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摘要: 档案管理是每一个单位在工作中都不可忽视的重要部分,随着发展规模的扩大,为了进一步提高工作效率,为以后的长久发展奠定基础,档案管理工作也开始了信息化建设的进程。文章简要介绍了档案管理信息化建设的基本内容,以及现阶段档案管理信息化建设工作中存在的问题,并提出了加强档案管理信息化建设的有效措施,以期能够为档案管理工作提供一定的参考依据,使其可以更好地服务于大众。
关键词: 档案管理;信息化建设; 措施
在如今档案管理方式中施行信息化管理已经成为了最佳的方法,而我们要做的就是将现存的建设信息化问题进行有效的解决,以此推动档案管理的长远发展。这可以说是一项较为困难的任务,也可以说是一个挑战,因为如果想要有效的达到这个目标,那么需要的是社会各个人群的共同努力。所以对于此种状况,笔者将会为其提供相应的档案管理措施,为以后信息化建设档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。
一、档案信息化建设的基本内容
档案信息化的内容比较丰富,从广义上讲,档案信息化可以将社会上多个领域的信息进行有效的融合与整理,其中包括经济信息、文化信息以及政治方面的信息等等,将这些信息有效的收集与整理在一起,可以促进信息资源的融合与共享。从狭义上讲,档案信息化指的是档案内部资料的信息化,通过信息化的技术,可以使档案资料更加全面、更加丰富,可以为信息阅览者提供更加真实、可靠的信息资源。档案信息化建设,主要是利用现代化的信息技术,将社会中重要的信息有效的集合在一起,并将相同类型的信息资源归纳到一起,方便相关人员查询与交流。档案信息化建设,可以使档案中的信息更好的与社会中其他信息联系在一起,从而更好的为社会以及大众服务。通过对相关信息的有效结合,可以促进档案建设更加全面的发展,而且可以有效的提高信息的价值,可以为信息的利用提供更大平台。
二、档案信息化建设中的问题分析
(一)缺少对档案信息化建设的重视程度
由于重视才会被采用,因为重视才可以得到发展,对于任何一件事而言,只有被领导人员所重视才能够发挥出更好的效果。然而在进行档案工作信息化建设的过程中,现如今多数的领导没有能够充分的认识到信息化档案管理的技术对于发展具有着的作用,没有对本单位档案管理人员的信息化技术进行培训,因此直接导致多数单位的档案管理工作依然处于在较为落后的状态下,这样也直接阻碍了档案管理工作的全面建设。
(二)数据的异构性
如今几乎所有的单位均应用计算机来开展档案管理工作,此种模式能够有效减少工作人员的工作压力,也可以提升档案信息的真实性,对于永久保存相关信息而言也基本可以实现。然而在利用网络传送档案信息的过程中也会出现问题,导致此种情况出现的主要原因在于计算机网络传送的资料库存在数据异构性,很多资料被传送后会发生数据来源存在差异,或是文件属性不同等问题,此问题出现后会对档案管理人员造成一定困扰,其需要针对数据异构性问题进行处理,从而无法及时有效地开展档案信息管理工作。
三、完善档案信息化建设和档案管理的措施
(一) 树立档案信息化理念,增强档案管理责任感
随着社会的迅速转变以及信息技术的到来,那么各行各业的管理理念自然也要随之而变,尤其是在档案管理信息化建设方面尤为明显,现如今的档案管理都是将其信息化作为核心理念,但是与此同时还要不断的加强工作人员对信息化的认识,因为只有让工作人员真正意识到其意义所在,才能有效的激发出其饱满的工作激情,对于他们的档案管理事业才会更加尽职尽责,从而使其对工作责任感也会得到加强。
(二)加强档案系统数字化建设
在档案信息化工作的开展过程当中,最主要也是最直接的目的就是为了能够更好的共享资源,加强在档案调用过程当中的效率。为了更好的适应信息资源的共享,档案管理工作人员目前最主要的工作就是更好地推动档案系统的数字化建设。在开展数字化建设工作的过程当中,要根据当今时代的具体特征以及相关用户的具体要求来制定相应的工作计划,同时还要加强监督管理工作的开展力度,确保能够做到公开透明,每一个步骤都能够落实得到实处。在档案管理工作中, 存在着一些纸质档案,它们不仅十分珍贵,而且管理起来也存在着很大的难度, 为了更好的开展后续的查阅以及储存的工作,档案管理部门还要尽快的将纸质档案数字信息化的处理。
(三)提高管理人员的综合素质
档案管理信息化建设的顺利开展离不开管理人员的配合,因此,所参与档案管理工作的人员必须具有较高的综合素质。首先,档案管理人员的专业能力必须达到一定的标准,并且需要不断对能力进行提升,掌握最新的档案管理知识,具有清晰的档案信息管理思路,并且能够熟练地运用档案管理信息化建设所需要使用的电子设备;其次,管理人员需要具有较强的创新意识,应能够定期对档案管理工作的情况进行反思与思考,找到其中存在的问题与不足,积极创新管理方法,提升档案信息管理水平;另外,管理人员还应该具有对社会大众的服务意识,保证档案管理工作的服务质量。同时,作为新时代的档案管理工作人员,还应该不断提升自我,逐渐向综合型高素质知识技能人才转变,顺应时代发展,积极参与到档案管理信息化建设中,让档案信息的作用能够得到更有效地发挥。为了建设高素质的档案管理团队,除了需要定期开展讲座、交流会、技能学习课程等活动,对现有管理人员进行能力提升,在人才引进上,也要注重多方面能力的考核,根据档案管理信息化建设的需要,引入优秀的网络信息人才,并发挥人才的带动作用,建立更好的档案管理团队。
(四)实现档案信息共享
档案信息化建设中,信息资源、信息资源的开发利用及共享十分重要。在信息化建设中争取打破技术的局限性,建立统一的信息管理系统,加强网上办公的应用,使信息的生成、归档流程网络化。加强资源共享体系建设,抓住重点难点,制定档案信息共享,从实际需求出发,注重效率,发挥信息资源的优势,积极做好资源共享工作。
(五)完善技术维护体系,推动档案管理
档案管理体系的发展很重要的一个特征就是广泛应用于先进技术。其中有两项:一是有效的利用专业高新技术项目人才,对常规的档案管理体系进行调节、更新和整改,促进档案管理的安全性能;二是切实推进档案管理的可行性战略方案,减少工作漏洞,并且有效地将纸质资源中出现的照片、文字信息利用数字化技术进行电子档案的管理。
结束语
重视档案管理工作,加强档案管理信息化建设,是适应时代发展的必然趋势。在数字时代下,档案管理工作必须及时摒弃旧观念,积极创新工作方法,提升档案管理人员的综合素质,进一步提高档案管理水平,提高档案信息的利用率,最大限度发挥档案信息的价值,为档案管理的良好发展奠定坚实的基础。
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