保密工作档案信息化管理研究--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

保密工作档案信息化管理研究

发表时间：2021/5/25 来源：《基层建设》2021年第2期作者：史欣荣

[导读] 摘要：随着信息化与网络化的发展，特别是移动通信和电子商务的飞速发展，网络系统的安全已成为当今世界上极为敏感的问题。

        天津航天机电设备研究所天津滨海高新区 300457
        摘要：随着信息化与网络化的发展，特别是移动通信和电子商务的飞速发展，网络系统的安全已成为当今世界上极为敏感的问题。保证数据与信息的完整性，消除整个系统的安全威胁即网络安全已成为当今社会刻不容缓和必须考虑的问题。而基于信息化、网络化、智能化这三个时代发展的背景对保密工作档案信息化管理展开研究，已经有着很重要的意义。
        关键词：保密工作；档案管理；信息化；管理模式
        引言
        自“十三五”召开以来,各类单位的保密工作在保密部门的努力下都得到了深入地贯彻落实。履行法定保密工作职责,完善保密工作法律法规,深化保密工作的宣传,推进保密工作的进程,以便创造一个良好的氛围去发展保密工作。
        与此同时，党的十八大以来，各类单位的保密工作在以习近平同志为核心的党中央的坚强领导下，认真执行党中央的决策和部署，把信息化建设作为保密工作一场深刻的革命。随着电子办公信息化、网络化、智能化，特别是5G时代的来临，各单位机关越来越意识到保密工作档案信息化的重要性,以及在经济发展中所占的地位。现行保密工作档案管理模式在发挥作用的同时也存在着一定的问题,必须正确对待当前存在的问题,并采取有效的对策予以解决。
        一、保密工作档案建立思路
        什么是“保密”？顾名思义，保密就是保守秘密。在我看来，凡本单位保密管理工作过程中形成的、办理完毕的、具有保存查考价值的文件材料（包括文字材料、表格、照片等）均称为保密工作档案。在我看来，保密工作档案的建立思路要遵循以下两个原则：
        第一，保密工作档案建立思路首先要依据《武器装备科研生产单位保密资格标准》建立。本标准是国家为进一步规范和加强武器装备科研生产单位保密资格认定工作，确保国家秘密安全，依据国家各类保密法、行政法而制定的，在我看来，《武器装备科研生产单位保密资格标准》是保密工作档案建立必须要遵循的基本原则，在本条例的规定中，我们可以发现有关武器装备科研生产单位保密资格规定十分严格，那是因为军品不同于一般商品，军方订购产品的种类和数量本身就是国家机密，一旦泄露，不仅给企业带来影响，更重要的是会给国家造成难以估量的损失，所以在保密工作的开展中，我们必须要遵守《武器装备科研生产单位保密资格标准》，以法律为准绳开展保密工作。
        第二，保密工作必须要遵循集中统一，方便工作，便于查证的原则。在一些单位中，保密工作在实际的档案管理建设中还存在很多问题没有解决，运行模式的依据不够充分，一些保密工作的进行过程中职责不清晰，责任不明确，最后造成保密职能的弱化，在无形之中破坏了保密工作有效。所以，在信息化的时代下，我们必须要遵循集中统一，方便工作，便于查证的原则，减少在保密工作中存在的漏洞和问题。
        最后，保密工作必须要实现对企业中的档案和信息进行妥善的利用和管理。众所周知，作为军工企业，在生产项目中生产材料和生产工具都是十分重要的，企业中的档案和信息的使用和保存情况极大地决定了企业生产的整体质量，但是保密工作中存在的一些漏洞导致一些别有用心的人以此牟利，最后对企业安全、生产质量造成影响。第二，在一些保密工作的现场，由于管理不到位甚至是没有管理，一些需要保密的材料和保密档案毫无管理，没有任何防范、防止泄密的措施，这不仅仅会使一些保密的材料和保密档案受到损坏，造成企业泄密，更会拖慢企业生产的整体进度，更会给国家和政府带来巨大的损失。
        二、保密工作类目划分及归档资料收集的现实路径
        保密工作档案类目划分及归档资料收集是档案保密工作的起点，也是档案保密工作的首要环节，只有做到应收尽收、全部归档，才能发挥档案资料的应有作用。而如何确保每年产生的各类有价值的资料“应收尽收”、“应归尽归”、全面覆盖、无一遗漏，避免档案资源流失，避免问题档案存在，也成为每一个企业迫切需要解决的问题，而笔者在下问题作出相应的思路。
        第一，保密工作档案类目划分及归档工作中，我们要明确每一个人的保密责任，在保密工作中明确法定代表人或主要负责人责任、分管保密工作负责人责任其他负责人责任。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

我们要在保密工作档案明确法定代表人或主要负责人其职责、责任令、述密报告等；对保密责任制的监督检查和责任追究方面的记录；对有关业务部门、所属部门领导进行警示谈话的记录。
        第二，我们要建立各类数据平台进行保密工作。
        （1）资源数据库平台：信息技术的发展将越来越多的专业相关保密档案呈现在工作人员面前，为工作人员落实开展专业课程保密工作提供了资源支持。面对复杂而又丰富的网络资源，专业工作人员要做到及时筛选、数据保存。即在在开展信息化保密工作时对应每章节知识重点，进行资源数据库平台的建立，这样既能够支撑工作人员后续专业保密工作的资源搜集需要，也能够丰富保密工作内容。
        （2）线上保密工作“云”平台：该平台与钉钉等软件大同小异，平台板块包括保密工作板块、资源板块、监督版块、沟通板块等多个内容。工作人员能够通过客户端登录的方式入驻平台，进行沟通、合作等多个保密工作，是线上保密工作的有力支撑，也是信息化保密工作设计的平台保障。
        （3）实训模拟平台：即利用各种实训软件，为工作人员的保密工作开展进行线上模拟支撑。
        第三，我们要做好保密工作档案中的归口管理。在归口管理中严格遵循归口管理规章制度；明确做好归口管理部门具体分工、职责；保留归口管理部门责任制监督、检查等相关记录，围绕“管理什么、怎么管理、谁来管理”这三个核心问题来理保密工作中归口管理的核心脉络，认真落实贯彻保密工作管理体系中每一个环节，从上到下让每一位员工和管理阶层都明白保密工作归口管理的具体概念和具体实施情况，以此来提升整个保密制度归口管理的运营效果。
        第四，还要做好保密组织机构的构建，保密组织机构是保密工作的根本，是保密工作的一个重要组成部分，近年来保密人员的规模不断扩大，保密人员的核心素养也需要我们重视起来。要加强企业内部的领导班子和基层工作人员的管理，还可以利用现在的互联网技术，推进“互联网+保密”，通过网络平台、网络资源来进行对保密人员的综合考核，利用各种现代化工具来有效提升保密人员的综合素质；同时树立重实干、重业绩的选人用人导向，把真正有能力、有技术的保密人员干部提到一线，完善保密人员干部的选拔机制，强化人才工作效果，为企业保密工作的发展提供人员的质量支撑。
        最后，我们要做好保密工作档案的监督与保障机制，确保信息化建设与保密工作档案的监督与保障体系同步发展；建立企业的信息安全检查机制，增强安全意识，强化安全管理和防护，保障网络安全；建立企业涉密人员统一身份认证体系，完善企业涉密人员身份认证和授权管理机制；健全完善基础设施、应用系统和数据资源安全保障机制，提高对各类突发事件的日常防控、态势预警和应急响应能力。
        三、档案建立过程中的注意事项
        在档案建立的过程中我们还要注意以下三个方面：
        其一要保持文件、资料之间的历史联系和逻辑关系。如教育培训：开班表、人员签到表、培训小结；保密检查：通知、检查记录、整改单、落实整改情况。
        其二档案内容应当完整、真实，反映单位保密工作开展实际情况。根据《标准》8.5.3要求，档案保存期限一般不少于3年。
        其三，要注意涉密档案的标密、管理。在案卷封面标注，比如：最高密级和最长保密期限。
        与此同时，我们在档案建立的工作中不能无视网络安全防护。一些工作人员在使用网络工具时往往会因自身网络安全意识薄弱而忽略网络信息具有可传播性，从而导致秘密文件泄露，在实际保密工作中我们要杜绝这样的情况。
        结语
        总体而言，由于波密工作与时代发展的要求紧密结合，我国保密工作信息化的建设目标和要求越来越明确，在管理的过程中，相关的管理人员应转变传统理念、引进先进的技术，促进企业的发展。
        参考文献：
        [1]张淼. 档案保密与档案信息化发展的融合实践研究[J]. 产业科技创新, 2020, v.2;No.40(04):110-111.
        [2]杨莉. 企业档案保密与档案信息化发展的融合实践[J]. 现代企业, 2020, No.419(08):33-34.