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信息时代背景下城建档案管理创新研究

发表时间：2021/5/21 来源：《基层建设》2021年第2期作者：朱光

[导读] 摘要：信息时代背景下，信息技术逐漸在各个行业和领域获得了广泛应用，城建档案管理领域也不例外。

        湖北省宜昌市夷陵区城建档案馆湖北省宜昌市 443100
        摘要：信息时代背景下，信息技术逐漸在各个行业和领域获得了广泛应用，城建档案管理领域也不例外。得益于先进信息技术的支持，城建档案管理逐漸向着现代化、数字化以及智能化的方向发展，有效提高了城建档案管理效率。本文以城建档案管理为研究对象，就信息时代背景下城建档案管理如何进行创新展开研究，并提出具体对策，以供参考。
        关键词：信息时代、城建档案、管理创新
        一.信息时代背景下城建档案管理创新的重要性
        1.符合信息时代的发展需求。信息时代背景下进行城建档案管理创新符合信息时代的发展需求。一座城市历经多年的规划、建设、管理等活动，势必会留下类型繁多、数量庞大的城建档案，倘若一直依靠传统的人工管理方式，势必会对城建档案管理工作效率产生极大的影响，而且对于纸质档案资料而言也不利于进行长期保存，在查询利用时也不是很方便。但如果能够将先进信息技术应用到城建档案管理中来，创新城建档案管理方法，将纸质档案转化为数字档案，相信必定可以大大提升城建档案管理工作效率和质量，使城建档案管理工作能够跟得上时代的发展需求。
        2.促进城建档案管理规范化。信息时代背景下进行城建档案管理创新是促进城建档案管理工作向着规范化方向发展的重要途径。比如在城建档案管理工作中可利用信息化管理模式，从报建到验收使城市建设项目的整个流程实现可视化、动态化管理，确保城建档案管理中所涉及到的所有环节都可以做到准确规范。还可以构建城建档案信息数据库来统一管理所有城建档案数据信息，如果结合城市空间管理系统，还能够使城建档案实现可视化、集成化管理。还可以打造城建档案数字服务基站，对接城建档案信息服务平台，方便相关人员对需要的城建档案资料进行查询和调取。
        二.信息时代档案管理工作面临的问题
        1.事业单位的管理层对档案管理工作相关制度不够。在事业单位工作工作的管理层，越来越不重视档案管理，导致工作人员对晋升产生不同程度的误解。不够重视档案管理就会影响整个事业单位的管理工作，从而导致普通的工作人员认为只要掌握丰富的学识和学历就可以晋升管理层，所以事业单位的考核就会偏重于学历的考取和基础知识的学习，而忽视档案管理工作的重要性，从而将其交给其他工作人员，久而久之，事业单位的档案管理就会变得越来越得不到重视，影响整个单位的工作状态的同时还会直接影响单位工作人员的调动。
        2.相关工作人员的素质有待提高。目前，我们已经进入到信息时代，信息技术的应用范围越来越广泛。其在档案管理工作中的有效应用，突破了以往档案管理的方式与方法，同时也对档案管理工作人员提出了更高的要求，仅仅掌握相关档案管理方面的专业知识，已经无法满足信息时代的档案管理工作要求，然而，从现阶段档案管理工作的实际情况来看，部分档案管理工作人员并不具备一定的计算机操作技能，并且自我提高和自我学习意识较为淡薄，其专业素质有待提高。
        3.档案信息的安全性较低。随着互联网技术的全面普及，其不仅给档案管理工作带来了新的发展机遇和便利，同时也对档案信息的安全性造成了极大的威胁。这是因为随着互联网技术不断进步，黑客和病毒也随之产生和不断扩大，档案信息很容易遭到黑客和病毒的入侵，从而造成档案信息泄露或者丢失的问题。由此可见，信息时代档案管理工作面临着档案信息安全性较低的问题。

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        三.信息时代背景下城建档案管理创新对策
        1.健全完善城建档案管理制度
        健全完善城建档案管理制度能够为城建档案管理创新工作的开展提供可靠的制度保障，切实保障城建档案管理创新工作成果需要注意的是，城建档案管理制度的健全完善是一个持续的、长期的过程，需要在实践中不断进行实践和考证，针对实践过程中出现的问题和不足及时加以完善，使城建档案管理制度得以始终处于一个动态的健全完善过程中，始终可以契合城建档案管理的创新发展需要。在原本的制度基础上，完善后的城建档案管理制度还应包含数字城建档案在收集、归档、保管、查阅、利用等方面的相关制度，规范数字城建档案管理工作的开展。
        2.树立先进城建档案管理理念
        在整个城市建设管理系统中，城建档案管理工作占据着极其重要的地位，但由于理念缺乏创新，从而使得许多城建档案管理工作者片面地认为城建档案管理工作就是一项常规性工作，缺乏工作的改进与创新空间。如此，在这样的错误理念影响下，使得城建档案管理工作人员在开展实践工作的过程中因循守旧、固步自封，不利于城建档案管理工作水平与质量的提升。所以，在信息时代背景下城建档案管理要进行创新，如果管理理念上未能得到转变，那么进行管理创新就是一件几乎不可能完成的任务。所以，在城建档案管理工作的开展过程中，务必要树立先进的城建档案管理理念，一切工作都应围绕城市建设发展来开展，以为城市建设发展做好服务工作为最高目标，切实推动城建档案管理工作的创新
        3.提高档案管理信息化水平
        不管企业处于哪一阶段，档案管理工作运用哪种模式，“收得齐、管得好、用得活”一直以来都是对企业档案管理工作进行衡量的基本标准。由于城建档案类型繁多、数量庞大，从而使得城建档案管理人员往往面临着高强度的工作压力，为了提高城建档案管理工作的效率，就有必要将城建档案管理工作与信息技术进行有效结合，推进城建档案管理的信息化建设进程，实现城建档案信息资源的共享。要想更好地掌控整个业务流程，促进档案管理工作效率提升，必须要运用档案信息系统展开计算机辅助管理。档案管理部门在开发档案资源的时候，应加大档案数据库建设力度，不断丰富档案资源，促进档案馆原始信息转换为数字化的进程加快，确保可传输数字信息的数量，使企业运用管理需求得到满足，确保企业其他内部管理工作有据可循。同时，文档管理系统还可以向文件生成领域拓展，确保在编写文件材料的时候在系统平台上规范形成，以使文件归档的质量、格式规范和完整性得到保证。除此之外，还应在文档管理信息化系统中接入企业其他业务中设计的信息化系统，以确保电子信息和文件顺利归档。
        4.提高档案管理人员专业素养
        档案管理人员是整个管理体系的核心人物，其综合素质和专业素质直接关系到项目档案管理的工作质量。要通过以下两个方面来提升档案管理人员的专业技术能力：一是城建企业方面要以定期培训的方式提高档案管理人员的业务能力，重点加强学习城建项目档案管理的内容、方法、体系建设等知识，必要的时候还要进行业务能力的定期考察，促使档案管理人员主动的、自觉的学习专业知识，提高自身专业素养；二是要加强城建单位资料员的业务指导，将档案管理要求传达给他们，提高他们应对项目建设文件编制的能力，熟悉各项业务。
        结语
        综上所述，档案管理工作不仅仅与档案管理人员相关，而开发和利用城建单位的档案资源，对于城建工作的决策制定、人才培养等方面都有着重大的意义，如果想要真正落实改革创新工作，不仅要在制度层面进一步予以优化与落实，还必须切实推进档案管理的信息化进程，只有这样才能促进单位不断完善。
        参考文献
        [1]邢海浪.新时期如何创新城建档案管理工作[J].城市建设理论研究,2019(14):202.
        [2]张慧慈.信息时代办公室档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务, 2019(04):98+103.
        [3]宮寒秋.浅谈新时期怎样创新城建档案管理工作[J].兰台内外,2020 (2):18-19.