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摘要：办公室是衔接领导和基层员工、单位和外部单位的重要纽带，充分发挥办公室职能，是工作能够顺利完成的保障。有些企业采用大部制也叫综合部，涵盖了公文和文档管理，人力资源管理，行政后勤管理，公共关系管理，信息化管理，秘书服务等职能不一而足。但是在具体的办公室工作中，由于受到各方面因素的影响，降低了办公室工作成效，阻碍了工作的顺利开展。因此相关领导应该重视办公室工作，并优化办公室管理制度，提升员工的综合能力，保证各项工作的顺利完成。
关键词：企业；办公室管理；创新；思考
一、提高办公室管理水平的重要性
办公室承载着管理、服务、处理各项事宜的重要任务，随着时代的不断进步，办公室管理的重要性越来越凸显。如何提高办公室效率，处理好办公室日常工作，解决好工作中存在的矛盾问题，对促进企业正常运转具有重要的意义。但是由于办公室管理制度相对落后，管理体制不完善，办公室硬件设备不完善等，导致办公室职能无法更好地发挥。基于此进行研究，对解决企业存在的矛盾，保证企业顺利运转，促进企业更好发展，具有重要现实意义。
二、企业办公室管理存在的问题
1.办公室人员专业业务素质有待提高。
办公室人员经常面对日常各种繁杂的工作，涉及到各个部门，不仅涉及到一些基础的日常工作，还会遇到一些不确定的工作，所以需要办公室人员具备专业的业务素质，能够应对各种复杂的问题。但是部分办公室基层人员业务能力有待提高，而且缺乏专业培训，导致很多工作无法高效率的解决。由于办公室工作涉及的范围较广，事务繁杂，导致很多工作人员的工作不按规章制度执行，影响了办公室工作成效，阻碍了工作顺利开展。
2.办公室管理职能发挥不到位。
企业在日常工作中都会遇到各种矛盾、关系的处理，而办公室作为服务机构，需要根据各类关系的特点进行调和，解决各类矛盾，处理各种关系，使之和谐发展。从外部环境来看，办公室工作受到政府政策、上级领导、外部社会关系等方面的影响，所涉及协调外部因素的工作需要经过办公室合理协调解决，可见办公室的工作涉及范围广，涉及的问题也比较复杂。服务、监督职能是办公室管理中重要的两项职能，但是由于陈旧落后的思想观念，导致办公室的服务、监督管理职能无法更好地发挥。
三、企业办公室管理的实践对策
1.管理层要转变意识，重视办公室管理工作。
管理层作为企业的主要领导人，负责管理工作，管理层对办公室工作是否重视，是保证工作顺利开展的前提。首先，需要重视办公室的工作，安排充足的人员，保证工作顺利的完成。其次，办公室工作的日常事宜较多，涵盖范围广，工作繁杂，难免会遇到工作疏忽、出错的地方，如果办公室的领导不能体谅基层员工的辛苦，经常批评员工，会使员工丧失工作的积极性。所以作为办公室领导应该关爱员工，积极地疏导员工不良的情绪，激发员工的主观能动性，使其以更积极的心态投入到工作中。再次，工作能力的提升、思想意识的转变和培训有着密切的关系，作为领导者应该定期组织培训工作，提高员工专业水平，更新员工思想意识，以更好的姿态投入到工作中。
2.提高办公室人员综合素质。
首先，对于办公室工作人员而言，要树立良好的工作态度。办公室作为综合服务部门，主要的任务就是提供服务，不仅提供对领导所需的服务，还要提供对基层员工的服务。在实际工作中，很多办公室员工将自己凌驾于基层员工之上，这样影响了工作的顺利进行。
作为办公室人员应该树立务实的工作态度，提供来自各方的服务，发挥办公室的服务职能，保证单位工作的顺利完成。此外办公室人员所处理的业务涵盖面较广，不仅有单位内的各项业务，还包括单位以外的业务，不仅包含专业内的业务，还包括非专业内的业务，所以要求办公室人员具备信息化管理、公共关系处理、后勤管理、秘书服务、各学科知识掌握等综合能力，以此来更好地解决工作中遇到的问题，保证各项问题的顺利解决。
3.发挥办公室管理职能，保证办公室管理职能落实。
首先，办公室要执行单位的相关政策，了解各个部门的责任和义务，并进行有效的传达。办公室作为协调员，应该从单位的整体利益出发，综合各部门的发展需求，协调各部门之间的利益关系，以此保证工作高效率的完成。尤其在涉及到单位和员工矛盾、领导和员工矛盾、员工和员工矛盾的时候，需要协调各方矛盾，处理好各方关系，保证国家制度、单位政策的落实。其次，办公室还要履行监督职能，对于上级分配的工作，对于领导所提出的重点问题以及难以解决的问题，进行实时追踪，直到解决为止。为了更好地实施监督职能，应该完善监督制度，规范各项工作的办理程序，要求各部门按照工作流程完成任务，保证工作完成的质量和效率。此外，办公室和基层员工的接触较多，对基层员工的问题了解比较详细，所以在重要事物的决策上，办公室人员应该发挥参谋职能，为领导决策提供客观的参考资料。
4.注重运用信息化手段，做好知识管理
当今世界，科技发展日新月异，全球化有过短暂的挫折后，目前势头仍然不可阻挡，企业面临全球化的资源配置和竞争，新技术方兴未艾，人工智能，大数据，远程办公等在企业管理中得到广泛应用，作为企业的后台管理部门，领导的作战参谋，怎样提供及时、全面及准确的信息参考及便捷的指挥通道，考验着办公室的工作。首先，要结合企业管理变革和高质量发展及全球竞争的需要，将各项管理制度，标准化、流程化、信息化，给领导提供作战方舱式的决策环境和体验。其次，要将管理过程沉淀的文档，运用人工智能或大数据技术收集起来，形成知识管理的数据库，为后续工作展开提供决策依据。再次，要有开放的心态，将即时信息软件，办公软件，视频通信，企业的ERP系统，BIM系统等，进行信息系统的整合和贯通，让企业管理过程中形成的成果不再成为一个个信息孤岛，真正成为有效的知识系统。
5.创造舒适的办公环境，提供健全的办公设备。
办公室工作不仅繁杂，而且涉及面广，为了缓解办公带来的不便和压力，应该简化办公程序，创造良好的办公环境。良好的办公环境不仅指工作环境的干净和整洁，还包括各项文件的整理存放有序，杂乱无章的存放文件，不仅不利于查找，还会给工作代来负担和压力。所以办公室工作人员每天应留出时间清扫、整理办公室，使办公室处于整洁、有序的状态。其次，良好的办公设备能够简化工作程序，提高工作效率，所以办公室领导需要更新办公设备，并配备专职人员定期对新设备进行维护，保证办公室设备的正常运行，以此达到提高工作效率的目的。
四、结语
在我们以往的观念中，办公室的工作无非就是一些琐事。但是事实告诉我们这些类似是琐事的工作却能够在关键时刻帮助我们完成很多工作。企业经济体制的改革深化，办公室工作的职能发生了很大的改变。我们要打破原来的观念，用于创新和实践，这既是适应现代发展的需要，也是企业发展的必经之道。
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