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城建档案管理数字化建设问题探索

发表时间：2021/5/25 来源：《基层建设》2021年第2期作者：王诚

[导读] 摘要：由于科学技术的进步让大数据信息化时代呈现了喷涌式的发展状况，这种情形对于城建档案工作来说既有好处也有坏处。

        济南市城建档案馆山东省济南市 250014
        摘要：由于科学技术的进步让大数据信息化时代呈现了喷涌式的发展状况，这种情形对于城建档案工作来说既有好处也有坏处。在大数据信息化的环境下，一方面，城建档案相关的信息和数据的获取更加方便快捷，也更加准确全面；但在另一方面，这在一定程度上颠覆了之前的传统工作模式，这对于相关工作人员来说无疑是一个巨大的挑战。
        关键词：城建档案；信息化建设;问题探索
        引言
        随着城市建设进程的深化，城建档案馆的档案管理工作逐渐引起了人们的重视。目前，各地城建档案馆的信息化建设工作均取得了一定的成果，但同时也产生了不同程度的问题。这些问题的存在不利于城建档案馆信息化建设工作的深入。因此，分析城建档案馆的信息化建设路径具有一定的必要性。
        1城建档案馆开展信息化建设的意义
        城建档案馆开展信息化建设工作的意义主要体现为：第一，适应城市建设发展带来的大量档案。伴随着经济的发展，城市建设进程逐渐加快，在此期间产生的大量档案为城建档案馆的档案管理工作带来了一定的压力。信息化建设工作的开展，可迅速提升城建档案馆的档案管理效率、质量，提高档案管理工作与档案数量变化、速度变化的适应性。第二，保障城建档案信息的储存安全。城建档案馆的基本功能为：永久保存本城市的重要城建档案。开展信息化建设工作后，基于数据信息形式储存的城建档案安全性可得到良好保障。
        2城建档案管理数字化建设问题
        2.1档案管理方法单一，信息技术利用有限
        目前，我国各地城建档案馆很多已经启动了信息化建设项目，其档案管理工作也基本实现了由传统管理模式向信息化、数字化管理模式的转化。但从城建档案馆当前的档案管理方法来看，管理人员所采用的档案管理方法较为单一。例如，某三线城市城建档案馆的档案管理人员主要利用信息技术针对城建档案进行快速分类，其信息技术的利用率相对较低，信息技术的价值并未得到充分发挥。
        2.2档案数字化过程中质量检查不全面
        无论是纸质档案转化为电子档案，还是从计算机上直接生成的电子文档，在进行统一管理时，都必须对这些档案进行严格的检查。如果检查工作不细致，就有可能导致档案数字化成果质量得不到保障。PEG图片漏扫，PDF原文漏页、目录漏著录、页数与实际原文不对应、目录与数字化原文挂接串位、图片不可读、PDF原文不可读、图片分辨率不够、图片漏裁边、图片倾斜度过大、图片不清晰、档案案件重复、案卷整卷漏扫、目录中错别字、文号有误、文号漏填、标题与原文内容不对应等。这些都是笔者以往在数字档案管理中遇到过的问题。由于检查中存在疏忽、大意，后期这些档案的利用价值将会大打折扣。
        2.3信息化下缺乏清晰，准确的认识
        目前，我国部分地区的城建档案工作还不能让自己的思想和意识跟得上时代的发展和要求，更没有清晰准确的认识到信息化背景下的社会环境应该对城建档案工作给予一定的重视，城建档案工作也应该进行适当的调整和改革。但是，从目前我国城建档案工作整体发展的现实情况来看，我国许多地区的城建档案相关部门对于当前信息化、数据化背景缺乏一个清晰、准确的认识，城建档案工作仍然集中在对于信息的基础收集、简单存储、机械记录以及数据的简单计算和基本核算中，而严重忽视了大数据信息化的时代背景以及周围的环境的影响。由于缺乏先进的工作理念，并且只是遵循传统的工作模式，这造成了许许多多的问题出现。
        3信息化条件下城建档案工作的对策建议分析
        3.1创新城建档案数据诚信互动服务
        住建部推行工程建设项目审批制度的改革，倒逼城建档案管理实现数字信息化转型升级。

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首先，工程建设项目审批制度要求“相关行政主管部门实施‘统一时间、集中组织、一次验收’”，就是政府各职能部门组织的政府性验收，是跨部门职能的整合，是大数据时代的信息化建设多元化的运用。其次，验收事项中“建设工程竣工档案验收”，对城建档案信息建设、服务模式等指出新方向。要求创新城建档案数据诚信互动服务模式，强化信息建设智慧、服务互动灵活，城建档案的知识、历史价值等价值共享和互补，推动城建档案数据资源跨区域、跨部门共享利用。扩展地下综合管线信息数据库，推动市政工程、城市规划等联合验收相关档案数据库的建设。
        3.2加强专业人才培训
        专业人才是最有价值的，因为一个具有超强专业能力和专业素养的人必定是一个香饽饽，这对于城建档案工作来说是必要争得的优势资源。在大数据下，城建档案工作不单单要具有信息处理和分析能力，更重要的如何正确掌握大数据去利用它进行分析，而且要随时有随机应变的能力，因为大数据分析就是无时无刻不在发生着变化，无论是在过去还是现在未来，人都要无时无刻学习知识去充实自己，这样自身的价值才能够体现出来。工作者也是需要如此不断的去学习，去提高，这样才能够为城建档案工作贡献出更大的价值。
        3.3城建档案工作部门要进一步提高认识，增强紧迫感
        随着信息技术和互联网技术在各级机关和全社会普遍应用，建设行业产生的文件无论是设计图纸、施工管理文件还是审批文件，绝大多数都是在数字信息环境下进行。城建档案管理部门要对应归档文件进行有效管理，必须走档案信息化之路，否则就会面临“无档可归、无档可用”的尴尬局面，严重影响城建档案事业的发展，影响数字城市和智慧城市的建设。如果城建档案工作部门不能充分认识城建档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使自身档案管理水平滞后，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整，从而造成档案部门的严重失职、国家档案的严重缺失、社会记忆的严重丢失
        3.4构建信息共享服务中心
        如今的世界越来越趋于一个整体，大家都在强调一个词“共享”，起先共享这个词只是用于很少的方面，但随着社会的不断进步，越来越多的人意识到共享是非常重要的，它也是一个必然的趋势。城建档案工作的发展都离不开创新，而构建一个信息共享服务中心是发展潮流，顺应时事。为了提高城建档案工作的整体发展水平和优化城建档案管理，就必须要建立信息共享服务中心。建立信息共享服务中心，可以推进办事效率，节约资源。因为共享是让大家都能够参与其中并且从中能够及时了解到最新消息，以此来提高工作效率的一种方式。城建档案部门与其他部门一样，它们之间有着相互的联系，如果在建立起信息共享服务中心，那么，从事城建档案工作的相关部门就可以第一时间了解到其他部门的信息和数据情况情况，然后根据这个做出相应的调整，以避免出现重大问题，这样一来还可以增进各个部门之间的关系，不同部门相互之间一起努力，致力于城建档案工作的整体发展。
        结束语
        随着我国经济社会的发展进步，信息化、网络化、智能化的不断普及，对城建档案数字化管理的内容、方法和手段提出了挑战，我们必须应势而为，切实有效的加快城建档案管理信息数据化建设，推进城建档案管理转型升级，逐步实现建档案信息数据化管理。
        参考文献
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