张冠男
中车大连机车车辆有限公司 辽宁大连 116021
摘 要：最近几年，国内经济发展日益迅速，随之而来的是对企业管理要求的日益提升。而在企业发展过程中，标准化管理工作的开展也显得日益重要，越来越引起企业管理者的重视。通过信息化的手段，标准知识库结合管理系统的应用能够对标准化信息进行高效的收集、清晰的分类、实时同步更新、快速传递并应用，并对标准化工作开展情况进行有效的监督与反馈，从而更好地助力企业经济的腾飞。
关键词：标准化管理；信息化系统；标准数据库
标准化是企业创新及发展的奠基石，纵向来看，在企业的起步、发展和成熟各个阶段都起着至关重要的作用；横向来看，对企业生产、销售、管理各个职能部门都起着指导性的作用。
降低生产成本、提升生产效率、提升产品品质是每个企业在运营过程中不变的追求，标准化管理就是实现过程中重要且行之有效的一个环节。某种意义上来讲，只有标准化工作的水平提升到一定高度，一个企业在国内甚至全球同行业中才能够处于领先的地位。
1、传统标准化工作开展存在的问题
目前，国内很多企业的标准化工作仍然采用比较传统的方法，存在着以下一些共性问题。
（1）耗费高成本
对于标准化的材料进行纸质管理，材料的留存、更新都比较耗费时间且容易产生破损和丢失，需要占用更多的人工和储存设备，耗费大量的企业成本。
（2）信息无法实时更新
企业的标准化工作除了自己进行总结和制定以外，更多的需要学习和参考甚至贯彻权威机构发布的标准信息，这些信息定期会进行更新、修订和废除。传统的管理办法无法实现实时的更新和同步，企业就无法在短期内应用到最新的标准办法，且有可能会误用已更新或已废止的旧标准，给企业带来不必要的损失。
（3）效果甚微
传统的纸质的标准化材料在新老员工之间的传阅非常困难，对于学习的过程无法实现监控和记录，无法将标准化的作用发挥到最大。
（4）查询和统计困难
随着时间的积累，越来越多标准文件导致查询和统计工作非常困难，甚至无法进行，使得标准化的资源无法得到有效的利用。
基于对这些问题的思考，现代化、信息化的手段能够有效解决这些难题。
2、标准化信息系统的基本功能
系统由标准数据库、查阅与交流、标准要求库、标准公布、系统维护等五部分构成。五大功能各为独立的应用，通过数据的联动算法也可紧密结合应用。系统的架构上建议采用浏览器即服务的模式，以浏览器作为系统入口，无需安装客户端，无需更新数据包，这样员工应用起来更加便捷，信息的更新也更加及时。
2.1标准数据库
建立企业自己的标准化电子数据库，可分为三个子库，第一个是国家及行业数据库，专门用于收录由国家或权威机构发布的相关标准文件，可通过标准代码或关键词进行高级查询；第二个是由企业制定或总结出的特有的企业标准数据库；第三个用于记录以上两类标准中的变更、废止、替代等相关信息。以上文件均可通过关键词或模糊条件进行高级检索，并可对搜索出的材料进行另存文件或在线打印等操作，也可对查询结果进行汇总统计成表格等其他功能。
对企业的纸质材料也可进行集中管理，参考图书馆的管理模式，建立线上目录清单，可以通过搜索文件名称或关键词对文件所在位置和借阅情况进行查询。
2.2查阅与交流
企业内的员工，根据不同部门、不同级别进行权限划分，可以为不同部门的用户可查阅和下载相应部门的资料，也可以根据员工职位进行权限划分；高级别用户可对全部文件有阅读和下载权限；具有管理权限的用户才可对数据库中的文件进行上传、编辑、删除等操作。也可加设审核功能，对以上功能进行审核控制。
也可开放共享标准的功能，员工可以将自己收集或学习到的标准文件进行上传，通过审核功能，由专门同事进行审核及核对，确认无误后进行发布，从而实现资源库的扩充，达到真正的资源共享。
同部门员工之间，不同部门同事之间，上下级领导之间均可就标准文件进行分享及交流。还可通过建议反馈功能收集员工的意见，对现有标准存在的疑问，对缺少标准提出需求等。
2.3标准要求库
数据库是对标准文件的收集，那么标准要求库就是对企业各部门各岗位工作的具体要求的标准文件。标准从建立到审核到实施及反馈都要严格执行审核机制，来保证标准的可用性和实用性。通过标准要求库，员工可以用最短的时间了解到每个工作岗位具体的人员要求、操作流程、之间标准等等，从而保证每个产品和服务都能高效高质的完成公司的要求。
2.4标准公布
该模块主要用于标准信息变化状态的更新。国家及行业新标准的公布、现有标准的修订情况及废止情况发布；企业新标准的通过信息发布；岗位要求标准的更新信息的发布；组织标准学习的公告信息等等。通过该功能对标准的状态进行实时更新，让员工快速的学习和了解到最新的标准信息，避免由于消息通知不及时而错用或沿用废止标准等。
2.5系统维护
该模块主要是对系统内的组织结构、用户、权限等进行设置，也可进行数据备份，操作记录查看等维护性操作。
3、预期目标
（1）数据化：将原有的纸质文件进行数据化转换，省去大量印刷费和保管费的同时，能够方便且完整的长期留存，以及高效的进行查询和数据统计。
（2）云服务：员工无需再跑到资料室进行标准文件的查找和阅读，只需在自己工位上打开浏览器即可快速的获取关注的标准文件，可在线阅读，也可下载打印等操作，提高工作效率的同时，也大大减少了不必要时间的浪费。
（3）资源共享：通过标准分享功能实现全体员工都可为企业的标准库贡献力量，使标准库变得更加全面和权威。
（4）体系化：使得各个工作岗位的工作水准更加标准化、成体系，辅助企业培训系统，能够高效提高作业水准，使得输出的产品或服务更加的高品质。
（5）通过这套系统，能够让员工快速的获取到国内外或是行业内最新最权威的标准信息，从而全面提升员工素质及企业标准化的水平。
结束语：
企业的发展源于创新，而创新的基础就是标准化。企业要想在行业内达到一定的高度，就必须要重视标准化，纵观当下发展趋势较好的各行业巨头，均在标准化工作上付出了一定的重视。因此，企业要坚持不懈的把标准化工作落实到底，更要有效地利用高科技的手段，插上信息化的翅膀，为企业的创新发展贡献力量。
参考文献：
[1] 杨卫红，曾华.企业管理信息系统在企业中的应用［J］．科技情报开发与经济，2005（3）.
[2]薛华成.管理信息系统［M］.清华大学出版社，2006.
[3]李亮.标准化管理信息系统在企业管理中的应用[J].中文信息,2019,(2).74.