青州市干部人事档案中心 山东省潍坊市青州市 262500
摘要：从最近几年社会的发展形式来看， 信息化技术处于飞速发展阶段， “互联网 +” 时代已经到来。不同的行业处于这种大环境之下认识到信息技术的重要性，把这项技术广泛的应用到实践中来，档案管理行业也顺应时代发展，加强对信息技术的运用；由此可知在我国目前阶段，档案管理是发展过程中为不可缺少的关键环节；在我国信息化发展过程中，电子政务所占地位越来越重要，为档案管理信息化发展奠定了基础，但是我们也要看到，档案管理信息化建设是一项综合性较强的工作，这个过程是漫长而艰难的，而且需要不断的创新。
关键词：档案管理、信息化、科学发展、路径
一．档案管理信息化重要意义
近年来，随着我国社会的快速发展，信息化建设程度越来越高，档案管理融入信息化也是必然的趋势。首先，对于档案管理而言，其不同于一般的资料，在信息化发展下，纸质原件档案也是必不可少的，比如说土地证原件、财务凭证原件等。虽然信息化档案管理不需要原件，也可以进行查阅、浏览等，但还是不能够替代原件的重要性，因此两者同要重要；其次，在进行信息化查询时，查阅的速度也会更快，更加准确，不仅仅可以节约大量的时间，同时也会提高相关人员的工作效率；最后，其可以方便快捷的查询到相应的档案资料，例如有的人想查询多年前的设计图纸，可以在档案管理软件上进行搜索，浏览到相关内容，有相应权限的领导可以看到相应的财务、人事等等方面的档案内容等。根据以上分析，信息化就是希望越来越多的人可以快速、有效的利用档案，让档案的存在发挥其应有的最大化价值。
二、档案管理信息化中存在的问题
1.缺少档案信息化所需的硬件。由于企业大多注重经济效益和社会效益，而对档案数字化往往重视不够，投入不足，一些档案信息化所需的设施设备不能及时购置或更新，导致档案信息化管理必要硬件设备缺失，影响档案信息化的开展。
2.缺少必要的档案信息资源共享平台。企业开展档案数字化目的就是实现利用网络化和资源共享。由于缺少必要的信息技术平台，导致一些可以公开的档案信息不能及时公开发布，导致员工必需的档案信息资源不能快速便捷地被利用。
3.缺少档案数字化必要的标准。规范档案数字化一般是通过计算机扫描等信息技术来实现的，因国家档案部门尚未出台企业档案数字化专门的标准规范，因此只能参加国家有关机关档案著录标准要求来做，通过扫描技术、网络技术等去实现将传统的纸质档案及照片、底片等特殊载体档案转化成为数字档案信息进行储存，建立档案全文数据库和多媒体数据库。
4.档案管理制度不完善。在企业发展过程中，相关档案管理制度仍存在一些问题。一方面，档案管理工作缺乏科学规范的制度支撑，管理形式单一化趋势明显，也没有实现档案管理工作专业化和知识化，管理流程不明确，对企业各项经济活动记录也不清晰，难以为企业各项规章制度的制度提供参考；另一方面，由于互联网具有开放性和共享性的特点，保障档案信息的安全性成为当前企业思考的主要问题。
三．推进档案信息化管理的策略分析
1.建立完善的档案管理制度体系
制度体系的建立与完善能够为工作的开展提供有力支撑，在提升整体管理工作水平方面起到了重要作用。要根据当前档案管理工作的实际情况建立完善的法律法规，利用规章制度去约束档案管理行为，实现这项工作的规范化和制度化开展，有利于促进这项工作的创新发展。单位需要加强对这项工作的重视，将提高档案管理工作水平纳入到整体发展规划中，要根据档案管理工作的特点对制度内容进行完善，同时也要对单位内部控制体系进行深化改革，让工作开展期间有所依据。同时，也需要建立电子档案管理体系，便于档案资料的应用和管理，将档案资料的综合效益体现出来。
2.改进管理方法，创新服务体系
信息化时代的档案管理方法应该更趋向于自动化、智能化、现代化，档案管理人员要紧跟时代发展潮流，提升自身文化水平，转变管理思想，在继承传统档案管理模式优点的基础上，研究新形式的档案管理模式，利用先进技术，转变方式方法，高效完成档案管理工作。其次，要充分利用档案数据，创新服务机制，提高服务标准，改变服务方式，全方位完善服务体系，在保证重要信息安全的前提下扩大档案的公开性，及时更新档案信息，拓展服务途径，使利用者能更方便、快捷、安全地利用档案资源，获得更多有用的信息，从而提高档案信息服务效率。
3.强化档案信息化管理手段
不管企业处于哪一阶段，档案管理工作运用哪种模式，“收得齐、管得好、用得活”一直以来都是对企业档案管理工作进行衡量的基本标准。企业档案管理工作本身具有较强的复杂性，在档案工作的鉴定、收集、保管、整理、利用、检索、统计、编研各个业务环节均存在各种各样的问题，同时每一环关系十分紧密，相互影响。要想更好地掌控整个业务流程，促进档案管理工作效率提升，必须要运用档案信息系统展开计算机辅助管理。档案管理部门在开发档案资源的时候，应加大档案数据库建设力度，不断丰富档案资源，促进档案馆原始信息转换为数字化的进程加快，确保可传输数字信息的数量，使企业运用管理需求得到满足，确保企业其他内部管理工作有据可循。同时，文档管理系统还可以向文件生成领域拓展，确保在编写文件材料的时候在系统平台上规范形成，以使文件归档的质量、格式规范和完整性得到保证。除此之外，还应在文档管理信息化系统中接入企业其他业务中设计的信息化系统，以确保电子信息和文件顺利归档。
4.完善档案信息化软件系统
企业应根据档案信息化建设的需要，及时配置必要的档案信息化管理软件特别是文档一体化软件系统。随着计算机普及和信息技术应用，企业要提高工作效能，就应积极借助办公自动化或档案系统或OA与档案系统相结合等不同的方式来实现“文档一体化”管理，从而保证档案信息收集完整、系统、准确，从而大大提升了文书工作和档案管理的效率。
5.抓好硬件夯基础
根据实际情况和工作需要，合理科学地规划和实施档案管理的硬件建设，投入专项资金配备数字化、信息化档案管理设备。如配备专门的计算机、电视机、打印机、扫描仪、数码照相机、录像机、光盘刻录机、DVD播放机等，配备符合档案防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等标准化库房；另外，为了促进档案管理的数字化、信息化、网络化建设，还应加强档案管理的信息系统建设，如档案管理软件、智能分类系统、网络管理系统、信息安全系统等建设，满足档案管理的收集、鉴定、分类、存放、检索、利用等功能。
6.努力提高档案工作人员业务素质
要加大对企业档案人员档案信息化业务的教育培训力度，普及档案信息化知识。要积极开展对档案业务人员与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代信息技术知识培训，培养和造就既懂信息技术，又熟悉档案业务的复合型人才，为企业档案信息化管理提供人才保障，促进企业档案信息化建设健康快速发展。
结语：
综上所述，档案信息化管理是大势所趋，是能够提升档案管理质量的重要手段。与此同时，档案信息化管理也是一项系统化的工程，作为档案管理人员，应该清醒地认识到当前档案信息化管理中存在的主要问题，并结合当前科学技术手段找出解决问题的方法，才能使档案管理工作更加规范化，提高档案管理的工作效率。
参考文献
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