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新时期重点工程建设项目档案管理对策探究

发表时间：2021/5/21 来源：《基层建设》2021年第2期作者：刘蕾

[导读] 摘要：在实际的工作中，由于部分单位，在档案管理方面比较落后，所以很难更好地体现整个项目工程的特点和效益。

        山东电力工程咨询院有限公司山东省济南市 250013
        摘要：在实际的工作中，由于部分单位，在档案管理方面比较落后，所以很难更好地体现整个项目工程的特点和效益。在我国当前的建设发展中，每年都有一定数量的国家重点工程，如何更好地保证档案的完整性，从而更好的解决相关的问题，是目前比较关注的问题。
        关键词：新时期；重点工程；建设项目；档案管理；对策
        引言
        当前我国重点工程项目逐渐增多，这些重点工程项目，对国计民生具有重要的影响，对我国城市化建设和社会的发展具有重要的作用。目前随着我国经济的不断发展，我国重点工程项目档案管理已有一定的成效。所以档案管理工作人员应当不断努力学习相关知识，从而更好的开展重点工程档案管理工作。由于重点工程项目具有一定的特点，在建设时间方面，是相对较长的，对于质量要求也相对较高，所以一般的重点工程是比较大型的，所涉及的人员比较多，同时，相关的材料和因素涉及的也比较多，因此应当加强档案管理工作，这样才能在一定程度上保证重点工程项目顺利竣工。
        一、重大建设项目档案管理概述
        就重大建设项目档案管理而言，采用的管理模式是非常新颖的。这一模式的核心在于项目法人主体，管理的基础是以合同为准，最重要的管理措施是监督管理控制。在特定档案管理任务的制定和实施过程中，档案管理相关行政部门、主管部门、项目建设、设计、监督等许多部门采取一种全面的、多角度的方式，并整体、全程参与其中。除了项目实施之前的现有干预措施外，还控制项目实施过程中事件的发生。最重要的是，这些部门在项目的最后阶段进行检查及验收维护等相关工作。这种新的实时监视和完全控制模式使主要建设项目的档案管理更加全面和具体。在这种全新模式下，项目建设的所有阶段、所有过程和所有步骤都集成到档案管理工作中，由此来确保建设项目档案的完整性和准确性。
        二、重大建设项目档案管理现状
        1.对于档案管理工作重视程度不够
        当前我国的重点工程项目，一般时间比较长，所以在正常情况下，重点工程项目都会分成多个标段。在实际的工中，对于每个标段，可能会出现分包的情形，这会导致参与工程项目建设的队伍比较多，情况比较复杂，在施工人员方面，素质上也有一定的差别。在进行重点工程项目时，一般不是固定的一个单位负责，在编制上也会有一定的差别。如果负责重点工程项目的经理人没有从思想和观念上，认识到档案管理工作的重要性，认为只要搞好项目工程即可，这样就存在责任不清，以及档案管理不够到位的情况。
        2.没有健全相关的档案管理制度
        在实际的档案管理过程中，尤其是重点工程的档案管理，虽然建设单位投入了较多，同时做了许多工作，但是对于建设工程企业，最主要的工作内容，还是围绕着整个项目工程进行的。所以很少重视管理建设单位的档案资料，所以在资料管理和整编上，还缺少一定的重视。在重点建设工程中，工程项目资料在规范性上有一定的欠缺，管理不够完善。由于在档案管理过程中，缺少必备的资料移交程序和相关的管理制度，所以重点工程在建设项目上，进行相关档案交接时，经常出现手续不到位的情况，造成部分重要的档案丢失。
        3.档案工作质量不符合重大建设项目档案管理要求
        多数单位建设项目档案工作难以达到相应的标准要求，从实际归档的情况可发现建设项目档案管理的质量存在一系列问题，具体表现为以下几个方面：1.综合类建设项目档案文件材料在分类上不够科学，其中组卷管理存在一定的不合理情况。2.建设项目的基建部分材料归档整理随意，像一些经过变更调整的工程图纸缺少更改后的提示标志或者相应的修改说明，甚至一些更改篇幅超出三分之一的依然处于使用状态。也有的采用施工图替代竣工图，且并未盖上竣工图印章。

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3.相关设备材料整理不规范，一些纸质、照片、合格证书等。还有一些贵重设备的招投标文件整理不规范，相应的装卸、安装、调试照片记录不完整。
        三、做好重大建设项目档案管理工作的对策分析
        1.项目相关领导，要严把责任关
        首先，应当明确项目领导相关责任。对于重点工程进行档案管理，应当运用各种措施和办法，将相关档案管理工作进行落实，同时将相关的责任，纳入领导责任制度中，在档案管理过程中，应当通过有效途径，对项目的责任人和分管领导进行一定的培训，从而在思想和意识上，不断增强档案管理意识。其次，将档案管理工作与工程建设同步。在重点工程建设过程中，应当将档案管理工作，纳入责任制度和岗位考核中。同时，将经济责任制度考核和岗位责任制度建设以及工程建设档案管理与规划设计和工程施工以及竣工同步。此外，应当将工程档案管理变成事前监督，这样可以更好地进行全过程的监督管理和控制。最后，应当落实责任制度。在档案管理过程中，应当更好地落实法人责任制度，这是有效确保重点工程档案管理工作的方法之一。
        2.做好重点项目资料归集，提升档案全面性
        做好重点项目档案管理工作的前提，是做好各种资料归集。作为重点项目管理的重点，在档案管理中要做好资料归集工作，具体而言，可以分为三步进行：一是在项目建设立项之初，档案管理工作即可以提前介入，进而让档案管理覆盖项目建设的每个环节。二是在建设过程中要严格按照工程技术标准等对项目资料进行收集，让档案资料能够真实反映施工、竣工的全过程。三是档案管理要贯穿整个项目过程，真正做到布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进展与竣工文件形成积累、工程验收与竣工文件验收同步进行，提升档案的全面性。在重点项目资料归集中要加强与项目施工企业的联系，确保档案资料的完整。例如许多重点项目从立项到建设周期很长，几乎都是跨年施工，如果资料整理与施工进度不一致就会严重影响到档案管理。因此在实际管理中，需要提前与建设部门进行联系，由建设部门及时提供项目审批清单，确保档案管理与工程建设处于同一进度，保障资料完整。
        3.推进重点项目档案信息化，提升利用效率
        第一，在建设项目立项后与各参建单位签订合同、协议时，要把“纸质与电子档案必须同时移交”写入协议之中，为加快档案信息化建设打下基础，同时能极大减少档案资料整理的工作强度。重点建设项目档案内容多、来源广、数量大、存量大、利用频繁，加快数字信息化建设，可以提高工作效率，提升服务质量，提高档案利用率，并能有效保护档案原件，延长其使用寿命与利用价值。第二，积极探索重点工程建设项目档案的信息化管理模式，明确规定所有的档案资料要制作成与纸质文件相同的电子版档案文件，同时其他档案资料也要进行数字化扫描，在计算机中进行电子化管理，或者以光盘的形式进行储存，为档案信息化建设奠定基础。第三，配备数字化管理设备，应用先进的档案管理软件，对重点工程建设项目档案进行信息化管理，维护档案信息的有效性和实时性。
        结束语
        重点项目档案管理不仅仅是项目施工质量与未来使用的重要保障，也是城市经济发展的重要依据。面对重点项目管理中的不足与问题，必须进一步优化重点项目档案管理制度；提升档案管理的信息化建设步伐；采用提前介入、全程监控等具体措施对重点项目档案进行重点管理；强化重点项目档案应用，彻底改变传统档案管理中“重项目管理，轻档案管理”的工作模式，提升档案管理工作质量与成效。
        参考文献
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        [3]田煜.地方重大通信建设项目档案管理倒逼机制构建[J].档案管理，2018(01):50-51.