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社会保险档案管理工作加强的对策建议

发表时间：2021/5/25 来源：《基层建设》2021年第2期作者：贺晓囡

[导读] 摘要：社保档案的重要性不言而喻。实践证明，传统管理模式无法满足实际需要，因此需要积极变革。一要加强宣传、正确引导，以此培养管理意识。

        山东烟台市社会保险服务中心档案管理科
        摘要：社保档案的重要性不言而喻。实践证明，传统管理模式无法满足实际需要，因此需要积极变革。一要加强宣传、正确引导，以此培养管理意识。二要完善管理制度，以规范管理行为。三要强化队伍建设，以夯实人才基础。四要推进信息化建设，以提升管理效率。通过种种举措，打造高效管理模式，从而让社保档案发挥其应有作用。本文对社会保险档案管理工作加强的对策进行分析，以供参考。
        关键词：社会保险；档案管理；对策建议
        引言
        近年来，我国的基本养老制度越来越完善，参保人数急剧上升，在办理过程中所产生的参保人员档案自然而然也就增多了，社会保险档案管理这项工作变得越发重要。社会保险业务面向的人群广大，几乎涵盖了我国的所有人口，所以社会保险档案管理的数量是以人口为基础的，一旦出现档案丢失、损坏等问题，会给之后的保险工作带来非常大的影响，严重的还会使得保险工作无法进行下去，因此，在如今的新形势下，做好社会保险档案管理工作是一项非常重要的事情。
        1加强社会保险档案管理工作的意义
        第一，社会保险档案在保护被保险人的合法权益方面发挥着认证作用。社会保险与附属公司、附属机构和附属人员密切相关，而且规模极大，关系到国家的生计。此外，社会保险记录管理高度专业化，与许多联系密切相关，可以反映被保险人的个人信息，并为登记被保险人的缴款、转移保险关系和获取福利提供基础。第二，加强社会保障档案管理有助于社会和谐与稳定。社会保险档案与人民群众的生活利益密切相关，如果企业疏忽，会影响投保人的切身利益，不利于社会的和谐稳定。目前，人们越来越认识到保险的重要性和参加保险的人数不断增加，需要改进社会保险记录的管理，以便使参加保险的企业和个人能够获得更好的服务，并确保社会保险记录的管理责任。
        2保险档案管理工作中存在的问题
        2.1管理人员意识低、水平低
        在当前的档案管理工作开展过程中，存在部分的领导对工作开展重视不够的现象，缺少档案管理的意识，不能积极地参与到的档案管理工作开展过程中，造成电子档案管理建设工作开展起来力度不够、效率不高。另外，在进行保险档案管理工作开展的过程中，工作人员的责任意识不强，将各种资料进行随意存放，造成各种档案的管理无头绪、不规范，严重影响了后期管理工作的有效性开展，也不利于档案信息的安全保管。还有，在当前开展的保险档案管理工作过程中，大多数的人员不是专职的管理人员，人员的档案管理水平有限，在开展一体化工作的过程中，专业知识不够、计算机操作水平差等因素，也是造成管理工作开展质量不高的主要原因。
        2.2档案管理安全保密性不高
        在当前开展的档案管理工作中，受到人员素质的影响，档案信息的管理安全性受到影响。比如在开展工作的过程中，工作人员随意存放的档案信息，在进行后期的存放、整理过程中，很容易发生丢失、散落等现象，造成档案管理工作的失误，影响资料的安全性。另外，档案管理办公区域人员随意走动，电脑随意使用，都会对电子档案信息的安全保管造成一定的威胁。还有，受到安全保护软件技术的影响，使用的电子防护软件不能及时更新，造成电脑漏洞的出现，影响了电子档案信息的安全保管。
        3新形势对社会保险档案管理工作的新要求
        有助于提升社会保险部门的工作效率，通过规范社会保险档案管理，可以全面提升社会保险工作质效。例如在改进档案管理时，就有可能发现社会保险工作中的问题，解决好这些问题，就是对社会保险工作整体的完善。且档案管理效率提升，必然也会使得社会保险部门工作效率得以提升。

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        4具体措施
        4.1提升档案管理人员的综合业务能力
        档案人员的个人工作能力，直接关系着社会保险档案管理工作质量，目前对于我国社会保险档案管理人员的重点要求是要强化业务培训，除了档案管理专业能力方面的培训外，还要重点进行信息管理培训，使档案管理人员熟练掌握电脑知识，为实现档案的信息化管理奠定基础。当前我国部分社会保险档案管理人员业务能力较低，滞后于管理工作要求。合格的档案管理人员，不仅要有专业背景，接受过系统培训，还要了解计算机等方面的知识。要提升档案管理人员的综合业务能力，可参考以下方法:其一，经常性地开展培训活动，以档案管理专业知识和国家相关法律法规为主要培训内容，同时结合档案管理工作的实际要求，及时补充最新的管理知识;其二次，多开展一些计算机应用、信息化管理方面的培训，社会保险档案的信息化管理是大趋势，因此档案管理人员要早做准备，积极学习信息操作知识，并从档案管理工作实际出发加以应用，提高工作成效。
        4.2提高投保人的档案管理意识
        社会保障档案在社会保障制度中发挥着关键作用，但在现阶段，大多数被保险人对其价值认识不足。为了提高社会保险记录管理的效率，应努力提高被保险人对这些记录重要性的认识和认识，以便积极参与记录管理，确保有效管理社会保险记录一旦发现问题，工作将会被检查以避免工作中的漏洞除了加强被保险人对档案的重视外，还必须提高档案管理人员的认识，并定期向他们提供职业培训机会，以提高其总体质量。为了通过改进奖励措施加快基础设施的建设，确保每个档案管理员都有动力，并明确界定档案管理的具体责任，必须迅速更换长期老化的设施。社会保险记录的管理也受到定期监测，以确保问题一经查明即得到解决，社会保险记录的使用价值得到反映，并有助于社会进步和发展。
        4.3建立完善的档案管理规章制度
        社会保险档案管理的工作中，想要做好这份工作，就必然不能缺少一套完善的档案管理制度，而要想建立完善的档案管理制度，我们必须从以下三个方面进行：其一，借助法律。在社会保险档案管理过程中，很多人对档案管理都报以轻视的态度，如果不借助法律的强制到最后会很难管理，这样不利于参保人员合法权益的保障，所以，为了能够引起各方面人员的重视，同时也为了保障参保人员的合法权益，借助法律来完善档案管理制度是非常有必要的。其二，规范工作流程。在实际的社会保险档案管理工作中，很多时候出现问题之后，管理人员却不知道问题出在哪里，这给后续的补救工作带来了很大的阻碍，因此我们应该对管理人员进行培训，让档案管理人员严格按照工作流程进行工作，这样不仅可以提高工作效率，而且在遇到问题之后就能很快找出问题的原因。其三，对于已经提交的社会保险档案做好管理工作，最好同一个参保人员的档案集中到一起进行管理，这样可以减少档案丢失或者档案篡改等问题的出现，同时还可以将档案管理的责任落实到每个人身上。此外，自2007年开始，我们还进一步有了中心系统档案管理组织机构和岗位设置，由1名中心领导全面负责档案管理工作，明确了各基层单位的分管领导，落实了专兼职档案管理人员的岗位职责与工作标准，切实落实管理责任制。
        结束语
        简而言之，社会保险记录的保存、审查和使用等价值观是存在的，社会保险管理机构必须避免影响社会保险记录的真实性和完整性，以确保记录中的信息充分反映当地经济的发展。这将为地方发展规划奠定坚实的基础，并有助于改善地方社会保障制度和建设和谐社会。
        参考文献
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