杭州市财经职业学校 浙江杭州市 310000
摘要：本文围绕中职基建工作的资料管理展开进行论述，分析基建档案管理的特征、内容，总结基建档案管理存在的不足，从实际出发给出合理的解决对策，希望对中职基建档案管理工作的开展有一定的帮助。
关键词：中职档案馆；档案管理；问题；对策
中国教育行业高速发展的过程中，中职得到极大的发展，招生人数逐渐增多，与此同时职业院校建筑也如雨后春笋相继出现，为了满足大批量学员学习需求，职业学院建筑项目在城市各处相继出现。在建筑建设期间会生成大量的基建档案资料，对相应资料进行记录管理，保证档案资料内容的准确性、完整性是中职建设、规划、扩建、管理、维修的凭据。中职领导必须关注基建档案资料的管理工作，在教育行业得到全民重视的背景下，给予基建档案管理工作足够的重视，随着时代发展对基建档案管理进行优化与升级，提高管理工作的效率。
一、基建档案管理概述
（一）档案管理特征
基建档案包含工程项目的所有内容，以图表、文字等方式记录学校基础项目与基建管理等信息，工程项目拥有自身领域专业特征。学校基建档案对学校建设有着指导的作用，对于学校日后改扩建工程完成方案制定决策有着参考价值，具备实用性[1]。
（二）档案管理内容
基建档案记录学校建设项目的决策与活动等内容，以图表、文字等方式记录学校基础项目与基建管理等内容，管线、建筑物都是学校基建档案的内容，其中基础工程包含基础工程的校园发展记录、建设图纸、审计结论、翻修改造记录、建设价款结算书等内容。
二、中职基建档案管理存在的问题
（一）档案资料数据准确性不足
学校档案管理方式滞后，使用传统纸质文件管理方式，纸质文件不利于保存，随着存放时间的增加容易出现变质等情况，为保存文件需要花费很多人力、物力，不仅如此纸质文件容易在借阅期间出现损毁等情况，一旦文件受到损害，比如材料上面出现污渍，难以保证材料内容的可靠性与真实性[2]。
（二）基建档案管理资料内容缺失
中职档案建设牵涉到招投标部门、施工方、监理单位、建设方等，因为施工项目具备周期长、程序复杂的特征，所以在项目运行期间容易出现问题，影响到基建档案管理工作的进行。中职建设项目的主体单位过于重视建设质量与施工周期等指标，致使施工材料的收集、整理工作无法得到重视，资料内容的完整性与准确性可能会受到影响。在竣工阶段，如果项目存在一定的质量问题会进行修正，但是上交的材料可能没有记录相关信息，导致上交的基建资料与实际存在出入，对学校日后建设工作的开展会造成一定的干扰[3]。
（三）基建档案编制方式滞后
中职现下的基建档案资料质量低下，资料不具备参考价值，分析原因出现的因素，发现与三方面有关。其一，档案管理人员不具备良好的职业素养，没有按照工作程序归档，很多档案在档案管理人员疏忽下遗失，或是出现数据录入错误等问题；其二，施工项目内容众多，容易受到很多因素影响出现变数，临时变工的情况在项目中并不少见，但是档案管理人员没有及时将相关信息记录下来，致使工程建设的实际情况在后期无法考证。其三，中职没有重视档案管理工作，招收档案管理人员没有给出明确的用人指标，很多岗位人员不具备专业知识，所以在实际中难以良好的完成工作任务，档案编制期间出现很多问题，致使档案资料的真实性难以得到保证。
三、中职解决基建档案管理问题的对策
（一）改变档案建立管理方式
我国在最近十年的时间中信息技术迅猛发展，各行各业均改变了传统的数据统计与记录方式，中职需要追赶时代的潮流，使用计算机完成数据处理工作，提高工作处理效率，考虑到中职从建校以来的基建档案资料众多，且以往的资料使用纸质方式记录，所以调取非常麻烦同时也不利于信息储存，所以将纸质资料电子化转变已经成为中职必须进行的工作，由此可以防止纸质资料在保管的过程中出现信息遗失、损毁等问题，影响到学校未来改扩建工作的进行。电子化处理档案信息，工作进行前需要取得学校领导与负责档案管理部门主管的支持，给予资源方面的援助，同时领导还需要与管理人员谈话，纠正档案管理人员错误的工作观念，提高工作人员对基建档案管理工作的重视程度，在此前提下可以提高档案管理等工作的执行效果，保证相关工作可以按照学校的规章制度进行。档案管理人员还需要积极的学习现代技术，掌握档案电子化存储的方式，使用计算机完成档案数据录入、整理、分类等工作，建立档案数据库，方便日后调取相关数据。建立大数据管理档案数据，提高数据资料管理的便捷性与安全性，为防止数据库中资料遗失，被不法之徒利用，建立防护墙与安全防护系统，传输数据使用密码加密技术，提高数据管理与传输的安全程度[4]。
（二）完善基建档案管理体系
中职开展档案管理工作，为保证数据得到合理的管控，应该根据工作需要建立系统、科学的管理系统，加强制度的管控力度，学校领导应该给予基建档案管理工作足够的重视，发现基建档案管理制度与档案管理工作开展起到的保护作用，通过会议等活动强调基建档案管理工作的重要性，增加相关人员对档案管理工作的重视程度，还需要定期对基建档案管理工作进行评估，结合评估的结果找到影响档案管理执行情况的原因，发现基建档案管理制度与体系存在的漏洞，在此基础上快速寻找解决对策并完善学校档案管理制度与体系，通过科学的管理制度保证档案管理工作可以顺利进行。另一方面，中职应该加快档案管理信息化建设速度，使用现代化管理手段，开展档案资料管理工作，健全档案管理体系，构建满足工作需求的硬件基础设施，提高基建档案资料管理的效率与效果。档案管理还应该关注人员管控，制定科学的工作流程与管理规范，约束档案管理人员的行为，促使工作人员按照章程工作，防止因为人员行为不当，降低档案管理信息的整体质量[5]。
（三）建立高素质档案管理团队
基建档案管理工作对中职院校发展有着不可忽视的作用，学校应该发现档案管理方式与系统存在的问题，还需要意识到工作人员对基建档案管理工作落实起到的重要作用，发现当下档案管理人员专业能力不足的实际状况，为了解决这方面问题开展培训活动，培训的内容主要以工作项目为主，让档案管理人员通过培训后拥有完成基建档案资料分类、收集等任务。通过培训活动还可以促使工作人员正确认识基建档案管理工作，重视资料整理工作。档案管理人员接受培训后，学校还需要考察管理人员是否掌握新型的管理方式，按照相关的制度，使用现代化管理手段完成材料的归档与管理工作，按照工作程序与制度管理档案资料，提高中职档案管理资料的整体质量。
结语
档案管理工作是基建工作的重要内容，可以在一定程度上反映学校的基础建设状况，为学校后期改建工作进行提供依据，但是当前学校在基建档案管理方面存在管理内容缺失、数据记录准确性不足、编制方式滞后等问题，为了解决此方面问题，本文提出改变档案建立管理方式，完善档案管理体系，建立高素质档案管理团队的方法，中职需要随着基建档案管理工作进行，不断完善基建档案管理模式，推动学校健康、长久的发展。
参考文献：
[1]余彦娇，张洁.档案资源开发利用存在的问题及建议[J].办公室业务，2020：54-55.
[2]楚艳苓.档案安全体系建设中存在的问题及对策[J].科技风，2020：233-233.
[3]孟庆强.简析档案管理中的档案收集问题及其措施[J].名城绘，2020：0538-0538.
[4]李娜.档案信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2020：67-68.
[5]丁尔启.学校档案管理工作问题分析及完善建议[J].科教导刊：电子版，2020：63-63.