基层水利站建立联合档案室的可行性研究--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

基层水利站建立联合档案室的可行性研究

发表时间：2021/5/24 来源：《基层建设》2021年第2期作者：褚春霞

[导读] 摘要：当前基层水利站分散、独立的档案管理模式已逐步不能适应水利事业快速发展的新形势的需要，本文通过对基层水利站档案管理现状模式存在的问题进行分析，提出了建立联合档案室的建议，并对其建立的重要性、必备条件等进行了可行性探讨和思考。

        张家港市水务局
        摘要：当前基层水利站分散、独立的档案管理模式已逐步不能适应水利事业快速发展的新形势的需要，本文通过对基层水利站档案管理现状模式存在的问题进行分析，提出了建立联合档案室的建议，并对其建立的重要性、必备条件等进行了可行性探讨和思考。
        关键词：联合档案室；水利档案；可行性研究
        乡镇水利站作为水利部门最基层的一线工作单位，在日常的农村水利建设、水利管理、防汛防旱管理等工作中，形成了大量的档案资料，是近年来水利事业发展的历史记录和真实反应。加强基层水利档案建设既是水利工作的内容之一，如何做好基层水利档案、更好地为水利事业服务也是档案工作的难点、热点问题。在当前水利事业快速发展的新形势下，水利站各自建立档案室进行独立、分散管理的模式正逐步显露出其弊端，逐渐不能适应发展需要。因此，要求我们必须摆脱传统的思维方式，转变观念，积极创新，探索出一条适应时代发展需要和符合更高要求的基层水利档案管理模式。本文结合张家港市水务系统基层水利站档案管理实情和现状进行分析研究，展望未来发展趋势，笔者认为可以通过建立基层水利站联合档案室的方法，实行“联合管、共同管”的模式，来规避分散管理的众多弊端，是非常有必要，而且具有很大的可操作性。
        一、张家港基层水利站档案管理现状模式
        张家港市水务局作为张家港市主管水行政的职能部门，其下属有9个（杨舍、金港、锦丰、乐余、塘桥、凤凰、大新、南丰、现代农业示范园区）乡镇基层水利站，其工作职能基本相同，主要负责：宣传贯彻有关水利法律法规及方针政策；参与编制并组织实施本区镇水利规划、河道和村庄河塘疏浚整治规划；协助区镇政府组织防汛防旱工作；指导水利设施的日常管理与维护；承担水资源管理与保护、水土保持及治理；组织水利科技推广运用；完成市水行政主管部门和区镇政府交办的其他水利工作。目前，这9个水利站办公场所分布于各乡镇，各自建立了独立的档案室，拥有专门的档案库房，且安排办公室人员兼职负责档案收集、管理工作，独立进行管理，各水利站档案室相互之间没有关联性。
        二、目前基层水利站档案管理模式存在的弊端
        一是起步较晚，重视不够。基层水利站的建档工作起步比较晚，最初仅有会计档案一项，包括会计凭证、会计报表等，其他类别档案材料寥寥无几。2006年，张家港市水利部门逐渐认识到档案工作的重要性，开始在全市水利系统狠抓和推广档案室星级创建工作，自此基层水利站档案工作才慢慢步入正常建立和规范化管理的轨道。鉴于各水利站之间经济水平、人员配备、场地面积、领导重视程度不一等各方面的因素影响，目前，部分水利站仍仅注重水利业务建设，缺乏对做好基层水利档案工作重要意义的认识，对档案工作过问较少，认为档案工作做与不做、做好做坏无关紧要，导致水利站档案室之间管理水平参与不齐。
        二是人员配备不足，素质不高。基层水利站人员配备比较薄弱，人数最多的水利站也不超过20人（含编外后勤人员等），但基层水利工作任务繁重，不可能配备专业的档案人员，现有基层水利站档案人员均由办公室人员或会计兼任，有的甚至身兼数职，根本无暇顾及档案，从事档案工作的时间得不到保证；同时，因为不是档案专业毕业，缺乏专业的档案知识和技能，档案工作标准达不到要求，不能有效确保档案工作的顺利开展。
        三是档案质量较差，资料重复归档率高。水利站档案质量不高主要表现在档案内容单一、门类不全，一般只有财务档案和少量文书档案，文书档案大部分也是上级来文，对单位自身在水政水资源、河道管理、防汛防旱、精神文明建设等工作方面产生的资料收集不全，照片、实物、光盘电子档案等门类基本没有。各水利站档案分开、独立保管，经常会导致同一资料被多次重复保管，如上级下发的文件每个水利站都会存档，各乡镇实施的河道疏浚、拆坝建桥等工程资料也会一式多份存档在水务局、镇政府、水利站，这大大增加了基层档案工作量。再加上对资料缺乏科学、系统、规范的整理，导致归档的案卷质量较差，材料不够规范，在实际工作中无法满足利用的需要。
        四是信息化程度不够，开发利用不高。随着信息化时代的到来，建立数字化档案室是大势所趋，且可以有效地提高查询和利用的效率。但目前张家港水务系统包括局机关在内都没有创建成为数字档案室，现有的档案仅对其永久性文书档案和一部分30年保管期限的文书档案进行了全文扫描，极大地影响了档案的利用。而且，有的水利站档案室检索工具不健全，仍处于“重藏轻用”的被动、单一封闭式状态，导致档案作用无从体现。
        从上分析可见，水利站档案工作现状不尽如人意，存在较多问题，因此，在水务事业快速发展的新阶段，建立联合档案室是顺应客观发展需要的。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

        三、建立水利站联合档案室的必要性和重要性
        笔者认为的联合档案室是由主管部门提供专门的库房建立的大型综合性档案室，并指定专门的专职档案员统一负责管理，下属单位按标准要求实行档案移交。
        1、建立联合档案室是水务事业发展的必然趋势。随着水务事业的快速发展，水利与经济的关系越来越密不可分，利用水利档案为水利事业甚至是农村经济的发展服务越来越迫切。而在当前的情况下，水利站自行、分散管理的档案并不能确保所有的档案资料都能够收集齐全和完整，且具有不可避免的弊端存在。因此，建立水利站联合档案室能够从更高一级的水平和目标出发，有利于基层水利档案工作的开展。
        2、建立联合档案室是单位和档案工作自身发展的需要。档案整理是日常工作中一项不可缺少的基础性工作。随着水利改革的推进，水利水务内涵不断延伸，水利工作越来越细、标准越来越高，近年来已新增了黑臭河道整治、河长制、水价改革、水土保持等内容，形成了大量资料，对于档案的收集、管理和利用越来越繁重，仅靠兼职档案员和传统的管理方式已不能满足要求，亟待有专业的档案员进行指导和监督。现有的水利站档案管理水平参差不齐，缺乏提升空间，联合档案室的建立将有效地改善这种局面，有利于档案工作水平的整体提高。
        3、建立联合档案室可以有效地节约资源，降低重复归档率。虽然现在每个水利站都有独立的档案库房，水利站档案工作也取得了一些成绩，但仍然存在不少问题，比如有的水利站档案库房面积有限，保管条件不到位，独立的档案库房也占用了大量办公场所。联合档案室的建立可以将现有的档案资料进行集中、统一的保存与管理，可以有效地节约场地资源，且可以有效地减少重复归档资料，降低重复归档率。
        四、建立联合档案室的必备条件
        1、领导重视和支持是关键。联合档案室是区别于以往的档案模式，其能否建立还涉及到解决库房、设施、人员、经费等许多实际问题，这些仅靠水利站是不可能办到的，关键要得到单位领导的支持与认可，并积极对上争取。同时，各水利站领导也要高度重视，积极参与配合，上下同心协力才能使各类问题得到顺利解决。
        2、切实解决好档案库房、人员等客观问题。联合档案室库房、人员等实际问题如何解决？笔者设想，可以对现有档案库房进行调整优化，或者在新建水利设施时提前规划档案库房，确保有足够的面积容纳水利档案，在硬件上给予保障；专门招聘1-2名档案专业人员从事专职档案工作，全面负责联合档案室，各水利站配备兼职档案员，协助做好相关工作。专职档案员要牵头负责组织系统档案业务培训和技术指导，逐步形成以市局机关为中心、各水利站全面配合的档案管理网络。
        3、建立统一的档案制度和归档标准。建立联合档案室后，应制定统一的档案规章制度和接收移交标准，重点是整理归档范围、标准和要求。鉴于水利站工作职责基本相同的特性，档案分类可划分为文书档案、工程档案、会计档案、照片档案、电子档案、实物档案等门类；再按照不同的乡镇区域分9个类别。在档案整理过程中按照统一的标准要求进行整理归档，按年度进行移交联合档案室。
        五、联合档案室的管理
        档案管理的目的是利用。联合档案室的首要服务对象是分布在各区镇的水利站，因此，联合档案室的管理应力求做到规范化、信息化。
        1、将档案工作纳入水利站绩效考核内容。联合档案室的档案工作涉及到各水利站，为了确保能够共同做好联合档案室档案管理工作，必须要将档案工作纳入到对水利站的年度绩效考核内容中来进行约束，不断提高各级领导和各级档案员的重视程度。
        2、严格按规范要求进行档案移交和接收。档案收集是否齐全、完整，将影响到档案移交后各项业务工作的开展，尤其是档案的开发和利用。因此，各水利站在平时要注意各门类资料的收集，确保资料的齐全、完整；在整理归档时必须要严格按照联合档案室的归档要求进行归档，确保今后档案的统一、美观、清晰。联合档案室则要有计划、有步骤地组织开展档案接收工作，并严格按规范要求进行逐件审查，对于不符合要求的档案不予接收，及时退回重新整理，保证所接收档案的质量。
        3、加强组织档案人员业务知识培训。档案整理的质量将影响档案利用的成效。为了提高归档质量和标准，联合档案室应不定期组织开展各类档案学习交流活动，定期组织兼职档案员参加业务培训，邀请档案部门加强实地技术指导，不断提高档案人员整体水平。
        4、深化档案信息化建设提高档案利用率。联合档案室的服务对象遍布各区镇，因此，如何更好地为其服务，首要的就是抓好档案信息化建设，开展数字化档案室创建，对所有库存档案全文数字化扫描。同时，在现有档案软件网络版基础上，为各水利站分设查询端口，设置管理权限，既可进行移交档案资料录入，也可方便档案远程化查询。
        档案管理是单位日常基础性工作中最为重要的一项，全体档案人员应及时转变观念，认真做好档案的收集整理和开发利用，更好地为职能工作开展提供服务和支撑。