李雪花
北京玖弘建设有限公司，北京 102206
摘要:在当今社会发展的今天，各种工程也随着人们的需要从数量和规模上都在不断扩大，而不同工程的差异较大，工程本身复杂性不断提高，没有一个固定的模式能够解决工程施工和管理中的所有问题。而现代市场竞争不断加剧，就需要工程单位积极对工程做好管理，从而保证工程的质量和效率。而在工程施工管理中，会出现大量的信息，需要对这些信息进行记录，整理成资料，为后续的施工方案和优化提供凭据，也为同类型的工程积累经验。然而由于工程环节众多、内容繁琐，在进行信息收集，资料管理的过程中，容易出现纰漏。因此，积极对常见问题进行讨论，寻求改进的方法，有助于工程资料管理水平的提升。
关键词：工程资料管理；常见问题；讨论
引言
随着我国工程相关标准和法律法规的逐渐完善，各个部门对工程的监督力度逐渐加大，而在检查的过程中，主要是对相关的工程资料的规范性和内容进行监督，工程资料记录了工程施工中的各种信息，能在一定程度上代表工程的质量，对工程资料的检查，能够对工程的质量有一定的监督。施工单位在工程建设过程中，从准备阶段、招投标、施工、验收等，会借助各种信息形式，如视频、音频、文字、图纸等，进行汇总整理，形成工程资料。工程资料内容繁杂，工作量大，管理人员责任心不强等，都会使得工程资料的真实性、完整性、规范性大打折扣，从而影响工程质量的管理。
1工程资料重要作用
1.1工程资料能反映工程的质量状态
作为工程建筑项目，工程资料具有重要作用能够准确反映出工程质量具体情况。工程项目开展具体施工作业过程中，负责施工的企业要全面记录工程基本状况，对工程具体情况进行熟悉并有效掌握，这样能够方便工程项目进行管理工作，确保工程项目施工整体质量，同时也方便后期维护提供重要参考。为了能够确保工程资料准确没有过多失误，就需要在进行工程全面管理过程中保持谨慎态度进行资料记录，详细了解工程项目各个方面具体情况，能够保证资料可以对工程质量状态全面和真实反映，确保工程整体质量。
1.2工程资料为工程质量的监督管理提供依据
在工程项目进行质量监督管理工作中，工程资料可以为质量监督管理提供重要依据。在进行工程项目具体管理过程中，为了能够将工程质量管理效率全面提升，就需要对其进行资料查阅，这是非常重要的一个手段。因此在进行质量监督管理过程中，需要对工程资料进行认真查阅确保工程项目顺利进行和开展，最终保证整个工程项目质量。
1.3有利于发现不足并弥补质量缺陷
在进行质量监督管理工作过程中，通过有效进行资料整理可以帮助现场施工人员及时发现施工问题，将存在的质量缺陷有效弥补。在工程具体施工过程中，工程资料查阅是很有必要的，通过查阅资料能够及时发现施工过程中存在哪些不足，这样就可以有效结合具体现场实际情况采取解决对策，对施工质量控制标准进行规范，及时修整存在的质量问题，确保工程整体质量。
2阐述资料管理的相关标准
2.1分工明确，责权分明
工程资料的管理通常是由四级进行管理的，管理的方式从高层次向中层次传达，具体工作由基层管理人员进行实施。工程统筹部门对整个工程资料的整体情况进行控制。将权力下放到经理，经理对工程资料的日常工作进行督导。而文控工作人员，则是对各种汇总资料进行申报和核验。再往下基层的文件控制技术人员、完工资料技术员、项目负责人对各自的工程部分进行工程信息的采集、制作、整理、归档等工作。借助这种自上而下，逐级管理的方式，工程资料管理的环节和内容更加清晰、明确，工作人员只需负责处理好自己的工作内容，责任和权利界限清晰，一旦发生问题，能够及时找到问题所在，同时也有助于工作人员责任心的加强。
2.2进行资料计划的编制
工程在施工中，经常都是各个部分同时施工，或者各自的施工会出现交集，这就使得工程不同施工部分没有清晰的分界限，工作人员在资料制作的过程中，容易出现资料遗漏或者重复的现象发生，导致工程资料内容混乱。这就需要在工程统筹部门的领导下，由项目经理牵头，文控工作人员把关，基层的资料管理人员提前根据工程的相关信息，编制相应的资料计划，最终进行归档。整个过程必须遵照相关的标准和要求执行[1]。
2.3工程资料制作的相关规范
2.3.1真实性
工程信息在收集的过程中，必须严格按照工程的原始信息进行记录，在记录的过程中，要尽可能地把工程信息的内容全部记录下来。工作人员在记录中，要核对相关的工程图样、数据，确保没有误差，书写记录的字体要整齐、清晰，易于辨认，整个过程要符合相关的制作标准和流程，从而最大化地保证工程资料的真实性、完整性。
2.3.2实效性
工程的竣工时间一般都是在合同中有着明确的规定，施工单位必须按照合同约定的时间按时交付，否则就需要支付大额的违约金。而大型工程多是采取分包施工的方式，而在分包过程中，工程资料的重要性不言而喻，资料中有着具体的工程要求、标准，对资料的送达时间也有明确的规定，而分包单位在完成自己的施工部分后，也许及时对自己施工部分的资料进行整理、归档，并进行移交。
2.3.3责任性
工程的复杂性，则决定着，想要确保工程质量并如期竣工，就必须对各个分包单位进行责任的划分和明确，突出资料管理在这些分包施工中的责任性，各个分包单位必须对自己编制的分包工程资料的真实性和完整性负责，并且整个资料编制的方式要按照施工单位的要求进行，最终将编制好的资料进行提交，等待审核。
2.4建筑工程资料的基本内容
2.4.1施工准备阶段的建筑工程资料
在建筑工程的施工阶段，资料主要包括各项实地勘测数据、工程测量数据、作业指导书、工程前期评估报告、各类施工图纸、各项现场调查报告以及影像文件等，作为后续工程开展施工的主要依据。
2.4.2施工阶段的建筑工程资料
在整个建筑工程资料中，施工资料占据最大比重，主要包括各个施工阶段的检查报告、入场材料检验报告、各施工环节验收报告、总结报告、工程需求变更报告、变更通知单、商谈记录、问题审核报告等，所有在施工过程中产生的数据和信息都需要及时纳入到资料中。
2.4.3竣工阶段的建筑工程资料
竣工阶段的建筑工程资料更具有总结性的作用，主要包括竣工报告、竣工图纸、检测报告、验收报告、安全检验报告、工程相关的各类协议文件、商谈记录、会议纪要以及影像文件等，作为建筑工程验收和总结的重要依据。
2.4.4最后整理阶段的建筑工程资料
最后整理阶段的建筑工程材料涉及到工程交付的重要内容，不仅需要对整个建筑工程中所有产生的资料进行整理，还需要将整理完毕的资料交付给接收方，主要包括最终图纸、最终检验报告、所有工程资料等。
3资料管理问题汇总
3.1资料管理意识不强
当前阶段还有很多施工企业没有科学合理的工程管理水平，工程管理思路没有科学的理论作为支撑，而且由于工程资料管理活动并不会与经济效益直接挂钩，所以建筑施工企业将重点放到了工程质量、工程进度上，对资料管理重要性认识程度不够。由于没有认识到工程资料管理重要性，导致资料管理存在问题。首先，工程资料不同步。在项目具体建设工作过程中，由于没有工程资料管理意识比较淡薄，未能对建设项目建立起具体的资料管理体系， 同时也没有针对性的实施细则，这样就造成资料管理工作出现职责不清、逻辑混乱以及推诿扯皮等情况，资料完成度与工程实体建设没有同步，存在一定的滞后性。
在后期需要对资料进行补充的时候，因为前期没有及时进行资料收集、资料整理以及资料归档，对施工情况未能真实且完整的记录，导致无法查找许多原始数据和文件，在查找过程中需要耗费较多时间，对竣工验收交付造成延误，对后续程序同样造成影响。其次，工程资料缺乏一定真实性。对于后期补充的资料，由于其中的数据只能依靠记忆和经验，这样就导致工程资料无法准确客观地反映出工程质量以及责任划分，不仅对资料真实性、法律责任凭证性造成影响，更会影响到建设工程以后的改扩建、检修管理。除此以外，工程项目中人员流动情况比较频繁，资料交接工作不够谨慎，在加上没有专业资料员进行整理，工程资料管理制度缺乏导致资料前后对接不上、原始资料遗失、组卷逻辑不清等情况。
3.2资料管理人员素质不高
工程资料具有一定的复杂性和专业性，对管理人员有着一定的要求，工作人员必须对工程的内容和各项环节有一定的认识和了解，对工程资料制作熟悉，才能更好地完成工程资料管理工作。然而在实际的资料管理中，施工单位对资料重视度不高，管理人员本身专业性不强，责任心不重，认识不到工程资料的重要性，再加上资料繁杂，工作量大，使得工作人员在工作中容易出现纰漏。同时，资料管理员在施工单位大都是临时兼任，或者没有任何经验的工作人员担当，工作人员在工作中对资料管理的要求和标准都不了解，也不清楚如何开展工作，最终导致形成的工程资料，内容缺乏条理性、不够完整，无法借助资料去了解工程的真实情况。
3.3资料制作问题
工程在准备、施工、验收的过程中，需要对这些工程中的信息进行采集、加工处理，汇总成资料。而资料的制作方法种类较多，不同的要求和标准都会最终得到了资料差距非常明显，使得工程资料质量无法得到保障，一些施工单位还会将资料就行篡改，影响了资料的真实性。而不同的单位，都用各自的资料制作方式和标准，给各个部门的监督带来了困难，而不同要求和标准制作出的资料，无法对其工程质量进行评价，极大地降低了工程资料的价值[3]。
3.4资料管理问题
工程资料的管理不仅和管理人员有关，还和施工的人员关系密切，按照相关的标准和规定，施工人员在完成自己的作业后，必须将这种施工过程记录下来，形成相应的资料，进行存档。然而在实际的工作中，由于施工单位对资料管理重视度不高，没有对施工人员做出资料制作的相关要求，就使得工程资料随意混放，各个资料关联性不强，没有一定的顺序，对施工内容的记录不够详尽，施工方案也会出现差错。从这些就可以看出来，施工单位在工程资料管理方面非常规范，不仅最终无法保证工程的质量，还会对建设的过程造成许多困扰[2]。
4解决问题的方法探析
4.1提高对工程资料管理的认识
对工程资料要强化前端控制、全过程控制，将施工企业工程资料管理意识全面提高，建设项目前期阶段就需要对职责分工明确好，建立起系统、完整且针对性的管理制度，将资料管理责任进行逐级落实并确保资料管理工作有据可依，将工程资料收集、整理、归档的效率全面提升，确保工程资料与工程实体“同步验收、同步整理、同步竣工”，保证工程资料能够真实、系统且完整。要充分利用工程资料管理作为媒介和措施，加强项目质量和技术管理的提高，按照“三同步”原则，形成相互促进的管理系统，避免因工程资料整理不及时而影响工程竣工以及后续建设程序的情况出现。必要时，企业还可根据自身实际，制定适当的奖惩制度、培训制度[4]。
参与工程建设的各参与方同样需要认识到工程资料管理工作重要性，履行好各自的职责。作为建设单位，要从立项开始就明确要求怎样进行工程资料编制、工程资料收集。在进行合同招标或者签订时，特别是资料签署真实情况必须要作出明确认定，确保资料是真实有效的；作为监理单位，需要按照国家制定得法律和法规，在施工过程中检查资料记录、资料收集、资料组卷归档，保证真实和准确，需要由总监或总监代表负资料管理总责；设计、勘察、检测单位要明确资料管理队伍，在签署过程中仔细核对相关资料，由签署“工程质量终身责任制”的项目负责人负总责。
4.2为资料管理配备专业人员
工程在建设的过程中，涉及到原材料、力学、工程学、土建、化工等学科知识，而资料的管理又需要档案知识作为支撑，工作人员还要对相关软件有一定的认识。对涉及到工程相关的标准、法律等有所了解。熟知工程建设中的各种图纸和标记的意义。由此可以看出，工程资料管理的复杂性和繁琐性，其对管理人员的综合素质要求颇高，只有为资料管理配备相应的专业人员，才能实现资料管理的科学性和合理性。
4.3材料整理要和施工同步进行
在工程资料整理的过程中，常常会发生工序和施工时间无法匹配的现象，从而给资料整理和归档带来了困难。这就要求资料管理员在进行资料采集、整理的过程中，必须和工程的施工时间同步。资料管理人员要按照施工的具体内容、计划进行相关信息的记录和整理，尽量使得资料和实际的工程内容一致。而为了便于后期的核查，可以按照时间节点进行整理和归档，如日、周、月、季度年等，从而从根本上避免工序和施工时间无法对应。施工单位要安排专人对分包单位的资料管理进行监督和引导，及时发现分包单位的疏漏予以提醒，督促分包单位进行改进[5]。
4.4资料管理制度的建设
大型工程多是由多个分包单位进行施工的，而总承包单位借助工程资料，能够对分包单位的工程质量进行评估，借此对工程的质量进行控制。总承包单位应该制定相应的资料管理制度，从多层次、多角度，对资料管理的内容、流程进行规范，借助标准去提高资料管理的水平。同时，制度的建立有助于管理人员明确目标和责任，使得各个环节有章可循。在制度化的管理中，可以引导工作人员对工作进行反思和总结，及时发现问题，在探讨中进行解决[6]。
4.4.1统一编码
总承包单位在进行分包管理中，应该提前将本次工程资料管理的编码规则进行规定和下发，让分包单位按照统一的编码进行工作。为了更便于分包资料管理人员工作，应该对编码规则的相关内容，制作成便携手册，便于工作人员随时查阅和实施。
4.4.2统一资料管理的相关理念和技术
不同的分包单位有着各自的优势，在资料管理的理念和技术上都有差别，这就使得最后的资料存在一定的差异，无法真实反映工程质量。而为了缩小这种差异，总承包单位可以积极组织培训，统一不同分包单位资料管理的理念和技术，从而使得管理人员熟悉工程中的具体内容，对资料记录的更加详尽和真实。
4.4.3全程有计划地进行督导
总承包单位的资料员，应该在工程的建设中，积极制定资料管理的督导计划，采取定期检查和随机抽查的两种形式，对分包单位的资料管理情况进行监督。在检查中，要对资料的内容的规范性、真实性进行评估，检查其编制的标准是否科学、合理，对主体和分部进行核验，确保每个部分的质量不出现问题[7]。
结束语
工程本身是一项复杂的系统，其在设计、施工、验收等过程中，包含着大量的工程信息，对这些信息进行采集、整理、归档，有助于理清工程的全部过程，便于工程的管理。由此可见，工程资料管理的重要性，同时其对管理人员水平要求也较高。而要想避免工程资料管理中出现问题，就必须仔细对工程的合同和工程内容进行分析，按照科学、合理的工作方法，对工程信息进行处理，按照相关的工程资料标准进行分类、编制、归档，从而提升工程资料管理的水平。
参考文献：
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