李思奇
中车长春轨道客车股份有限公司， 吉林省长春市130062
引 言
随着计算机和人工智能的进步与发展，传统人工档案的管理模式不断暴露出许多问题，逐渐无法满足新时期档案管理的工作需要，特别是在对国有企业和大型企业来说，其中存在的档案数量多、项目多、种类齐全、利用率高等，为提高档案管理工作的质量与效率，在信息时代背景下，依托计算机技术与网络技术，档案的数字化管理模式逐渐走向成熟。以下主要围绕现阶段档案数字化管理中存在的问题和以我对档案管理的一些经验所展开简单分析与研究。
一 、当前档案管理数字化中存在的问题
1、数字化管理人员
在我走访我所在公司的子公司档案部门时发现：档案管理人员队伍主要存在的问题是档案管理人员的档案业务水平与综合素质有待提升，且从事档案管理的人员普遍年龄较高，档案管理人员队伍的老龄化问题;年事已高的档案管理人员通常思维守旧，不能很好地适应档案数字化管理系统，使档案数字化教学展开的尤为困难，制约了档案管理数字化进程。
2、数字化管理设备
软件资源、硬件资源以及网络资源等是档案数字化管理的基础，在推进档案数字化管理进程中，设备是不可缺少的重要内容，档案数字化管理的基础。因此，要想实现档案管理数字化，企业要积极引进各种先进的现代化设备，及时更新陈旧的设备程序与系统等，从而满足新时期档案数字化管理的需要，为档案资料的可靠性与真实性提供重要保障，实现对各种档案资料的长久保存，充分挖掘档案资料的价值。
3、数字化带来的风险
网络技术与计算机技术在给人们带来许多便利的同时也会引发信息安全问题，特别是计算机系统中的档案信息极易受到病毒与黑客攻击，加大了档案数字化管理工作的难度。此外，在纸质档案转化电子档案的过程中的电子编码技术存在一定的不足，因此，要高度警惕各种违反档案法律法规的行为。
二、档案管理数字化的意义
传统手工档案管理模式工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。当面对档案管理工作任务愈加繁重，而传统管理模式工作量大、时间长，阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术，能够显著提高档案管理工作效率，特别是提高信息检索与查询效率。通过计算机的自动搜索功能，在查询利用上可以节约查询时间，实现对档案信息资料的充分利用。
三、档案管理数字化的优势
1对经济效益的影响
随着企业日益壮大，档案人员每天面对各种档案的收录、处理、利用。而传统办公方式由于工作效率低，无法实现对大量信息的快速、高效处理。
基于传统档案管理模式下，要想实现海量信息处理，不得已要增加办公费用与人员，这必然会增加企业成本，影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式则相对传统粗放型模式而言，最大的优势是实现了对传统纸张档案机读，既节约保管费用与占地空间，又可以提高查阅效率，减少了人员与纸张的浪费。
2对利用效率的影响
传统纸质档案多保存于档案馆与档案室，对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷，用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术，档案查找摆脱了时空限制，用户可以隨时随地查找档案，充分利用档案资料。
3对工作效率的影响
数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档，满足用户需要。比如，人事档案在企业发展中属于重要内容，而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象，包括职工入厂、调动以及退休等，传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询，而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时，数字化档案的另一优势是可以简化资料查询，便于办公人员进行随时查询。
四、档案管理数字化的发展措施
1、加强管理系统的建设
为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。
档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丢失问题。
2、提升档案管理人员的综合素质
作为一名档案管理人员，要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。
3、加大设备引进与更新投入
设备是档案数字化管理中必不可少的内容，是影响档案管理工作效率的重要因素。因此，数字化档案管理进程中，要加大对设备的投入，及时更新计算机系统与程序。做好软件设备的更新工作，更新落后的硬件设施，并加强对硬件设备的保养，这样不仅可以延长设备的使用期限，还可以提升档案管理工作的质量与效率。
用数字化的眼睛去看档案管理是对传统人工档案管理模式的突破，将数字化应用于档案管理中，不仅可以提高档案管理工作的质量与效率，还可以提升档案管理工作的信息化水平，从而满足新时期档案管理工作的需要，推进档案管理事业的发展。