贺玲艳
衡阳市干部培训中心 湖南衡阳 421000
摘要：随着我国人口数量的增加和计调公民档案频率的增加，传统的人事档案管理模式已不再适用。利用信息化技术管理档案，具有省地省时省力等优点，有利于优化现代人力资源和社会保障局管理档案。因此，利用信息化技术来管理人事档案将成为趋势。本文分析了信息技术对人社档案管理的影响，并分析了目前人力资源和社会保障局在档案管理中存在的问题，针对问题提出相应的改进措施建议，以完善档案管理制度。
关键词：信息时代；信息化；档案管理
前言
档案记录着公民的个人信息且具法律效力，大部分公民档案以档案袋或档案册的形式存放在人力资源和社会保障局，需派专员妥善监管及做好消防工作以避免档案老化、腐蚀和损毁。纸质档案占空间且不易保管，耗财耗力。信息时代下计算机技术的应用，使档案管理有了质的飞跃。利用计算机技术可大量存储档案信息，便于保存，且可高效查询以提高检索效率，节省空间节省人力节省物力。但是，目前人社信息化档案管理仍存在一些问题，亟待进一步解决，以提升档案管理水平。
1信息时代背景对人社档案管理的影响
1.1信息化档案管理可以节省空间。以往，人社局为储存档案往往会建立占地面积很大的档案室。而信息技术档案管理只需配备电脑等基本办公设备即可，大大节省了空间。
1.2信息化档案管理可以节省人力。传统档案室占地面积大，需要多名人员才能比较高效的存放和提取档案，在存放和提取档案过程中且易发生失误，影响档案的正常调取使用。而采用信息化档案管理则只需1-2人，而且由于电子档案被分门别类，在检索目标档案时更加省时省力，可做到准确高效。信息化档案管理不仅提高了管理效率和准确性，还节省人力减轻工作负担。
1.3信息化档案管理可以节省财力。建造大型档案室和雇佣档案管理人员需要花费大量资金，而采用信息化档案管理只需配备一台电脑和1-2名档案管理员。相比之下，信息化档案管理大大节省财力。
2目前人力资源和社会保障局档案管理的现状与问题
2.1对档案管理的重要性认知不足
档案管理工作看似简单实则复杂。跨区工作人员越来越多，公民档案计调频繁，人社局档案管理人员工作压力倍增。但是我国很多地区对档案管理不重视，认为档案管理工作就是档案的存放和调取，其技术含量低，因此对档案管理工作划拨的人力和财力都较少，这无疑增加了工作压力和管理失误风险。同时，很多民营企业认为公民档案用处不大，忽略了对档案的妥善管理，导致人档分离，增加了档案管理人员的工作压力。
2.2人事档案管理手段、管理模式单一
以“卷”或“件”形式存放的档案管理方式在建国初期具有一定优势，但随着我国人口数量增加，档案管理需处理的信息量也增大，若继续采用上述传统档案管理方式则容易造成档案积压、管理混乱、效率低下。如果增派人手，则可能因人多手杂对档案的分门别类难以统一，难以形成系统。因此，目前我国人事档案管理模式单一落后，难以满足现代档案管理需求。
2.3信息化档案管理制度存在漏洞
我国档案管理制度比较复杂，大多数档案管理模式是根据社会保险的类别进行划分，并交由不同部门管理，这种分门别类的方法具有一定的科学性但也有局限性。例如：一个公民要调动档案需要养老保险部门、医疗保险部门和失业保险部门等多部门人员协同合作才能成功调档，这不仅增加了工作量，也降低了调档效率。目前我国档案管理制度缺乏专门的档案管理和档案检查监督，导致档案信息管理混乱且调档效率低。虽然部分地区建立了信息化档案管理制度，但系统存在安全隐患，黑客容易入侵窃取档案信息，使得信息化档案管理缺乏安全性。
2.4管理人员信息化应用水平较低
人社档案管理部门的人事调动很少，鲜有新鲜血液注入，导致档案管理人员年龄偏大且学历偏低，难以快速接受和掌握信息化档案管理技术，难以独自操作档案的录入、归档、检索和调出等信息化操作。档案管理人员专业水平低，工作效率低，出错率高，这些都影响着人社局信息化档案管理工作的顺利开展。而人社局缺少专业培训，及较少招聘专业人才进行信息化档案管理工作，导致档案管理专业人才匮乏。如果缺乏专业信息化档案管理人员，单位即便是建立了信息化档案管理制度和系统也难以真正用到实处。
3关于加强档案管理信息化的措施建议
3.1加强档案管理的科学认知
档案于公民而言意义重大，关系到其工作、升职加薪和职业生涯规划等。
只有认清档案管理的重要性，人社局才会大力支持信息化档案管理，为档案管理部门引入专业人才，增加管理人员数量，增加财政拨款，强化档案管理的配套设施建设等。同时明确档案管理人员的岗位职责，对档案管理分批次分等级进行管理，提高档案管理效率。这样才能真正减轻档案管理人员的工作压力，提高档案管理工作效率和准确性。
3.2充分应用信息化技术提升管理先进性
目前，传统档案管理模式已不再满足人口剧增导致的档案管理需求，应采用信息化档案管理可提高管理效率和准确性。我们要充分认识到信息化档案管理的好处，要大力加强信息化档案管理的建设，在建立信息化档案管理系统时，尤其要注重系统安全性，避免档案信息被窃取。同时联合立法部门加大对窃取档案信息行为的惩罚力度，杜绝黑客窃取个人档案，确保信息化档案管理的安全性。
3.3建立健全信息化档案管理的工作制度
信息化档案管理制度包括内部控制和激励机制等。内部控制就需要人社局对档案管理工作进行精细管理，明确工作职责和标准管理流程，设专人把控档案管理流程各环节，例如在档案录入时设监督员对档案进行复查，无误后方可归档保存，以减少档案管理失误。激励机制是指鼓励档案管理人员学习信息技术以提高管理能力和工作效率，例如引入评分机制，得分最高的管理员可获得一些奖励。培养服务精神，提高工作效率和学习热情，有利于信息化档案管理制度的顺利开展。
3.4加强档案管理人员的团队建设力度
鉴于目前，大部分档案管理人员综合素质较低，建议通过招聘和培养专业人才等途径来加强团队整体素质。首先，公开招聘专业信息化档案管理人才，严格筛选，择优录取，注重应聘者的工作经验和实践能力。其次，定期对老档案管理人员进行专业培训，尤其是信息化档案管理技能培训，利用计算机来进行档案管理，提高档案管理的准确性和效率。只有组建专业的档案管理团队，人社局档案管理才能满足信息时代中公民档案管理需求。
结语
信息技术的进步和普及为档案管理工作带来机遇，将公民档案信息录入到计算机中，并且能够实现高效准确的档案管理。我们要充分认识到信息化档案管理的好处，加强信息化档案管理硬件配套设施和人才队伍建设，建立信息化档案管理制度，以提高档案管理效率和准确性，更好地服务于社会公民。
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作者简介：贺玲艳（1986.9-），女，汉族，湖南衡阳，衡阳市干部培训中心，研究生学历，硕士学位，助理馆员，主要从事档案管理工作。