田兰
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摘要：随着大数据技术的不断发展，企事业单位的档案管理工作面临着重大的改革机遇，将大数据运用到本单位的档案管理工作，将会带来巨大成效。如何顺应大数据时代，转变传统的档案管理工作，是目前企事业单位需要着重思考的问题之一
关键词：新形势；加强；企业；档案工作
引言
在当前的社会形势下，事业单位的发展离不开与社会的接轨和人才策略，必须要及时优化传统档案管理制度，对人事档案实施有价值的管理手段，以信息化和智能化的手段提高管理水平，实现档案管理与人才策略的紧密结合。
1档案管理的重要性
在信息化时代，进行档案管理的主要目的是将重要的资料、文件等转化为电子文档，从而使档案管理更为有效，人们也可以从档案中获取自己所需的信息，并通过档案获取发展的经验。与此同时，在对档案进行管理时，主要是利用计算机技术对档案进行编撰、整理以及保护，在这一过程中不仅方便查阅者寻找自己所需的资料，人力和物力也能得到有效地节省，而且实体档案的生命也能得到有效地延长，从而提高档案的安全性。档案记录了一个企业的改革发展历程，其记载的历史发展事件可为企业进行决策、管理提供相关的依据。对档案进行管理不仅符合社会发展的需要，而且企业以此为依据制定的改革策略可以减少“走弯路”的几率，从而节约企业的人力资源费用，减少企业财务不必要的支出，企业的资金使用率也将会得到提高。信息化时代，将现代技术运用于企业档案管理的主要目的在于对重要的资料、文件等进行数字化管理，从而更加有效地对档案进行管理且能够有效地延长实体档案的寿命，具有十分重大的现实意义和历史意义。
2档案管理中存在的不足
2.1制度长期不完善且内容流于形式
事业单位的档案管理制度，大多数照搬了上级机构的政策和内容，但在运行时缺乏本单位的实际情况参考，导致部分管理制度发生混乱，缺乏统一的优化机制。此外，个别单位长期忽视档案管理工作的重要性，对档案管理工作的关注、支出和设施完善缺乏足够的积极性。长期的不重视和制度的不完善，导致事业单位档案管理工作与实际工作产生了错位和脱节，档案的留存与机构运行之间没有形成应有的闭环，一些管理制度执行不力，影响了事业单位的整体发展。
2.2信息档案检索的效率有待提升
通常情况下，档案资料在储存的过程中，需要调取或查阅时，纸质的档案管理方式需要各个步骤的人工操作才可以完成，这其中的程序是相对复杂的，不但需要确认档案编码，而且还需要在众多的档案资料中进行人工翻阅与查找，流程比较繁琐，而且也需要耗费大量的人力物力，这种情况完全不符合现代化档案管理的需要。当今社会属于信息化新时代，档案管理的要求提升了很多，对于档案管理人员是一个重要的挑战，计算机技术在档案管理的过程中起到了非常重要的作用。还有一些基层事业单位，在档案管理方式上虽然运用了信息化的管理手段，但是计算机设备相对陈旧，而且硬件配置也不达标，在这样的大环境下，信息化技术很难得到运用与开展，这也是导致档案事业很难提升的重要因素，长此以往，导致档案管理工作效率低下。
3强化档案管理的措施
3.1提高对档案管理的认知
档案是一种历史文化遗产、一种无形资产，它不能直接产生经济效益和社会效益，因此，常常忽略了企业档案的建设，认为只要将文件收好不丢失，保证用的时候能够查到就行。也有些人认为档案工作是一项实践性很强的工作，只需要在实际工作中摸索、掌握其原则和方法就行，很少有人对档案工作的管理知识进行系统地学习与以应用。事实上，档案工作的实践性固然很重要，但档案工作的专业性更重要，它要求档案人员必须具备一定的专业素质，包括履行专业职责的能力学历和资历等。
面对目前企业档案机构发展水平普遍偏低的现象，首先，要加强对档案价值的认识，了解档案在企业工作中发挥的作用，比如工作中的参考备查、凭证等诸多文件资料对企业发展的实质性影响；其次，要加大对档案室的资金投入，对档案室的库房建设、设备完善、人才引进都要给予政策倾斜和财力保障；再次，充分认识档案的服务性，将合理利用档案与档案的安全保密进行有机地结合，使档案建设迈进良性循环；最后，推进信息技术在档案网络化中的建设。档案人员不仅是信息库的建造者和维护者，更是档案信息资源和档案使用者之间的桥梁和组带。要达到这一目标需要领导重视，还要培养一批既精通档案管理业务，又熟知计算机管理的软硬件、网络安全防范等技术的复合型人才，使其能够参与到档案信息化建设的全过程，了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题。
3.2创新档案管理信息化系统的管理体制
确保事业单位档案管理信息化建设工作的正常进行，离不开软硬件设备的大力支持。事业单位应当在充分结合档案管理实际状况的基础上，对单位所要用到的软硬件基础设施做好相应的配置与更新工作，以便减少对信息化建设带来的不利影响。在最近几年里，随着档案管理信息化建设的日益完善，事业单位逐渐将目光放在了档案管理的风险上面，并采取有效措施加大档案信息安全管理的力度，尽可能减少发生技术性的失误而造成成本的过度浪费。
3.3建立现代化电子资料库
为了提高档案管理人员和文件借阅者的工作效率和利用效率，需要建立现代化的电子资料库，从而提高资料的利用效率。将纸质档案信息化，利用专门的信息化管理系统对其进行管理，可以提升档案管理效率与利用效率，减少纸质档案的损耗。当需要相关资料时，只需登录档案系统进行查阅就可以获得相关信息。建设完善的电子资料库可以有效地优化人力、物力资源，档案室也能够顺利地进行档案室管理工作，减少纸质档案的损耗，同时还能有效地保证企业内部核心资料的安全性。
3.4提高基层单位档案管理人员素质
档案管理人员素质的高低直接影响基层档案管理水平的优劣，要加强档案管理人员的素质培养，要从思想行动上坚信档案工作的政治定位。“为党管档、为国守史、为民服务”是档案工作的神圣职责，也是档案工作党的政治属性所在。首先，要加强档案管理的政治思想意识，要从根本上意识到档案是在“为谁而管、为谁所用”，明确个人职责定位。其次，要提高档案管理专业知识，档案管理工作并不是将文件码放整齐就是合格的档案管理，要对档案管理内容进行高效分类。在计算机信息化管理要求下，要精通掌握档案的计算机应用技术。
结束语
综上所述，随着我国社会经济与信息技术的提升与进步，档案管理现代化势在必行，也是未来的主要发展趋势，在当今信息化时代，若想全面提升基层事业单位的档案管理工作，务必需要加强档案管理人员综合素养的培训，以及他们对现代化档案管理的认知与了解，管理层需要高度重视现代化档案管理工作的重要性以及在单位发展进程中的重要意义，档案管理现代化是当前事业单位发展的一项重要任务，档案管理现代化发展应该放在首位，不但可以推进事业单位的健康可持续发展，还可以在很大程度上促进社会稳定发展进程。因此，基层事业单位的各级部门需要协作努力，不断创新与探索，将档案管理现代化的开展做到尽善尽美。
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