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浅谈在企业档案管理实践中如何实施改革创新黄艳

发表时间：2021/5/21 来源：《基层建设》2021年第2期作者：黄艳邢学豹罗雯

[导读] 摘要：企业档案记录了企业在发展历程中的所有资料，对于企业的发展做着翔实的记录，对企业未来发展有着极为重要的参考价值。

        西北工业集团有限公司陕西西安 710043
        摘要：企业档案记录了企业在发展历程中的所有资料，对于企业的发展做着翔实的记录，对企业未来发展有着极为重要的参考价值。目前，企业档案管理工作仍旧存在着许多问题，需要进一步规范化档案管理流程，以确保企业未来稳态发展。
        关键词：企业档案管理；改革创新；实施策略
        引言
        企业开展档案管理工作必须从企业长远发展角度出发，综合企业发展需求、管理需求、使用需求，优化档案管理工作。企业在开展档案管理时，要正视我国企业在开展档案管理时存在的问题，并提出具体创新实践管理举措，从制度、人员、平台、服务等多个角度着手，构建现代化档案管理体系，并借助信息技术提升企业档案管理效果。
        1企业档案管理的重要性
        1.1提供数据依据
        企业决策需要多项数据作为依据，不仅要掌握会计工作报表，市场调查信息等内容，还要关注企业内部人事安排、历史决策、生产信息、技术水平等多项内容。企业档案能够为企业内部决策提供必要的依据，让企业掌握生产、管理、技术、人事等各项信息，在此基础上作出科学决策。企业在决策时掌握的信息越多、越准确，制定的决策愈加理性，让企业在激烈的市场竞争中避免出现较大的决策失误，降低企业运行风险，帮助企业获得更大的经济优势，促进企业长远发展。
        1.2优化资源配置
        企业档案管理工作主要是整理企业成立后所产生的各项文件信息，不仅包括人事档案、生产资料等，一切企业在运行过程中所产生的资料均可以被纳入档案管理之中，全面反映企业内部资源使用情况，也是评估企业发展情况、管理水平的重要依据。企业加强档案管理工作，可以详细了解企业各项生产、管理、人事资料配置情况，并以此为基础进行专项管理，合理配置各项资源。企业在进行资金分配时，也可以根据企业资金、成本档案管理情况作出科学的决策。
        1.3稳定企业发展
        在传统企业管理认知中，将档案管理工作视为企业发展历史资料记载工作，档案管理也是属于企业管理边缘部门，企业在发展过程中也甚少考虑档案管理对于企业发展的作用。其实不然，加强档案管理需要企业各部门配合工作开展，可以整合企业内部管理资源，整体提升企业管理水平，促进企业稳定发展。在外部风险因素加大、国际市场经济形势尚不明朗的情况下，加强企业内部档案管理工作，可以让企业管理水平稳中求进，降低企业运行风险，帮助企业度过困难时期，保障企业的经济效益。
        1.4提升服务效果
        传统档案管理工作信息化程度低，档案利用者在查阅档案时受到时间、空间限制，查阅档案时十分不便。企业领导人员在下班后紧急调阅相关档案资料十分困难，甚至贻误商机。档案管理工作不仅是一项档案整理工作，还要为各个部门提供档案管理服务，企业加强档案管理工作，改变传统档案管理工作方式，让其他部门获取查阅权限后可以随时查看档案内容，满足企业档案信息获取需求。企业领导人员也可以根据企业管理需求，能够随时调阅相关档案，突破档案管理时空限制，提升档案管理服务质量。
        2企业档案管理改革创新的实施策略
        2.1加大档案设施建设
        对纸质档案进行，改善档案保管条件，结合实际情况进一步做到档案保管室与办公、阅览有效分开。

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按照档案保管“八防”要求，完善设施设备，具体内容有对档案室加装防盗措施，如安装防盗门窗；为档案室的通风口、窗户加装窗帘、门帘，防止阳光直射到档案室内；在湿度较大的天气里、房间里配备除湿机或者使用吸潮剂；健全档案室的防火制度并且配备相关防火器材，如灭火器等，同时严禁库内吸烟，杜绝火灾的发生；设置灭鼠笼、投放灭鼠药，防止老鼠啃食档案；有条件的组织可以安装空调设备，保持库房适宜的温度，条件稍差的可以通过通风、洒水、等方式方法缓解档案室内高温的情况；加装双层窗来防止灰尘的进入，同时要使用吸尘器对档案架上的灰尘做到定期清扫；在档案室、档案局上放置防虫药品，通过以上措施来做到防虫、防尘、防光、防霉菌、防火、防盗、防潮湿、防高温。同时充实档案装具，对档案安全管理形成有效地保障。而且，从档案管理工作的发展进步来看，有必要在原有的纸质档案管理基础上引入电子、信息技术，从而让档案运用能够对企业发展产生更好的效果。这就导致档案设施的建设显得极为重要，以高效、先进、信息化的档案设施，能够支持电子信息化档案管理工作的开展，有助于提升电子档案管理的效益和质量。
        2.2加强档案信息化建设
        当下企业档案信息化建设，是满足信息时代的发展，也是新时代档案管理的大方向，对挖掘档案资源的作用有着十分重要的意义。档案的信息化建设，就是利用现在快速发展的信息技术和互联网通信技术等，来对原有的档案管理方式实现优化，例如原来若档案入库，一般采用手工登记和记载分类存储位置的方法，在有档案调度或调出使用时，需要管理员在登记记录本上仔细查阅记录，并从存储库中翻取，往往会花费大量的时间和精力才能够找到；而信息化建设的引入，让档案登记、档案调度和调出使用等工作都转移到了电脑和互联网上，能够实现点击、搜集式的一键找寻，大大提高了档案利用的便利性、便捷性。所以，要顺应新时代发展需要，现代企业要对传统档案管理信息编变革，使用信息化管理手段，构建档案管理信息化平台，设立电子档案信息库，增强信息交互性，提高档案利用率和效用，有助于企业健康可持续的发展。
        2.3建立完善的档案管理制度
        建立一个完善的档案管理制度，统一档案管理标准，将管理的职责落实到个人，是档案管理工作有条不紊地进行。完善规章制度，对整个管理流程进行合理地设置，详细地对现有的档案管理制度进行补足，对档案的管理流程明确作出规定，立足于信息时代，提升档案的管理水平，建立一个科学、有效的企业档案管理制度，强化制度的力量，落实责任制度。完善化的档案管理制度通过制度化的标准、精细规定，能够有效地减少档案管理中各个环节可能发生的失误，依靠制度来对人进行约束，将档案丢失、破损等问题出现几率降到最低。例如在笔者工作的档案馆，对档案馆有每日早中晚的三检查，就是由管理人员巡视档案馆有无异常、有无问题发生、摆放是否整齐易寻找等，及时解决问题、打扫卫生。还兼有每周一大检查和卫生防护，对档案馆卫生、档案摆放、馆内条件等做好检查，保障档案的档案存储安全性和规范性。这样严格化档案管理制度，防范了档案室的可能风险问题，加强了档案管理的安全性、准确性和规范性。通过对本企业档案管理工作的特点进行分析，采用有针对性地高效管理制度构建，从而避免档案信息的遗失和档案资料的谬误问题。若档案管理工作要进行信息化改革，应当以完善的档案管理制度来规范各工作人员的权限，保障档案信息和资料的安全性。
        结束语
        综上所述，随着国家经济建设的不断发展，不少的企业在时代的浪潮当中也获得了广阔前景和发展机会，而在企业不断发展壮大的同时，对于企业档案管理工作的要求随之越来越高。好的档案管理对于企业来说，不但记录这企业的产品、生产、经营等行为，还为企业未来的发展打下的夯实的基础，创造出优渥的条件。规范企业档案管理，在当下市场经济大环境下，对于企业来说十分重要。
        参考文献
        [1]戚军强.企业档案管理存在的问题及其改善策略[J].环球市场，2019
        [2]田晓苇.企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路[J].卷宗，2019
        [3]王淼.国有企业体制改革中档案管理中心构建地探讨[J].大科技，2020
        [4]屈荣.关于企业档案管理体制改革的探讨[J].传媒论坛，2019
        [5]成立.浅析当今企业档案管理的改革创新[J].中国科技投资，2019