广东省广州市增城区国家档案馆 广东.广州 511300
摘要：随着我国科技实力的不断提升，信息化在各个行业应用不断普及。我国档案馆管理模式由传统不断升级转变模式。信息化在档案管理工作中的应用，改变了传统的低效率、想利用时却无法找到或找到时已无可利用的价值等现象，有效提高了档案管理工作效率及利用价值，促进社会经济的快速发展。
关键词：档案馆；信息化；优势；现状分析；影响
一、档案馆管理信息化建设的意义与优势
（一）意义
传统的档案管理工作无法实现高效利用，在操作过程中也出现了许多问题，造成了人力资源的浪费，满足不了新时期档案工作的要求。信息技术的不断发展丰富了档案管理手段的内涵。通过计算机网络技术的应用，档案馆在进行档案管理利用时节省了大量人力物力，达到了方便高效档案管理的目的。目前，人们对信息的需求越来越大，对质量的要求也越来越高。人们不仅需要保留原始的档案信息，还需要根据目的对综合信息进行处理。然而，传统的档案查询方式单一，查找和使用非常不便，不能提供全面的档案信息。如果要使用全面的信息，则需要进一步手动处理。信息技术的不断发展可以解决这些实际问题。我们可以根据要求，对整理后的资料进行整理和整理，以期获得较为全面的资料。
（二）信息化应用的优势
①信息化技术在档案建立与保存方面的优势。传统的档案管理工作是以纸质档案为载体记录信息。采用手写材料的方式，在整理档案的过程中，要依靠人力资源。行政机关档案涉及面广、内容复杂，档案的收集、整理、分类、归档和保存难度大。稍有不慎，就可能造成重要档案的损毁和丢失。将信息技术应用于档案的建立和保存，可以实现档案的快速收集、传递和归档，减少档案收集、整理中各种工作疏忽的发生，借助于系统内部的内联网流程，规范化、规范化文件格式。同时，依托信息技术，推进档案电子化管理，不仅可以实现档案的多媒体保存，而且可以有效克服档案室现实环境中的各种不利威胁，对提高档案长期保存水平具有积极意义；②信息化技术在档案存储方面的优势。在档案保管工作中，利用信息技术可以实现档案保管形式、保管内容的多样化，提高档案的整体保管水平。首先，借助信息技术，实现文件存储形式和内容的多样化，实现纸质档案和电子档案的多媒体存储，实现音、视频、音视频内容的多元化保存。从而达到使档案内容更加详细、生动；其次，在档案的存储容量方面，将信息技术引入档案管理，可以借助计算机强大的容量和网络空间，实现更多的资料电子化，避免了现实档案存在的面积紧、条件不达标等问题；最后，档案的安全性和完整性也能得到保证；③信息化技术在档案利用方面的优势。档案的有效利用是档案价值实现的直接形式。在传统的档案管理中，如果需要对档案进行清查和检索，通常需要在索引中进行批量筛选，然后再到档案馆相应的位置携带重资料。这种复杂的工作程序已经不能满足现代社会对信息获取的简化要求。信息技术在档案利用中的应用，使档案的检索和检索更加方便。通过计算机软件的检索功能，只需输入文件编号或关键字即可显示相关文件内容。检索到相应的电子版数据后，也可以直接打印和传输。该方法简单易行，有效提高档案利用的效率和质量，实现档案价值的深入挖掘。
二、我国信息化档案管理模式的发展现状
（一）档案馆管理员对信息化档案馆管理模式认识不到位
在我国传统的档案管理过程中，通常利用人力资源对各类档案信息进行整理和汇总。目前，我国档案管理人员仅处于工作过程中，对传统档案管理工作的认识和熟悉程度更高，档案管理人员偏向传统管理模式舒适度，对信息化管理的认知与接受新鲜事物方面相对薄弱。同时，由于传统观念的影响，在信息档案管理过程中存在一定程度的不支持和排斥。由于档案信息化管理过程中需要引进大量的计算机电子设备，要求相关专业专家传授多种解决问题的方法和管理方法的信息化档案管理模式。
在这个过程中，需要花费大量的人力和财力，在整个过程中，由于人们的认知与接受程度有限，不利于我国档案管理模式的全面发展。
（二）对档案馆管理人员信息化管理模式培训不到位
在传统的档案管理过程中，由于档案管理的复杂性，档案管理过程中往往会消耗大量的人力、财力资源，在一定程度上造成了人力资源的浪费。因此，在当今我国的档案管理过程中，通常采用较为先进的管理模式，而信息化管理模式的运用将在一定程度上分担档案管理员繁重的工作任务。虽然档案管理方法不断创新和发展，但在管理人员的方法上却没有得到培养和发展。档案管理人员利用互联网和现代信息技术处理档案日常管理的能力不足，传统的工作方式不能熟练掌握计算机。因此，在我国档案信息管理过程中，推进档案管理人员的日常管理培训仍然是一个不容忽视的重要环节。
三、运用信息化对档案馆管理模式的影响
随着现代信息管理模式的采用，在一定程度上有利于人们生活效率的提高和发展，给人们的日常工作和生活带来极大的便利。传统档案管理模式的升级转变，已已成为我国发展和改革的一个重要方面。
（一）有利于推动档案馆传统管理模式的升级转型
当前，现代科技产品已经越来越普及到每个人的生活和工作过程中。在传统的档案管理模式中，得益于互联网信息技术的应用，这在一定程度上有利于推动我国档案管理改革工作的完成。同时，在传统的档案管理模式中，人力资源主要用于一定的管理和开发，在一定程度上不利于促进档案管理的安全保密。随着现代信息技术的应用，在档案管理过程中，对各种档案信息进行了处理和分析，节省了大量的人力和财力成本。例如，在传统的档案管理过程中，相关查询人员通常需要携带相关证件进行查询，而档案管理人员在查询过程中工作量大、工作效率慢。如今，信息管理模式越来越流行。在档案信息的查询过程中，档案人员只能在计算机上完成一系列简单的操作，这使得我国档案管理模式在信息化进程中取得了发展和进步。
（二）对档案工作提出了新的要求
档案管理人员需要不断学习信息技术，不断将信息技术应用到日常档案管理中，提高工作效率，提高服务水平。只有与时俱进，顺应时代潮流，才能适应社会的需要，更好地服务社会。档案管理作为一项繁琐而艰巨的工作，传统的以纸质档案为基础的简单被动的档案管理已经不能适应现代社会的需要。档案管理人员必须推动档案管理信息化升级，走在时代前列，为社会提供更好的档案管理服务。信息技术的应用，让档案管理工作中，每一个文件的条码均可快速输入查找，大大提高了档案信息的利用率，为信息资源的综合利用提供了基础支持。
（三）有利于促进档案共享模式的实现
在传统档案管理模式的过程中，纸质资料的收集在一定程度上会增加档案信息收集和共享的难度，不利于档案工作的完成。因此，在我国档案管理的过程中，应采用信息化模式，使繁琐的档案管理工作在互联网模式下实现资源共享的可能性。
四、结束语
综上所述，信息化在档案管理过程中具有便捷、安全、快速等优势，对传统档案管理模式产生巨大影响。在应用信息化的同时，也应加强档案管理人员的档案知识、信息技术等培训工作，才能进一步促进档案信息化的改革进度。
参考文献：
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