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事业单位档案管理信息化建设问题牟林

发表时间：2021/5/25 来源：《文化研究》2021年6月下作者：牟林

[导读] 随着社会经济与科学技术的发展，信息技术在各个领域得到广泛应用，并且受到业内人士青睐，对于事业单位来说也是如此。信息技术在事业单位档案管理中的应用，推动了事业单位档案管理信息化建设进程，优化了档案管理人员工作环境，在这样的前提下，事业单位档案管理信息化建设，还有利于内部工作责任的明确划分，促进工作效率及质量提升。

河北承德县人力资源和社会保障局牟林 067400

摘要：随着社会经济与科学技术的发展，信息技术在各个领域得到广泛应用，并且受到业内人士青睐，对于事业单位来说也是如此。信息技术在事业单位档案管理中的应用，推动了事业单位档案管理信息化建设进程，优化了档案管理人员工作环境，在这样的前提下，事业单位档案管理信息化建设，还有利于内部工作责任的明确划分，促进工作效率及质量提升。由此可见，事业单位内部管理要想实现创新目标，就应将信息技术合理带入到其中，这对事业单位发展也具有推动意义，本文我们将以事业单位档案信息化建设问题为出发点，尝试探究问题相应解决对策。
关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；问题
        事业单位档案中，记录着单位相关活动内容，不仅是单位发展历程和成长的见证，还包含较多信息资源和宝贵的经验财富，能够为事业单位决策提供参考意见，并且事业单位档案的科学化管理和应用，能够确保自身效益，对各部门人事管理也具有积极影响。但是通过调查与分析可以发现，以往人工纸质档案管理模式，无法满足事业单位发展需求，而档案管理信息化建设指的是，将纸质档案转化为信息数据形式，进而开展的信息数据管理工作。与以往纸质档案、人工管理方式相比，电子档案便于信息的查询、存储和修改，与此同时，电子档案可以通过网络快速传递，并且实现档案共享，管理水平大幅度提高，也有利于档案管理成本控制。
        1·档案管理信息化建设常见问题
        1·1档案管理信息化建设意识有待加强
        事业单位工作内容繁杂，容易忽略档案管理工作，往往将档案管理定义为边缘化工作，从而事业单位管理者缺乏档案管理信息化建设意识，认为档案管理工作无法为自身创造价值，将其视为简单的事务性工作。但是档案管理工作作用重大，如果管理中信息化建设投入人力、财力、物力无法满足实际需求，那么将对档案管理信息化建设进程造成阻碍。
        我们知道，信息技术在事业单位档案管理中的应用，能够使事业单位更好的处理分析和利用档案信息，具有很高的价值和意义[1]。但是由于工作人员缺乏信息安全管理意识，从而网络中虚拟的病毒容易入侵档案文件中，给档案文件造成损坏或丢失，目前也有很多不法分子利用木马或病毒盗用档案信息，致使事业单位机密文件泄露，给自身造成无法挽救的损失。因此，事业单位档案管理信息化建设期间，应站在全方位角度上考虑档案管理问题，提高自身信息技术掌握程度与信息安全管理意识。
        1·2信息化硬件设施有待完善
        目前，事业单位信息化建设仍处于初期阶段，相关研究较少，我国部分地区管理信息系统不够完善，各事业单位在档案信息管理系统方面无法达成统一，单位内部数据统计整合标准存在差异，进而增加了后期信息筛查难度，加上事业单位对档案信息化建设投入力度不足，从而档案系统中硬件设施不够完善，只能进行基础的信息录入和筛选，无法有效分析各项数据信息。部分系统无法录入复杂的信息，需要人工逐一录入，这不仅增加了档案管理工作量，还容易发生数据误差问题。

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因此，在信息化管理系统硬件设施限制下，事业单位档案管理信息化发展也受到制约，除此之外，管理信息系统版本没有及时升级，这样的情况下，如果系统频繁允许操作，就会出现死机现象或其他漏洞。
        2.档案管理信息化建设完善对策
        2.1加强档案管理信息化建设重视程度
        在秉承着认真负责工作态度前提下，事业单位应提高自身对档案管理信息化建设工作重视程度，这样可以有效解决以往纸质档案存储问题，提高档案信息安全性，并且有利于档案存储管理成本控制。日常工作中，电子档案更便于检索和查询，促进了档案信息利用率的提高，使档案资料的价值得以充分发挥，为事业单位决策工作提供了信息支持。其次，事业单位档案管理人员也应提高自身档案管理意识，积极学习信息技术，了解信息化管理系统，变被动为主动，这样才能够更好的通过信息化途径，开展档案管理工作，使其与时代发展进程相适应[2]。
        2.2完善档案管理信息化建设硬件设施
        首先，事业单位应加强自身对档案管理信息系统建设的重视程度，尽量与信息系统合作商达成长期合作，并且借鉴档案信息化建设成熟的事业单位经验，进一步提高自身对信息技术应用效果的提高。同时，认真对比硬件设施性价比、功能及性能，综合考虑，选出与自身发展相适应的硬件设施。在这里需要注意，由于事业单位档案信息数据量大，从而必须加强储存空间与系统运转速度方面的考虑。其次，档案信息化建设过程中，事业单位应结合自身运转情况，及时更新与维护档案信息系统，保障信息的安全可信度。
        2.3构建与完善档案管理信息化建设机制
        事业单位档案管理中，自我建设工作十分重要，对档案信息化发展具有辅助意义，工作中应加强管理人员专业素质培训，使其认识到自身职责的重要性，之后进一步构建相应管理体系，根据实际情况不断完善和优化管理体系，如可以通过数字水印技术，确保档案信息真实、准确性，信息存储期间，可以通过PDF及多页图像技术完成，同时管理人员应做好档案信息备份工作，及时检查维护信息数据载体[3]。最后在意识方面，由于事业单位档案管理方式不断更新，市场中信息化技术也不断升级，从而事业单位更应强化档案管理信息化意识，探索和优化档案管理的各个环节、各个流程，这样才能够从整体上树立新的管理意识。
        总结语：
        综上所述，新时期社会背景下，信息技术水平呈现不断提高的趋势，对于事业单位来说，传统档案管理模式已经无法满足自身发展需求，必须积极创新和探索现代化档案管理方式，档案管理信息化建设已经成为现代档案管理的必然发展趋势，因此实际工作中事业单位应提高自身对档案管理信息化建设的重视程度，积极开展培训和教育工作，促进档案管理人员信息化水平和工作能力的提升。
参考文献：
[1]张雅卓. 探究提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 今日财富(中国知识产权), 2020(04):99-100.
[2]张雨婷. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 科学与财富, 2020, 000(008):41.
[3]姬海英. 事业单位档案管理信息化建设有效策略研究[J]. 中文信息, 2020, 000(004):55.