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创新城建档案管理模式初探

发表时间：2021/5/24 来源：《基层建设》2021年第2期作者：张瑾

[导读] 摘要：城建档案是维护历史真实面貌的重要资料。城建档案工作深深植根于社会生活，与社会发展同步，并随着城市文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。

        济南市城建档案馆山东省济南市 250014
        摘要：城建档案是维护历史真实面貌的重要资料。城建档案工作深深植根于社会生活，与社会发展同步，并随着城市文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。城建档案数字化建设是新时期城建档案工作向现代化迈进的必由之路，是城建档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。城建档案数字化的目的是以城建档案为基础，按照统一的标准与规范，形成城建档案数字资源库集群，并通过高速网络及数据互操作技术将这些数字资源库集群连接起来，建立城建档案的数字信息库与交换中心，实现数据共享。城建档案的数字化建设需充分体现其特点，将城建档案的数字化工作纳入政府信息化建设总体规划，成为政府信息系统的一个重要组成部分，更好地为城市建设与发展服务。
        关键词：创新；城建档案；管理；模式
        引言
        众所周知，城建档案主要是指建设单位、施工单位等主要工程建设施工部门在工程建设中，用镜头真实、客观地反映施工场面的声画资料。它不仅能图文并茂、动静结合，如实地反映当时的历史环境，还能使文字档案的内容更为真实、完整、直观。
        1城建档案工作面临的主要挑战
        一是认识不到位，缺乏主动作为的积极性。新技术广泛应用对经济社会产生的深刻影响，正在倒逼政府积极主动作为，加强制度规则设计，推动政府治理理念、工具、手段等方面全方位变革，提高利用、驾驭新技术手段的能力，更有效地进行行政管理。同理，也正是政府的“放管服”措施和《优化营商环境条例》的实施，倒逼城建档案管理必须加快新技术的运用和管理模式的创新。认识不到位不仅是城建档案人，还包括相关管理部门的管理者，甚至有的认为城建档案事业与民生关系不大，没有纳入优先发展和新技术运用的对象。二是人才严重不足。长期以来，城建档案事业在人才培养和储备方面一直存在短板，一方面“半路出家”的从业者较多且专业不对口，另一方面年龄结构不合理，老化问题突出，再者知识更新慢，掌握新技术能力缺乏。近年来随着计算机技术的运用，尽管逐步重视计算机人才的招揽和培养，但仍然缺乏掌握现代新技术的复合型人才。计算机系统运用管理维护等工作难以独立完成，大量依赖于外包和专业公司。三是建设资金缺乏。城建档案馆大都是财政全额供养单位，没有创收收入。现代化、信息化建设需要财政不断投入，然而财政预算紧缩是各地的普遍现象，因此依靠财政支持开展深度和大规模的技术革新在很多地方是不现实的，这也是困扰城建档案事业发展的重要因素。
        2城建档案管理策略
        2.1完善大数据技术应用标准
        对城建档案管理而言，现代信息管理系统的建设不仅能够将分散的档案资源集中起来，同时也能够促进档案数据结构的优化，所以在推进大数据技术的应用过程中，必须要设置统一标准，确保相关操作和管理有据可依，防止出现盲目管理的问题。其一，城建档案管理应当根据核心业务，明确档案信息资源的重要价值，将大数据技术应用于城建核心业务中去，据此进行标准设计，完善城建信息档案的收集、整理、移交等标准规范，在实际管理工作中贯彻落实。其二，针对档案资源共享问题建立独立的标准体系，借助于数据挖掘等技术手段，促进城建档案信息资源的优化转化，不断提升城建档案信息的开放性和流通性。比如规定在某种需求下能够将区域城建档案资源向其他区域传送，或结合上级相关部门使用需求适当开放档案利用权限，逐渐拓展信息操作管理范围。城建档案信息管理系统在建立过程中要强调自身的安全性与稳定性，同时要在限制不规范操作的前提下充分发挥档案管理功能，相关管理人员应当在完善相关标准的基础上，逐步优化城建档案服务水平，充分发挥出档案资源的价值和作用。
        2.2提高对档案数字化重要性的认识
        我国档案数字化建设起步较晚，但发展非常快。

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尤其是网络技术的快速发展，传统的纸制档案存储空间大，查阅不便，并且维护成本高，难以适应信息化时代的飞速发展。因此，政府要积极引导城建档案的数字化建设，树立信息化意识，在开展工作时要统筹规划，需求牵引，科技创新，滚动发展。
        2.3城建档案利用服务理念的创新
        创新是时代的要求，而理念创新是各方面创新的基础，只有思想观念创新，才能谈得上管理和服务创新。如今正面对的是一个以信息、网络和知识为基础的全新时代，档案的收集、保管与利用正在转变为信息的资源整合和发展。城建档案工作要适应新时代的要求，就应当有创新的意识和思想。随着市场经济的发展和城市建设高潮的到来，社会各界对档案需求在内容上越来越广，在利用频率上越来越快，在服务方式上越来越活。档案工作必须要有创新的意识和思想，不断改进服务方法，更新服务手段，提高服务水平，提升服务功能，最大限度地满足社会各界对档案利用的要求。
        2.4全面加大档案管理队伍培训教育力度
        档案管理队伍作为城建档案数字化建设的直接参与人员，档案管理队伍综合素质直接关系到城建档案数字化建设成果。在城建档案数字化建设不断推进的进程中，对人才专业能力的要求越来越高，不仅仅需要具备城建档案管理方面的专业知识，同时还要具备良好的信息素养，熟知智慧城市建设与城建档案数字化建设的要求。对于城建档案管理部门来说，应当积极加强现有档案管理人员的培训教育工作，针对档案管理队伍进行深入分析，了解当前各个人才的知识结构、专业能力、信息素养，引入多元化的培训教育途径，包括线上培训、高校委培、专家讲座等。而且，培训教育内容不仅需涉及城建档案管理专业知识、城建档案数字化管理知识，还要围绕智慧城市建设动态开展有关知识的培训教育，不断提高现有队伍的能力。除此之外，为进一步调动档案管理队伍的能动性，还要建立健全城建档案管理队伍选拔机制，综合参考城建档案管理部门实际情况、岗位需求，建立健全考评机制、晋升机制，为档案管理队伍提供一个公平、公开、公正的发展平台。
        2.5加强城建档案宣传
        应重视和加强城建档案宣传工作，主要是加强对城建档案的作用和利用价值的宣传。一直以来，城建档案的服务对象主要是城市规划和相关建筑单位，一般个人知之甚少，导致城建档案服务面窄、利用效率不高。因此，要加强城建档案宣传工作。可以通过报刊、网站、微信公众号等媒体发布与城建档案相关的工作内容和工作动态，提高城建档案及档案管理部门的知名度。应加强档案编研工作，利用城建档案现有资源，结合地方建设发展特色，汇编特色城建档案文化产品。应利用新媒体网络，结合抖音、微信等众新锐传媒手段，做好城建档案编研成果的宣传推广工作，推陈出新，让广大人民群众更加深入地了解城市重大工程的历史贡献与深远意义。
        结束语
        新形势对城建档案工作提出了更高的要求，要适应新形势，顺应时代发展潮流，城建档案管理应根据新时代的要求，结合城市建设发展的现实需要，有针对性地完善和创新，不仅要大力发展电子档案的利用，不断完善城建档案管理系统，还要加强宣传力度，增强社会档案意识，改进管理手段，提高档案管理人员素质，提升城建档案利用服务水平，转变城建档案管理创新理念，这样才能使城建档案更好地为城市建设和发展服务。
        参考文献
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        [4]石萍.浅析城建档案监督与管理[J].办公室业务,2018(05):91.
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