中石化中原石油工程有限公司钻井一公司 河南濮阳 457331
摘要：公文作为企业的重要管理工具，发挥着上情下达、下情上报、安排工作、指导生产等关键作用，影响着企业的生产运行，在不同程度上，也代表着企业的整体水平和形象。对各级机关工作人员来说，公文写作已经成为应具备的基本素养。本文从法定公文写作经常出现的问题出发，探讨新形势下公文写作的要求。
关键词：公文写作；机关工作人员；准确；规范
众所周知，公文（本文指《党政机关公文处理工作条例》中定义的公文，也称法定公文，下同）在企业管理中发挥着重要作用。公文是有特定效力和规范体式的文书，具有权威性、规范性、严肃性等特点，发挥着“传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况”[1]作用，是企业进行公务活动的重要工具，公文写作已成为各级机关工作人员应具备的基本素养。
一、公文写作的基本要求
公文内容要符合法律法规要求，与国家方针政策保持一致；要做到准确反映发文机关意图，不得模棱两可，让人费解；要遵循固定规范，使用固定性语言，如：“请示”常用“请予批复”“妥否，请批示”等作为结束语，“报告”常用“特此报告”等结尾；要确保公文各要素齐全，格式规范；要直截了当、开门见山，切忌华而不实、冗长赘余。
二、公文写作要做到“九要”
（一）要找准定位。
首先要明确行文对象。公文按行文方向分为上行文、平行文和下行文。行文方向不同，适用的文种和固定性语言及使用的语气都不同，如：上行文中的“请示”，语气要平和、恳切，下行文中的“通知”，则态度要明确、坚定。其次要合理选择文种。在确定行文方向的基础上，要从工作实际出发，坚持目标和问题导向，选用合适的文种。
（二）要增强政治意识。
机关工作人员要增强政治意识，善于从政治上看问题，善于把握政治大局，不断提高政治判断力、政治领悟力、政治执行力，做到令行禁止，提高政策水平，把好公文政策关。如：国家已制定“十四五”发展规划，再讲“按照国家‘十三五’发展规划统筹谋划工作”显然是脱离政策实际的。重要提法引用要准确，如“‘一带一路’倡议”的提法不能叫做“‘一带一路’战略”，“习近平新时代中国特色社会主义思想”这16个字一个也不能省。
（三）要避免语法错误。
语法错误在公文草稿中普遍存在，如不能及时得到更正，将严重影响公文质量，损害公文的有效性、权威性。
一是搭配不当。如：“经安全教育合格后，方可发放防护用品”句，省略的主语是“员工”，而“员工”和“防护用品”之间不应该是“发放”的关系，属主谓搭配不当，“发放”应改为“领取”或“申领”等；“建立资料和总结”句，动词“建立”与后面的两个宾语“资料”和“总结”都不搭配，属动宾搭配不当，可改为“建立资料台账，撰写工作总结”。
二是成分残缺。如：“由于生活水平的提高，为他周游世界提供了条件”句，并非真正缺少主语，而是因为滥用介词造成主语残缺，句首“由于”应去掉；“2019年的新增资产，要核对资产的来源”句，缺少必要的介词，句首应加“对”字，构成介词短语，作后一句的状语，表对象。
三是句式杂糅。
表述时既想用这种说法，又想用那种说法，结果把两种格式糅到了一起，形成两句混杂。如：“使用单位审批人由使用单位装备部门负责人审批”，将“审批人是谁”和“由谁审批”两种表述混在了一起，应改为：“使用单位审批人为使用单位装备部门负责人”或“此表由使用单位装备部门负责人审批”。
（四）要当心语义问题。
有的句子虽然符合语法规则，但语义表达反了。
如：“因供货不及时影响施工造成经济损失的，供应商应按货物价值的5%进行索赔”句，意思表达成了供应商存在失误给甲方带来损失，要按货物价值一定比例进行索赔，明显想表达的不是这个意思，“索赔”应改为“赔偿”。又如：“此次活动主要宣传了非法集资犯罪、非法传销犯罪等方面知识”，意思表达成了宣传非法集资犯罪和非法传销犯罪等方面知识，显然与本意不符，“非法”前加“防范”即可解决。
（五）要正确使用标点符号。
标点符号用来表示语句的停顿、语气以及标示某些成分，是公文的有机组成部分，往往一个标点错误会影响整个文件质量，机关工作人员万不可轻视。如：“国务院国资委下发的‘关于组织开展中央企业全面质量管理知识竞赛的通知’”中，文件名应用书名号标记；“选择信誉高，产品质量好的企业作为供货单位”中，停顿比较短暂，逗号应改为顿号；“负责核发《承包商HSSE资格证》”中书名号使用不当，证照不属于作品，不能用书名号标记；“外出施工队伍应加强新上岗、转岗员工、雇用工的三级安全教育”中存在层次问题，“上岗”和“转岗”共同修饰“员工”，与“雇佣工”为同一层级，应将最后一个顿号改成“和”或“及”。
（六）要注意序号正确用法
《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中对序号的用法提出了明确的要求，“结构层次叙述依次可以用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’标注”，要注意“依次”二字，起草文件时，序号使用顺序不能颠倒，如：不能第一层用“1.”[2]，第二层用“一、”。另外，序次语不能混用，如：“首先”“其次”后面用“第三”就不合适，可用“再次”，要确保一致性。
（七）要准确把握词的用法
对词义相近的词语要注意区分，以免发生词语误用。如：“截至”和“截止”，前者指截止到某个时点，强调的是该时点上的事态，并不意味终止或结束，而“截止”是指到一定期限为止或停止，强调终止或结束的意思，“在规定的投标截至时间前邮寄或送达”中“截至”应用“截止”。又如：“泄露”和“泄漏”，前者的意思是不应该让人知道的事情让人知道了，“泄漏”指的是液体或气体等漏出，“硫化氢泄露”中，“泄露”应用“泄漏”。
（八）要有高度的责任心。
古人云：“一字之失，一句为之蹉跎；一句之误，通篇为之梗塞。”公文有其特殊性，如出现严重的差错将影响企业正常生产和运行。机关工作人员要严格落实习总书记“坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守”的“五个坚持”要求，增强责任意识，发扬严细实恒的工作作风，一丝不苟、严谨细致、精益求精，于细微处见精神，在细节之间显水平。
（九）要勤学笃行不断进步
毛主席曾说过：“饭可以一日不吃，觉可以一日不睡，书不可以一日不读。”机关工作人员要时刻保持本领恐慌，加强理论学习，并做到知行合一，在实际应用中练就理性解决和思考问题的本领，为公文写作奠定坚实的理论基础。要学习领会国家政策和上级有关精神，关注行业发展现状，学习最新科研成果，从大局出发，及时发现企业存在的问题，使公文符合当时的背景和实际，更好地发挥其以文辅政作用；要学习公文相关标准规范，学习汉语知识，不仅做到知其然，还要明所以然，确保公文准确规范，发挥应有的效力。
三、结束语
公文作为企业的重要管理工具，发挥着上情下达、下情上报、安排工作、指导生产等关键作用，公文质量也反映了机关工作人员的水平。机关工作人员在制发公文时，应明确公文写作的背景和目的，遵照相关标准规范要求；文稿起草完毕后务必“回头看”，再通读，全面审视主题、立意和布局，校验文字和标点，严谨仔细，努力打造公文“精品”工程，充分发挥公文的效力。
参考文献
[1]《党政机关公文处理工作条例》
[2]《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）
作者简介
仲秀红（1988-12-31）女，汉族，河南濮阳人，经济师，主要从事文秘工作。