工作中，对工作人员要进行相关知识的普及，让其了解档案信心的重要性，签署保密协议。其次对于档案资料的损毁也要有全面的考虑，在管理过程中，要极大的避免和预防档案资料的确实和损毁，不管是人为还是自然灾害，提升资料的安全性。对于一些必须要损毁或者到期需要处理的资料，也要进行详细的处理记录，做到有料可寻。对于一些建校时间比较长的中职院校，很多学生对学校的历史并不是很熟悉，出于兴趣或者学习的需要，要进行相关资料的查询，这样微课更方面学生利用档案信息，学校可以在档案室建立开放的系统，把一些利用率比较高或者适合学生查阅的档案资料，放在系统中，这样学生就能更方面的查看电子档案信息，极大的提升档案资料的利用率[3]。学生通过一些档案资料的查看，能对学校有进一步的了解，在进行校园展示或者对外宣传时也会有更多资料运用，这样让校园档案被更多的学生了解，逐渐的提升校园的宣传力度。通过学生的运用反馈，和校园档案的更新办法，一定能当中职院校的档案管理工作效率得到极大的提升。
结论：综上所述，中职院校的档案管理工作，存在着很多管理不充分的地方，教师要坚持完善相关工作，在进行改善的同时，也要对现有的管理工作时时把关，定期对档案管理工作进行抽查，提升档案管理工作的效率。在具体的管理方法的执行上，需要学校和老师还有学生共同配合，才能让改善措施做得最好。教师要坚持国家的教育方针，深入学习现在的先进档案管理模式，结合学校的时机情况，领过变换管理方式，让学校的档案信息更完整、更系统，这样才能档案信息更有效的被利用，为学校的长远发展提供帮助。
参考文献：
[1]张婷婷.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设路径研究[J].科技经济导刊,2020,28(31):26+25.
[2]何秀霞.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].兰台内外,2020(32):1-3.
[3]何秀霞.电子档案管理在职业中专学校的应用[J].办公室业务,2020(19):191-192.