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如何做好企业档案管理工作徐小楠

发表时间：2021/5/25 来源：《基层建设》2021年第2期作者：徐小楠王文

[导读] 摘要：近年来，随着我国现代化建设的飞速发展，各行业和企业在市场竞争以及人才竞争的战略布署当中，对于整体企业化运营的理念和思路更加立体完善。在各个技术环节的提升方面也更加追求科技化、信息化和现代化理念的应用。

        山东凯创智慧城市设施有限公司山东省淄博市 255400
        摘要：近年来，随着我国现代化建设的飞速发展，各行业和企业在市场竞争以及人才竞争的战略布署当中，对于整体企业化运营的理念和思路更加立体完善。在各个技术环节的提升方面也更加追求科技化、信息化和现代化理念的应用。在企业档案管理体系当中，如何发挥档案资源的重要性，就需要企业管理人员能够了解信息技术在其中应用方式和应用理念。
        关键词：做好；企业档案；管理工作
        引言
        信息资源的开发和利用是档案管理工作最根本的目的，是发挥档案所具有的信息价值的主要途径。当前，企业要想获得更好的发展，就一定要明确自身的发展方向和发展要求，找出存在的问题并进行改进。而这一切的实现都与档案资料的开发利用有着密切的联系。尤其是在当前技术不断发展的时代背景下，企业对于档案信息资源的发掘深度和广度较过去有大大提高，能够更好地发挥其信息价值，这就使得相关工作在企业发展中的地位进一步提高，例如各种专业化档案管理软件、大数据分析技术、网络平台的建设既增强了企业档案管理的效率，同时也大大增强了档案的利用、共享水平。
        1信息技术在企业档案管理中的重要性
        1.1信息技术能够使档案管理更加系统化
        和传统的档案管理工作不同，信息化技术的应用不仅能够有效增加档案数据储存量，同时也能优化电子档案的私密性和可靠性。尤其是对比传统的纸质档案而言，信息化档案管理能够有效减少档案储存的实际环境，并且让档案资源的调取更加便捷快速。可以说当前一套功能齐全的信息化处理系统，加载到档案资源管理工作上不仅可以实现档案内容的数字化转化，同时也能在档案资源内容管理、调取、分析等多个环节，实现信息化处理功能。对于部分企业的实际需求还可以添加和财务系统、管理系统、生产系统等连接的集成化信息技术，通过档案的形式处理，结合公司的规章制度、生产能力、财务状况、完整地给出企业领导人一个明确的参考方案和可执行计划。这样既方便工作人员对档案数据进行统一出口管理，同时也能帮助企业领导更好地规划企业未来的发展方向，让档案资源管理系统化的优势得到充分发挥。
        1.2充分实现企业精细化管理目标
        现代化企业在日常运营和管理的过程中更加重视现代化、系统化、科技化、信息化和精细化的管理理念。总的来讲就是结合企业自身内部信息，结合行业和市场发展的外部环境，充分利用企业现有资源，从各个角度和方向优化管理体制，丰富管理内容，落实管理策略。而精细化管理理念想要得到良好发展，最重要的因素就是让各方资源充分发挥自身优势，这其中就包含了企业档案资源管理。从某种角度来讲，企业档案的日常管理工作可大可小，对于部分企业而言，自身的档案管理工作就只是一种简单的信息载体，只有需要用到相关答案时才拿出来作为一种可以利用的信息内容。而对于部分具有前瞻性和发展眼光的企业而言，如何有效利用档案资源，充分发挥档案管理信息化技术的价值，已经成为企业自身精细化管理发展过程中最为重要的环节。将各类档案资源以数据的形式进行录入和保存，并在需要时通过不同目录的检索进行查询，为企业的发展和战略提供可靠的参考，这种模式就是将企业档案资源从基础的服务目的转变为具有价值的战略参考，这种转变不仅是理念和功能上的变化，同样也是实现企业管理精细化的重要措施。尤其是对于很多新兴行业而言，需要更多地接触互联网，接触其他同类别企业的发展趋势，接触快速变动的市场环境都需要大量的相关信息支持，而企业档案资源的运用也成了精细化管理、信息化技术应用的主要阵地。
        2企业档案信息资源开发利用的现状及存在的问题
        一是随着知识的爆炸性增长，企业海量档案信息会造成工作量无限地扩大。二是开发利用的技术依附性高，档案信息资源从收集、加工处理到传输交换，都离不开电脑、网络，需要有一定的技术储备。三是利用者需求多样且要求较高。

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近年来，随着社会环境的发展变化，人们的信息需求空前活跃，档案利用需求呈现出许多新的特点，对档案信息资源利用成品也提出了更高的要求。当前，企业档案资源开发中存在的问题有：档案资源开发意识薄弱、档案工作机制不完善、档案资源不丰富、档案质量较差、档案工作人员水平不高等，给档案信息资源价值的有效开发利用带来了阻碍。针对这些难题，笔者认为，对档案利用反馈信息的收集是一个较好的解决途径。
        3国有企业档案管理的创新策略
        3.1建立创新档案管理理念
        在社会发展的新的时期，为确保国有企业在档案管理工作中的创新性水平，国有企业档案管理工作首先需要改变档案旧观念，确立改革、开放、整合、融合的档案发展新理念。第一，要提高管理人员和普通员工对档案管理的重视程度，重视档案资源建设工作，树立“大档案”观念，科学整合档案信息资源。第二，要转变以往的“重视收藏、忽视使用”的观念，档案管理工作不仅需要注重档案资料的收纳整理工作，还要重视档案资源开发工作，找准档案工作服务公司发展的切入点、结合点，将档案资料提供给生产部门与其他部门，全面提升档案资料的利用率，确保企业各方面工作的有效实施。第三，档案管理人员应当树立创新性管理理念，在实际工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，应当多思考怎样能够对档案管理方法、思路与措施进行创新，争取突破企业原有的档案管理内容和体制，全面增强企业档案管理创新效果。
        3.2健全档案管理相关制度
        要想确保国有企业档案管理工作的有效开展，就需要系统分析总结经验，根据时代发展的要求来不断创新，建立档案工作责任制，依法制定切合实际需求的档案管理制度。首先，档案管理制度的内容应当充实完善，要覆盖档案管理的基础工作和开发利用工作，制度种类可以根据需要分为具体的管理规定、实施办法和细则等。其次，档案管理制度的制定应当符合实际，要总结以往的档案管理经验，要征求各相关单位和部门意见，切忌闭门造车，从而提高档案管理制度落实的可执行性和可操作性。最后，档案管理制度的修订要与时俱进，要符合国家相关法律及政策的新要求，要适应企业新发展需求。只有这样，国有企业档案管理工作在现代化信息社会的大背景下，才能够实现更加优化的管理模式，将档案管理工作的价值最大化发挥出来。
        3.3构建创新档案管理模式
        科学合理的档案管理模式是档案管理发展的关键。档案工作要创新，一是档案管理流程要创新，由事后搜集材料变为事前介入、事中参与；二是档案管理部门角色定位要创新，要从“仓库管理员”变成“文化传播者”，协同其他业务部门积极开展宣传教育工作，坚定企业文化自信。
        结语
        综上所述，档案管理在企业现代化运营过程中所发挥的作用是多个维度的。不仅能够实现对企业成长和发展的相关信息记录，同时还能够结合云计算、大数据等技术匹配不同的信息处理软件，来优化对档案资源的管理和开发，让企业档案管理工作成为更有价值的信息提供者。通过对企业以往发展经历的总结，给出更加行之有效的参考和建议，想要实现这一目标，就需要企业管理者能够充分重视信息化技术在企业档案管理中的应用，找到适合自身企业发展的档案资源运用模式，加强企业档案资源体系的收集、开发和运营模式，为企业未来的发展保驾护航，提高市场竞争力。
        参考文献
        [1]李竹.信息技术对企业档案资源利用的影响分析[J].卷宗,2018（22）.
        [2]王茹.浅谈企业档案信息资源的利用价值[J].办公室业务,2020（06）.
        [3]郝春媛.深化企业档案信息资源开发与利用工作的策略[J].水电与新能源,2020（04）.
        [4]王珺.企业档案信息资源的开发和利用探究[J].信息记录材料,2020（01）.