滨州市沾化区冯家镇政府 山东省 256805
摘要：基层单位在档案管理的过程中，数字化的需求较高，只有促使相关档案管理工作数字化发展，才能确保档案信息的数字化，实现档案管理的微小化，便于开展各方面的档案管理工作，提升基层单位的档案管理工作数字化水平，达到预期的目的。
关键词：基层单位；档案管理；数字化；实现策略
1档案数字化建设的重要性分析
从宏观的角度上分析，强化档案数字化建设，不仅可以满足用户的实际需求，也可以实现信息资源共享目标。
第一，开展档案管理工作主要的目的就是为了能够满足用户的实际需求，提升信息查阅以及收集的便利性。在传统档案服务中，提供信息的方式大多以纸质材料以及图片材料等为主。而近年来，随着互联网技术发展速度的不断加快，人们对于互联网技术的应用也越来越广泛，能够借此技术来获得更多的资源信息。所以，深入推进档案数字化建设进程，可以满足用户的具体要求，提升档案管理效率。并且，人们也可以通过数字化、智能化的形式，获得更多的档案信息，大大促进了档案利用率的提高。
第二，能够实现档案信息资源共享目标。对于已经将互联网作为主要资源信息获取渠道的当代人来说，如若没有数字化档案作为支撑，人们则无法在短时间内快速检索以及收集到档案信息，无法满足自身的实际需求。而通过强化档案数字化建设，则可以有效改变这一现状，让实体化的内容朝着内容化方向转变，由原来纸质型的材料转化为电子形式的材料，大大提升了档案信息的整体价值，实现了信息资源共享。
2基层单位档案信息化存在的主要问题
2.1档案重视程度不够
一些基层单位人员少，办公经费紧张，领导对档案工作重视不够，档案管理投入少，不能充分保障基层档案管理工作所需的人、财、物、时。档案管理员的安排往往很随意，他们有好几份工作。档案管理员是“副业”，有时他们有空余时间，每年简单地收集、整理和保存档案。档案资源浪费、收集不全、整理不规范的现象时有发生。
2.2档案人员素质不高
档案管理要求员工具备一定的专业知识和技能。一些基层单位档案管理人员变动频繁，且普遍年龄较大，文化程度较低，综合素质不高。他们对计算机网络等现代办公设备技术了解不多，不能掌握计算机等操作技能；也很少有机会接受系统的、专业的档案管理培训，业务不精。档案数据的整理、分类、存储等方面不及时、不准确、不规范，直接影响基层单位档案信息化的进程。
2.3档案管理设备简陋
一些基层单位条件差，设备老化，甚至连档案柜都达不到整洁、规范、统一的基本要求，更谈不上现代化的档案管理设备。即使配备了电脑，它也是一台裸机。在档案管理过程中，利用率很低，几乎没有其他现代化的管理设备相匹配。档案管理仍以传统的纸质载体为实体，以手工操作为主。基层档案信息化任重道远。
3基层单位档案管理工作数字化实现策略
3.1建设数据库系统
当前的基层单位档案管理工作中，虽然已经开始采用信息自动化系统，但是从整体来讲，还处于从文件处理向着信息管理系统发展的阶段，要想实现数字化，应该积极建设数据库系统，将数据库定位为核心部位，以先进网络信息技术作为基础，有效开展档案信息管理工作。在创建数据库系统的过程中，应该确保灵活性，提升数据库在基层档案管理数字化建设中的应用效率，建议在数据库中设置相关的档案目录，利用网络信息技术设置分布式的数据库，从根本上提升各方面档案管理工作的自动化水平，满足当前的工作需求。一方面，在采用数据库系统的过程中，应该建立单机版的电子档案数据库，利用电脑归档处理，转变成为电子格式，存储到数据库系统中；另一方面，应制定关于数据库系统的应用计划方案，分类进行普通档案、珍贵档案的存储和管理，确保各方面的档案管理效果。
3.2建立完善的档案数字化建设机制
在档案数字化建设期间，除了要全面提升管理人员的数字化意识以及水平之外，还应该构建较为完善的档案数字化建设机制。一方面，档案数字化制度在制定期间，需要深入剖析企业内部的具体经营发展情况，能够对国家相关档案管理法律法规展开整体研究，保证制定的档案管理体系，既能够满足企业单位的实际发展要求，也能符合国家的相关法律法规标准。另一方面，认真执行各项机制，尤其是档案数字化管理制度，可以第一时间将内部档案数字化建设的混乱状态处理好，科学解决各类矛盾问题。此外，在档案管理制度基础上，要明确专门的档案管理岗位，认真执行责任问责制度，确保档案管理人员能够认识到自身工作的重要性，实时规范自身的行为，提升档案管理水平，进而有效推动档案数字化建设进程。
3.3积极采用电子存储技术
为促使基层单位档案管理工作数字化发展，应该积极采用电子存储技术，利用先进技术措施将档案内容存储到数据库系统中，然后采用授权管理的方式，为相关档案管理人员提供便利。在此期间，还需注意原始的纸质档案与实物档案的保存，通过电子扫描技术将信息扫描到数据库系统中，便于开展数字化的管理工作，将电子存储技术的积极作用全面发挥出来，达到预期的数字化管理目的。与此同时，在使用电子存储技术的过程中，应该结合基层单位的档案管理工作特点与实际情况，要求档案管理人员创建相关的电子存储技术系统，在合理采用电子存储技术的情况下，保证有效存储各种档案数字化信息，满足当前的数字化管理需求。
3.4创建数字化的管理系统
基层单位在日常的档案管理工作中，应该积极创建数字化的管理系统，提升相关的档案管理工作水平，保证各方面工作效果。首先，应该完善相关的数字化管理工作制度，从电子档案的制作环节、收集环节、归档环节、分类整理与其他工作环节，都需要制定制度，规范人员的行为，确保有效开展档案管理工作。为避免在实际工作中出现问题，在制定制度的过程中，还需明确各项工作的细节规范，精细化开展相关的基层单位档案管理活动，提升整体档案管理工作质量和水平。其次，应完善数字化管理系统的设计方案，在最初设计的过程中就应该全面考虑到数字化档案的安全性，做好数据备份工作与数据安全管理工作。在使用网络信息技术的过程中，应强化基础建设力度，实现系统的升级管理，明确系统中的权限，在有效开展安全管理工作的情况下，确保数字化档案内容的真实性、完整性与安全性。最后，应该创建数字化档案共享平台，利用网络信息技术分享档案目录，明确档案共享管理的工作要求，在保证档案信息不泄露的情况下，实现共享目的。
3.5构建完善的档案数据库
为保证档案数字化建设进程能够得到有效推动，应该在依照实际现状的基础上，积极构建健全的档案数据库。一方面，做好已有室藏档案的目录数据库建设。在实际工作中，重点关注文件级目录数据库建设，加大重视程度，能够强化对人员的投入，做好档案目录的录入工作，在目录数据库构建期间，可以采用边录入边打印的方式，补全卷内文件目录，认真检验录入的精准性，以便档案数据库能够更加完整且真实。另一方面，分期建立专题数据库，完善全文数据，可以依照国家档案局提出的档案数字化建设需求，本着剔除无用、避免浪费的原则，确保原文件信息全文数字化的目标能够得以实现，让其与目录数据库保持一致。
结论
基层单位档案信息化是新时代发展的必然趋势。信息化对传统档案管理工作产生了革命性的影响和推动。要正确认识基层单位档案信息化存在问题，采取积极有效措施，加快基层单位档案信息化建设。
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