李秋艳 廖亚萍
湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司 湖南省长沙市 410000
摘要：企业的高效发展离不开人才支持，企业需要重视人事档案管理工作开展，从人员以及资金等方面推动人事档案管理工作开展，在最大程度上发挥其作用。
关键词：企业人事档案；强化管理
当前在企业人力资源管理工作中，其人事档案管理工作难度较大。档案是个人学历、身份资料的重要文件，而从人力资源角度阐述，档案与员工薪酬、社会劳动保障等内容存在密切联系性。部分企业在人事档案管理中，缺乏重视程度与创新意识，管理方式较为落后，导致工作人员工作压力大，需要消耗大量时间在档案整理、统计以及管理中。由于人事档案数量多，工作量大，档案管理失误时常发生。针对这一问题，企业应当摒弃落后档案管理模式，加强人事档案管理工作开展，从而推动企业发展。
1 企业人事档案管理现状
1.1 对人事档案管理缺乏重视
企业在发展过程中，只注重企业运营中的经济效益，忽视人事档案管理的重要性。造成这一现象的主要原因是由于在人事档案管理过程中，经济效益体现不明显，同时也并未对企业发展产生贡献，因此企业管理者忽视人事档案管理的重要性。而企业员工则认为人事档案管理工作十分简单，只需要在日常工作中对相关资料进行整理与分类即可，并不需要浪费大量时间以及精力去分析档案的真实性与完整性。正是由于当前企业管理者以及企业员工对人事档案认识不够深入，缺乏重视程度，导致人事档案管理工作中存在诸多问题，制约企业发展。
1.2 人事档案管理理念不够深入
在企业实际运营过程中，出现部分档案管理人员逐渐向其他岗位流动的现象，人事档案管理人员流向其他岗位，则会导致大量经验丰富的档案管理工作人员流失，同时由于人员调动问题，导致档案内容无法及时更新与完善。存在新入职的档案管理者，其工作经验相对缺乏，无法独立完成人事档案管理工作，在工作过程中，往往会依据书本知识开展工作，创新能力不足，严重制约了工作效率。最后，由于部分单位其人事档案管理工作仍旧采用传统管理方式，例如手动整理资料与归类。我国目前已经步入信息化时代，在多个行业中都运用了信息技术，工作效率大大提升。在人事档案管理中，也应当积极采用先进管理方式，提高工作效率，传统管理方式工作效率低下，极易出现错误，这一管理方式已经逐渐被淘汰。
1.3 人事档案管理人员管理水平有限
当前，我国人事档案管理人员的专业技术相对较低，而企业管理者在企业运用过程中，为有效节约成本，通常会选择一部分未接受过专业培训的人员从事档案管理工作。由于档案管理人员专业能力不足，同时专业不对口，这部分因素严重制约了企业人事档案管理工作开展。同时由于企业档案管理部门对企业的贡献相对较小，且没有业绩成绩，导致档案部门中的员工纷纷选择调岗，档案管理部分人手不足，便会从其他科室借调人员辅助档案管理工作开展。这一现象则会导致档案管理工作十分混乱，在人事档案管理过程中，极易出现差错，导致档案管理工作效率低下，严重影响企业高效发展。
2 强化企业人事档案管理举措
2.1 加强档案管理，提高重视程度
要通过加强管理，提高各级人员对档案管理的重视程度，使各级管理人员深知人事档案与科技、文书、会计等其他档案的管理同等重要，同样需要严格要求、严格管理。组织人事部要抓住档案管理工作的核心环节，对人事档案管理工作予以充分重视,充分认识到人事档案管理工作在公司挖掘人力资源潜力中的作用，将档案管理工作列入组织人事部的管理计划，在系统例会听取档案管理人员的工作汇报,将档案管理和薪酬、调配、培训等工作一样纳入绩效考核，要有计划的定期对档案管理工作进行检查、督促、指导，并制定岗位责任制，明确责任，发现问题及时解决。促使各单位档案管理人员、相关业务机构，乃至相关领导增强档案管理意识。
2.2 规范档案装订、立卷标准
要对档案的装订、立卷有统一规范，要详细、具体、可操作性强。归档的材的料纸张规格要统一，装订线要有具体数据，对于客观原因确实无法统一的纸张应左对齐还是下对齐，复印件的装订应遵循横版还是竖版，什么情况下复印件需要粘贴、用什么拓纸粘贴，材料编号应该在什么位置、编号规则如何，破损材料应当如何修补、应用什么材质修补，档案分类标准如何，目录应该如何录入，档案盒子怎么统一，立卷后如何编号等。档案管理人员要认真执行规范，确保每本档案的质量。
2.3 信息档案数字化
想要将数字信息化全面应用于档案的管理上，第一件事就是应该对档案的整体数据进行专属数据库的建立，档案的信息数据化是一切其他环节的基础，传统的档案封存是以纸张当做媒介进行统一的管理，纸张档案的数量过多会直接影响到档案使用的效率，在多人借阅档案时往往会出现一些手忙脚乱的情况，将这些数据进行信息化管理，通过计算机进行数据库的建立，将各类档案信息进行归类，能有效提高档案管理人员的工作效率，也可以更加有效地推行无纸化办公，节省了大量存放纸质档案的空间，对借阅者来说，可以第一时间拿到自己所需要的各类档案资料，也更加有助于日常工作的进一步开展，所以将档案进行信息化是今后的发展趋势。
2.4 建设交流平台
在进行档案信息化之后可以在企业内部建立一个档案的交流平台，在交流平台中将一些能够共享的档案信息进行全面分享，在使用交流平台的期间，管理层在进行决策之后，也能够进一步地了解工作人员的工作情况，有助于工作推进，以此来增加企业的整体工作效率。
2.5 增加档案利用率
在进行档案数字信息之后通过资源共享可以有效提升档案的利用率，部分档案在信息化之后，很多人在借阅档案时不用额外申请，会大大提高工作效率，而且对于档案的管理者来说，可以减少很大的工作量，同一份档案信息可以多个人同时进行查阅，这对于查阅者来说更加方便。但对于档案的查阅权限需要进一步规范，主要的作用是防止档案信息外泄。
3 结束语
企业应当重视人事档案管理工作的重要性，并创新档案管理模式，顺应时代发展潮流，将高速发展的信息技术运用在档案管理工作中，对企业内部制度进行完善，实现人事档案管理工作顺利开展，同时带动企业进一步发展。
参考文献：
[1]吴长松.浅析企业人事档案管理存在的问题及加强人事档案管理的措施——基于档案管理工作实践[J].机电兵船档案,2020(05).
[2]李琳琳,肖惠林.浅析企业人力资源管理对人事档案管理工作的要求[J].中国有色金属,2020(15).