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如何提升企业档案质量管理水平

发表时间：2021/5/21 来源：《基层建设》2021年第2期作者：高春辉

[导读] 摘要：近年来，我国经济水平在不断的提升，因此就带动了我国的事业单位以及各个企业的发展。

        汤旺县就业服务中心黑龙江伊春 153037
        摘要：近年来，我国经济水平在不断的提升，因此就带动了我国的事业单位以及各个企业的发展。在发展过程中，企业内部的各项管理模式也在进行完善，对于财务管理方面也有了更高的要求。对于企事业单位的整个财务系统而言，档案管理部分是其中的一项重要内容，同时也是工作中的一项重点环节。该项工作的开展状况以及质量会对财务方面的其他工作造成影响。因此，本文对财务档案管理的相关内涵进行了初步分析，从而也进一步的探究了财务档案管理中所面临的主要问题，寻求了相应的完善对策。
        关键词：企业档案；质量管理；高效管理
        一、财务档案管理的相关内涵分析
        财务档案管理的主要工作就是对各种财务档案进行管理控制，而财务档案就主要指的经济市场中的一些企业或者国家的机关部门，事业单位等部门在日常运行过程中所产生的关于财务部分的一些凭证或者报表等等专业资料。而财务档案就能够充分的展现相关的单位，在经济业务以及财政状况方面的一些客观数据。在整个相关单位发展过程中，是起着极其重要的作用的，同时也是相关单位在进行发展的过程之中，做出相关决策的一种重要依据。财务档案管理这项工作是需要具有一定专业性的，能够保障工作开展的准确性等等。也正是由于财务档案对于相关单位而言是非常重要的，因此就越发彰显出财务档案管理的重要性。相关的工作人员需要高质量的开展财务档案管理工作，才能够进一步推动相关单位的发展进步。
        二、企业档案管理中存在的主要问题分析
        1.信息化技术在财务档案管理中占比不高
        提升信息化技术在财务档案管理中的比例是社会经济发展的必然趋势。在现代化信息技术飞速发展的今天，其手段在国民经济各领域广泛应用，目前许多事业单位不论是在档案管理的设施建设，或是财务档案管理的工具手段，都还处在一个相对落后的状态，很多事业单位的金融档案管理，仍然处在相当传统的档案管理的模式中。由于计算机技术在金融财务方面得以广泛使用，如会计电算化下形成的电子化数据资料，对网络安全防范措施要求较高，电算化会计运用在财务档案中有着快捷、方便、直观、存储量大等优势。但是，由于管理部门的网络安全意识不强、防卫措施不当，使得以计算机技术手段为主的违法犯罪行为，具有更强的隐蔽性和更大的破坏性。
        2.档案管理人员执行力欠缺
        在开展财务档案管理工作的过程之中，不仅仅是需要制定出相关的档案管理制度，更为重要的是，要要将各项制度落实到具体的工作之中。因为只有将其融入到工作开展中的各个环节，才能够充分的发挥出财务档案管理的作用与价值。但是目前我国大部分的单位在发展过程之中，对于档案管理制度方面在逐步的引起重视，将相关的制度进行完善。但是在具体的工作之中，管理层需要处理的事情变得非常的多，并且繁杂，所以在面临财务档案管理工作部分就存在着形式主义的现象。仅仅只是开展了该项工作，但却没有将其落到实处，在表面上进行相关工作内容的应付。面对这样的状况，单位内部的财务档案管理相关的归档以及资料收集等工作的质量就不能够进行保障，从而使得管理工作开展的效率下降。
        3.社会中各个基层意识浅薄
        3.1单位不注重员工人事档案管理在单位的日常工作中，更加注重的是经济发展、人才调用等具有收益化的工作。很多单位往往重视人才的能力水平，但常常忽视了对人才本身的档案信息管理。据相关调查研究表明，大多数单位对员工的生产生活条件能够给予足够重视，但却对员工的人事档案管理却漠不关心。目前，忽视人事档案管理特别是忽视退休人员的档案管理，已经是现在很多单位的“通病”，各个单位在人才方面的档案管理工作都存在类似问题，这一问题已经成为各单位在录用优秀的人才中的“绊脚石”。

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        3.2退休人员自身意识浅显退休人员在此方面意识不强，对自身权益问题并没有做过系统的了解，对于国家出台的相关法律规定漠不关心，法律保护意识淡薄，在自身利益遭受侵犯时并不懂得用法律武器保护自己。甚至有很多人觉得自己退休之后，人事档案也就失去了意义，并没有了解其内在价值，更没有把自身利益与档案信息紧紧联系在一起，这就导致退休人员档案管理得不到其个人本身的重视监督，致使档案管理问题频发，很多问题也就由此产生。
        三、企业档案管理的有效完善对策探究
        1.明确退休人员档案的管理体系
        退休人员在退休之后档案，是在原有单位保存还是转入社保等组织的档案中，存在着不明确性，整个管理过程中牵扯大量的社会管理部门，存在普遍混乱的情况，最后可能会导致档案无人过问、无人整理的现象发生。要想改变现状首先应该明确退休人员的档案管理事宜究竟应该归属那个部门管理，明确人员的岗位职责，建立完善高效的档案信息管理体系。与此同时，单位也应加大资金投入，成立专门管理退休人员档案的机构，聘请档案管理方面的专业人才，对退休人员的档案信息进行合理、专业、准确、有效的整理，为退休人员的退休生活提供保障。
        2.加强档案管理制度的落实
        为了充分的发挥出财务档案管理工作的价值，需要将相关的各项制度进行落实。首先可以对工作开展的状况，以及相关的制度落实状况进行监督，在单位内部制定出明确的奖惩制度。将财务档案管理工作开展中的各项责任落实到每一个工作人员，并且定期对工作进行调查，就能够有效的督促管理人员遵守相关的规章制度，将管理制度进行落实。然后是管理人员在进行实际的工作之中，需要坚持以身作则的原则，将财务档案管理制度进行落实，进一步促进工作质量的提升。相关的工作人员在具体的开展工作的过程之中，还需要将工作的流程进行整理与规范，严格的按照相关的制度开展工作，保障工作的安全性以及规范性。通过这样的方式，才能够对单位内部的财务信息的完整性以及安全性进行保障，从而促进单位的发展与进步。
        3.社会上各个方面提高重视程度
        3.1提高退休人员自身的重视情况退休人员应提高自身责任意识，关心个人人事档案。无论你是在职还是准备离退休，档案都应该是你最为关心的事情。可以利用网络进行相关规定的查询，落实档案信息的具体位置，保护自己的档案信息完整，使自己不至于因为档案管理信息缺失，影响到今后的生产生活。与此同时，自己也应该对单位档案管理进行一定的监督。
        3.2提高单位的重视情况作为员工的“第二个家”，单位也应该尽到应尽的责任和义务。首先，单位应该有一定的责任感，率先把退休人员的档案管理问题重视起来。在现阶段，各单位应加大经费的投入，建立专门的人事档案管理库房，逐步完善档案管理的信息技术及手段，建立具体的人事档案管理体系，招收专业高素质的档案管理人员，对人事档案进行整理收录。特别是要发挥现代化信息技术在医院档案管理中的积极作用，用专业技能对退休人员的档案进行合理化的整理、录入，做好各个方面的硬性保障等。
        结束语
        在社会主义市场经济飞速发展的当下，企业面临着巨大的竞争压力和生存压力，如何探索出一条全新的适用于企业自身发展的高效管理模式成为现阶段企业共同关注的焦点。档案管理作为企业各项管理工作的核心内容，自然是事业单位管理工作改革的重头戏。单位领导层要主动树立质量管理理念，并且带动企业内部全员参与，共拓档案质量管理新格局。
        参考文献
        [1]顾芸.试析规范财务档案管理提高财务管理水平[J].海峡科技与产业,2020(08):46-47.
        [2]韦华方.新形势下事业单位财务档案管理策略[J].才智,2020(22):252