王娅
中国核电工程有限公司
摘要：核电工程建设和生产运行中涉及千余家参建单位，档案形成质量和移交进度，决定了档案服务水平和作用的发挥。在企业档案管理中，重点把好“三前控制”，具体为项目开工前、业务系统建设前、文件形成前，提前规划档案管理要求，解决企业档案管理长期困扰的难题。
关键词：核电企业；档案管理；管理前端；控制工作
一、前端控制管理对策
1.构建文档信息集中机构
企业打破文件、档案、信息技术壁垒，自公司成立之初，就设立文件、档案、信息管理集中机构，统一负责公司文件管理、档案管理和信息化建设。在工程项目建设之初，通过独立的文档管理机构，密切配合工程建设部门，制定各个项目的档案组卷归档规划，编制项目档案移交和验收要求，从组织上保障前端控制工作的开展。
2.提高全员档案管理意识
企业在设计、建造、调试、运行不同阶段的质量保证大纲以及公司管理大纲上明确全体员工文件控制和记录管理职责。不同领域管理程序都要明确是否有记录产生，若产生记录，须规定记录表单的名称、保管期限和保管单位。每个岗位形成的记录清单，成为各部门业务人员向本部门档案管理人员移交档案的信息来源。每年各部门归档率和文件误用率，纳人公司对全员各岗位通用约束考核指标，与员工年底绩效考核挂钩，间接影响员工职业晋升。通过上述措施，提升全员档案管理意识，促进全员参与档案管理前端控制工作。
3.提升档案管理队伍素质
采取多种方式提升档案管理人员综合素质。一是加强档案前沿知识与理论培训，学习信息系统规划、项目管理和核电基础知识。二是引人信息化技术人才到档案管理岗位工作，档案管理人员牵头负责文档管理系统变更和需求管理，积极参加国家电子文件试点项目和公司档案信息化科研工作，培养复合型档案人才队伍，以更高视角规划企业档案工作。三是通过“四参加”活动，深人了解核电主要业各和工作流程，将档案管理要求核电项目管理中，档案管理人员通过自身素质能力的提升，保障前端控制有效开展。
4.优化文档管理流程
一是实现各类文件在线编制流转。通过文档管理系统，明确信函、会议纪要、程序、技术文件、记录报告等不同文件类型的元数据规则、文件格式和审批要求，从源头上规范文件形成质量。二是细化文件归档流程。对照国家档案局第10号令，梳理各部门文件归档清单、保管期限、产生渠道、文件格式，并通过文档管理系统在线提交归档文件。三是实现业务系统原生电子文件自动归档功能。通过梳理电子文件自动归档规则，建立不同系统间元数据对应关系，采用电子文件“四性”检测等技术措施，将归档要求前置到业务系统中，当业务流程审批结束，按照设定的归档规则，自动将业务系统原生电子文件元数据及版式化电子文件传输到文档管理系统。
二、前端控制工作实践
企业项目文件表现为种类多、数量大、来源庄时效紧等特点，通过文档管理程序、文档合同条款、文档管理队伍、文档管理系统，以用户视角采集文档，加强文档监督检查等措施，夯实档案管理前端控制理念，提升文档管理服务水平。
1.以文档管理程序为依据，强化前端控制要求
企业文档管理程序分为4层次，包括大纲级、制度级、细则级、标准规范级。以文档管理大纲为统领，分为文件管理、档案管理、项目文档管理、文档资源开发与利用、科技情报管理5个方面，共53个程序，包含文档收集、整理、保管、鉴定、编研、统计、利用等全过程。
例如，文件产生时，要求符合资质的人员编制、审核、批准文件，编制人员采用标准文件模板在线编制，录人文件编码、题名、保管期限、密级、保密期限等。当文件变更修改时，需要在前一个版本基础上重新发布，不同版本文件之间保持关联关系。为了保持文档管理程序有效性，文档管理程序生效后23个月，通过文档管理系统自动向编制人员发送提醒邮件，督促编制人员启动对管理程序的有效性进行评估，及时撤销或修订不适应的管理程序，保障档案管理前端控制有据可依。
2.以文档合同条款为准绳，加强文档规范提交
企业吸取粗放式合同管理的经验教训，如未详细规定文件提交格式、载体及违约处罚办法等，致使文档监督和考核缺少制约手段和法律依据。档案管理人员与合同经理共同编制文档管理专门条款，作为合同文本的技术附件。针对工程、监理、物项采购、技术服各下同类型，以及中外合同管理差异，编制2份简明通用、14份专用标准文档合同条款，规定甲乙双方职责分巨、文档工作接口、文档递交进度要求、文档编制质量要求和文件清单范围。另外，档案管理人员参加重要设备出厂验收、参与合同结算支付验收、参与合同履约评价考核，解决档案移交进度滞后难题，促进档案及时移交和规范化移交。
3.以文档管理网络为纽带，提升全员档案管理意识
在公司内部和外部主要承包商中，设立专兼职文档管理人员，组建文档管理队伍。每年开展部门工作文件库登记，动态了解各单位文档管理情况。每半年组织文档管理大会，邀请公司内部和外部主要承包商档案管理人员参加学习与交流。每年利用“国际档案日”，开展档案法制宣传教育、档案学术论文征集、档案主题讲座、档案知识竞赛等，集中开展系列档案宣传活动，邀请文档管理人员参与“国际档案日”活动，提升档案管理人员职业认同感，以点带面，提升全员档案意识，积极参与到企业档案管理中。
4.以文档管理系统为保障，强化文档管控体系
企业搭建从文件采集、流转、存储及利用全过程的文档管理系统，实现文件、档案一体化管理，实现程序、信函、公文、记录报告、技术文件、商务合同文件、归档借阅等25支流程融人系统中，实现文档流、业各流和信息流的融合。以商务合同文件自动归档为例，按照事先规定的元数据取值规则，建立业务系统与文档管理系统元数据映射对应关系，通过默认值方式，对固定的元数据，例如题名、密级、保密期限、保管期限、文件类型、责任者、编制日期、批准日期等进行自动赋值。直接在文档管理系统内同步建立元数据信息、档案类目、文件级信息、案卷级信息以及电子文件附件。用户可脱离原来业务系统，直接在文档管理系统内查阅业务系统形成的原生电子文件，档案管理人员实现对业务系统形成原生电子文件同步接收、自动归档和提供利用。
5.以用户视角采集元数据，筑牢文档利用根基
企业在文件采集阶段，要求项目设计、施工、监理、设备等承包商，按照机组、厂房、房间或系统、设备、部件形成文件包，保持项目文件成套性，设备文件按每套设备为单位整理归档。以用户的视角，详细采集每份文件所属机组号、系统设备编码、合同号等，以便后续查阅。在文件形成阶段，通过人工采集或系统交换方式获取系统设备编码这个关键元数据，以此为纽带，实现不同业务系统自动与文档管理系统中有关该设备编码的所有文件建立关联，实现一次输人、多次共享，为用户提供一键式图形化文档知识服氛
参考文献
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