马欣
黑河市职业技术教育中心学校 黑龙江省黑河市 164300
[摘 要]随着我国信息化建设脚步的日益加快，事业单位档案管理工作显得愈来愈重要。事业单位应当紧跟时代的脚步，积极运用先进的科学技术，用全新的理念以及技术方式对档案管理工作进行重新审视，不断优化档案管理工作，促使其可以朝着规范化的方向发展。
[关键词]事业单位；档案；管理；优化策略
1事业单位档案规范化管理的内容
1.1档案收集工作的规范化管理
收集工作属于档案管理工作的基础环节，主要是为档案管理提供与之相匹配的管理对象，收集工作的质量对后续工作是否顺利进行起到了决定性的作用。为了做好收集工作，一定要尽可能减少档案收集过少亦或是资料不真实的情况出现，假如真发生这种事情，应当在第一时间和各部门沟通清楚，并在此基础上对工作流程以及收集内容加以明确。在开展此项工作的时候所有产生的文件都要交给指定人员处理并整理入卷，在指定的时间内交给档案室进行保存。
1.2档案整理工作的规范化管理
当上个环节的工作完毕以后就要开始进入整理阶段了，其工作内容是按照档案的种类进行存放，将收集到的资料进行科学组合以后编制成相应的文档，将档案内容管理的井然有序。为了进一步促使档案清楚的呈现出主题，应当科学进行整理，继而将档案的使用率加以提升。在开展此项工作时，为了后续工作的顺利进行，应当在确保收集工作质量的基础上对档案进行系统的整理与编目。
1.3档案鉴定工作的规范化管理
针对此项工作来说，实质上是工作人员对档案的价值进行评估，结合档案价值的高低明确其存储时间。随着事业单位规模的不断扩大，档案的数量也呈现出逐渐上升的趋势，就已经失去价值亦或是不在保留时间的档案而言，一定要做好销毁工作。换句话说，档案的价值其实在于它是否还有利用价值，所以此项工作属于档案管理工作中具有复杂而又重要的工作。
1.4档案保管工作的规范化管理
档案保管水平的优劣与档案管理工作质量存在着密切的联系。在开展此项工作的过程中，应当主动和其他部门保持友好的往来，例如在对档案进行整理与使用的时候应当保护好档案的完整性，促使其可以增加使用时间。档案倘若保管妥善，那么就可以增加档案的使用时间；档案假如保管的不好，那么就会给单位造成严重的损失。
2 事业单位档案管理工作存在的问题
2.1 思想认识程度不够
事业单位档案管理部门很少直接参与到事业单位规划发展中，使得一些领导干部没有充分认识到档案管理工作的重要性，虽然每个事业单位都配有专门的档案室和档案管理人员，但对于档案管理的功能还仅仅停留在资料保管和存放的层面，尚未形成档案管理体系，导致档案利用率始终处于较低水平，无法体现出档案资料的利用价值。
2.2 管理手段过于传统
传统的档案管理工作往往依托于纸质档案，并进行人工管理。虽然这种管理方式有一定的优势，但随着时代的发展，在现代化办公手段普及的今天，已经不符合社会的发展需求。目前许多事业单位固守传统档案管理工作模式，没有一套现代化的档案管理模式，缺乏相应的现代化设备支持，采取传统的人工管理，工作效率低下，还容易出现工作失误，让单位的档案信息丢失或者泄露，给单位带来了一些麻烦。
2.3 档案管理缺乏标准
事业单位具备完善的工作管理制度，细化到各个工作流程，可主要侧重点还是在技术部门和行政管理部门，对档案管理的相关要求还缺乏统一的标准，档案管理规章制度不够健全。少数档案管理人员工作思想较为松散，档案利用意识欠缺，一些应该及时保存并录入信息的档案资料不能及时归档，导致很多珍贵的档案资料残缺不全，影响了档案资料的完整性。
2.4 档案管理人员综合水平素质与专业能力较低
事业单位中大多数的档案管理人员是通过人才招聘或选拔出来的，专业性与技术都有保障，但其中也不乏兼职人员。对这些兼职人员，因其要求不够严格，在工作中难免发生错误，整体工作效率也得不到保障。在信息化时代，档案管理人员如果不接受定期的培训，无法适应新的设备和新的管理方法，就会产生不进则退的现象，综合素质和业务能力都得不到提升，仅仅注重一些表面光的方面对提高实际工作效率并没有帮助。
3事业单位档案工作规范化管理对策
3.1进一步完善档案管理制度，提高档案管理制度化水平
任何工作都需要由相应的系统进行管理。制度是每个工作的前提和保障。如果没有制度对其进行约束，就会让其变得没有规则，杂乱无章。档案管理工作当然也不会例外，有些事业单位虽然有制度，但是制度并不完善，这就会使得档案管理工作在面对出现的问题时，没有合适的措施进行解决。建立档案工作制度要符合四个要求：
第一，规章制度必须合理科学。建立的系统需要与设备的实际情况和特性兼容，做到充分为本单位服务。
第二，制度要求简单明了，在实际工作中充分发挥作用。制定的制度一定要落实到实处，不可让这项制度变成一个摆设，这项制度的建立的目标，就是要让管理工作人员在进行工作的时候方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。
第三，坚持制度约束的双向性。任何一项制度都不能是单方面进行约束的，制度的遵守者应当是工作人员和领导。领导的行为是否遵守这项制度，将会直观地表现在工作人员面前，领导的和形象也会直接决定着这项制度是否会被遵守，当领导做了一个很好的表率，那么职工也会积极响应，积极配合实施这项制度。
?3.2加强硬件软件建设，提高整体服务水平
首先加强重视。档案是记录每个人的基本情况，个人经历的载体，也能最直观的反映出每一个人的工作能力，思想觉悟等，而这些都是事业单位选拔人才，培养人才的依据。该文件必须始终保持其自身的完整性和真实性。这是干部做好工作的最基本条件。
事业单位需要经常对档案管理人员进行培训。档案管理工作的优质完成，最重要的是需要工作人员在具备了较强的业务能力的前提下，同时具有敬业精神，只有这样才能实现档案管理到位。但是，档案管理工作本身就具有特点，很多事业单位在平时的工作中很难再派出专门人员进行档案管理工作，一般都是别的工作人员进行兼职管理，这种管理方式就会出现管理人员欠缺专业能力，使得档案管理不达标准，信息管理得不到保障。当每一位事业单位的档案管理工作人员都能够尽心尽力，遵守规范，具有责任心，认真负责的完成自己工作岗位上需要做的事情，那么档案规范化管理的发展将会越来越好。
3.3建立档案的信息化管理，提高整体利用效率
一般来说，普遍的档案形式都是实体档案，而“档案管理信息化”的作用就是将这种传统模式变成通过信息化为主体。充分利用现代技术，实现档案实体的信息化，就更有利于对档案信息进行分类，分析，提取和处理，从而整体的提高档案管理和使用效率。这种电子档案的优点在于，比传统档案更易于存储和查询，还可以使用网络进行快速传输，所以就更利于提高档案管理和使用效率，降低了档案管理成本。
参考文献：
[1]王艳萍.浅析如何推进事业单位档案管理工作的规范化及标准化[J].商讯,2019(32):141-142.
[2]刘洪宇.事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].中外企业家,2019(30):101.
[3]丁妍.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化及标准化浅谈[J].科技创新导报,2019,16(23):161+163.
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