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摘要：档案的数字化管理指的是借助数字化和网络化的管理模式对档案资料进行管理。境外档案管理面临着特殊政治环境下产生的安全隐患，复杂法律环境下产生的法律风险，多元文化环境下产生的管理冲突。在这种情况下，对境外档案管理实施数字化管理具有十分重要的意义。本文重点分析了大数据背景下境外档案的数字化管理策略进行了详细的分析，以供参考。
关键词：大数据，境外档案，数字化管理，策略
传统的境外档案资料主要以纸质文档的形式存储在档案室中，不仅境外档案资料的检索会花费较长的时间，境外档案资料的存储也占用了较大的空间，且不利于境外档案资料维护工作的有效开展。在大数据时代下，计算机信息技术的快速发展，使得境外档案的数字化管理成为必然的发展趋势。与传统的档案管理模式相比，数字化管理模式的应用在高效、准确方面有着绝对的优势。但是，境外档案的数字化管理还存在着一些问题。只有对这些问题进行详细的分析，并提出针对性的解决措施，才能够从整体上提升境外档案的数字化管理质量。
一、大数据背景下境外档案的数字化管理的特点与意义
（一）境外档案的数字化管理特点
在大数据背景下，境外档案的数字化管理表现出了以下四大特点。第一，储存空间小，储藏信息量大。因为数字存储技术的应用使得文字档案、图片档案和声像档案等都可以转换为能够被计算机识别的数据，进而直接通过电子设备进行档案资料的存储。第二，自动化水平高。数字化管理模式可以让所有的数据分门别类的储存到信息系统中，省略了人工鉴别这一环节。工作人员只需要做好档案信息资料的搜集、分析以及开放等工作，就可以为境外档案信息资源的完整性提供保障。第三，档案资料查询速度快。因为管理者只需要在操作系统中输入关键字，就可以快速找出所需的档案信息。第四，互联网技术的应用还实现了信息资源的共享，所以企业与企业之间的交流也使得境外档案资料的内容日趋于丰富[1]。
（二）境外档案的数字化管理意义
在大数据背景下，做好境外档案的数字化管理工作，有着非常重要的意义。首先，境外档案的数字化管理，可以明显提升境外档案的管理效率，为各项工作的顺利完成提供保证。尤其是计算机等高科技设备的应用，不仅可以大幅度减轻境外档案管理工作者的工作压力，让他们从繁重的工作中解脱出来，还可以保证境外档案管理工作的全面性，为中国企业内部各项业务的开展提供有力的支持，保证各种信息数据传递的畅通性与高效性。其次，计算机等办公设备的应用为境外档案管理者开展相关工作提供了便利，管理人员可以直接通过计算机来进行境外档案信息的传递和交换。与此同时，境外档案资料的检索、储存以及管理也更加方便、快捷。最后，计算机等科学技术的应用与普及，不仅提升了已有境外档案资料的开发利用率，还使得大量的信息结构文档都得到了妥善的储备，档案管理者的工作效率明显提升[2]。
二、大数据背景下境外档案数字化管理中存在的问题
在大数据背景下，境外档案的数字化管理主要存在着以下两方面的问题。首先，境外档案的数字化建设标准与规范不够统一，企业过于重视高档计算机系统以及先进通信设备的引进，而没有对境外档案信息的规范化建设引起重视。这样一来，虽然企业投入了巨大的成本进行境外档案的数字化建设，但是境外档案的数字化服务功能却没有充分的体现出来。其次，境外档案的数字化建设支持力度欠缺。无论是技术，还是组织，国家与政府部门的支持力度都有所欠缺，境外档案的数字化建设在技术层面与管理层面的标准始终没有确定出来。另外，针对境外档案数字化管理所开发出来的计算机软件的使用性能偏低，难以满足境外档案数字化建设对于硬件设备的要求。
三、大数据背景下境外档案的数字化管理策略
（一）加强信息管理系统的建设
在大数据背景下，境外档案的数字化建设并不是一件轻松的事情，涉及到的方面非常多，稍有不慎，就会有所疏漏。所以，要想加强境外档案的数字化建设，就必须要对信息管理系统的建设予以高度的重视。首先，积极邀请行业专家，结合企业的境外档案管理需求制定出针对性的信息管理系统建设计划。其次，在建设信息管理系统的时候，需要提升硬件操作标准，加强网络安全管理，确保进我档案的数字化管理符合行业标准[3]。
（二）对现有的境外档案数字化管理制度进行优化和完善
与传统的境外档案管理模式相比，数字化管理有着较大的区别，所以只有结合实际情况构建出一套全新的境外档案数字化管理规章制度，才能够从制度层面保证境外档案管理的有序性与高效性。一般情况下，规范标准的数字化档案管理制度应当包含以下几方面：第一档案工作制度、第二档案信息管理规范、第三档案信息安全保密制度、第四机房管理制度等。需要注意的是，在境外档案的数字化管理过程中，还必须要对安全问题引起足够的重视。因为数字化管理模式下的境外档案信息均是以数据的形式存储在数据库中，所以一旦出现安全问题，大量的数据将会受到损坏。所以，在进行境外档案的数字化管理过程中，还需要提升档案管理者的安全防范意识和安全管理能力。
（三）注重相关资源的充分利用
首先，注意资源的完整性与准确性。例如，在进行境外档案的数字化建设之前，需要借助人力劳动来进行档案资源的扫描、入库以及整理。在这一过程中，难免会因为工作疏忽而出现资源遗漏问题。需要加强人员管理，避免其出现过失性错误。其次，加强软件设施和硬件设施的统一配置。尤其是软件资源的配置，直接影响着境外档案资源入库之后各项工作的有序开展。只有保证软件设施的统一性与完备性，才能够提高各种信息资源的利用率。最后，社会发展节奏的加快，对于境外档案的数字化管理工作的更新速度也提出了更高的要求。在这种情况下，企业还需要进一步加大人力、物力以及技术的投入，为境外档案的数字化建设提供保证。
（四）加大档案数字化管理人才的培养
在大数据背景下，档案数字化管理人才的综合素质，直接决定着境外档案的数字化管理质量。加强档案数字化管理人才的培训教育，具有十分重要的意义。首先，要对企业内部现有的境外档案管理人员进行系统的培训，使其系统的掌握境外档案的数字化管理理论知识和实操技能。与此同时，还要为现有境外档案管理人员的权益提供保证，通过有效的激励方式激发管理人员的工作积极性。其次，加强相关技术人才的引进。无论是境外档案的数字化管理系统的开发与建设，还是相关软件与硬件设施的维护，都离不开高素质专业人才的操作。所以，企业还需要积极引进软件开发与管理等方面的技术人才，使境外档案数字化管理中面临的各种技术问题得到有效的解决[4]。
四、结语
综上所述，大数据背景下，境外档案的数字化管理对于中国企业的发展以及社会经济的进步具有十分重要的意义。要想有效解决境外档案数字化管理中存在的各种问题，提升境外档案的数字化管理水平，就必须要加强信息管理系统的建设、对现有的境外档案数字化管理制度进行优化和完善、注重相关资源的充分利用、加大档案数字化管理人才的培养。
参考文献：
[1]田雯.大数据时代背景下科技档案管理和数字化建设研究[J].城建档案，2020（08）：19-21.
[2]杨帆.境外建设项目档案管理实践与启示[J].浙江档案，2020（07）：52-53.
[3]张春燕.基于大数据背景下户籍档案数字化管理分析[J].产业科技创新，2019，1（16）：97-98.
[4]刘月艳.推动境外档案中心建设促进海外优先发展——以中国交建境外档案中心建设为例[J].现代国企研究，2019（08）：150-151.