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大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略分析杨素红

发表时间：2021/5/28 来源：《基层建设》2021年第2期作者：杨素红

[导读] 摘要：随着我国改革开放的进程不断推进，市场经济得以快速发展，档案信息资源日趋复杂化和多样化，并且社会各界对于档案信息的相关需要也越来越多，在这种情况之下不断加强事业单位档案信息内容管理的质量效果显得尤为重要，但是目前在我国相关事业单位开展档案管理工作的过程中尚且存在着许许多多空白空缺和混乱的现象，这就需要档案和档案学者对此进行更加深入的探索和挑战。

        五莲县于里镇便民服务中心 262318
        摘要：随着我国改革开放的进程不断推进，市场经济得以快速发展，档案信息资源日趋复杂化和多样化，并且社会各界对于档案信息的相关需要也越来越多，在这种情况之下不断加强事业单位档案信息内容管理的质量效果显得尤为重要，但是目前在我国相关事业单位开展档案管理工作的过程中尚且存在着许许多多空白空缺和混乱的现象，这就需要档案和档案学者对此进行更加深入的探索和挑战。基于此，对大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略进行研究，仅供参考。
        关键词：大数据；事业单位；档案管理；提升策略
        引言
        事业单位档案管理工作本身具有较高的服务性，但由于长期缺乏重视，导致档案管理的科学性不强，而且缺乏统一的规范，进而使得事业单位管理活动存在相当多的不足。事业单位档案管理不同于其他档案管理，其中的档案资料非常完善，保存了以往所有活动中形成的文献、照片以及影像等，能够为事业单位的发展提供参考和借鉴意义。
        1新形势下事业单位档案管理创新的重要性
        档案可以说是事业单位健康发展的基础，如果没有完善的档案管理方式，那么事业单位各环节管理就形同一盘散沙，发展也会落后。基于此，事业单位在新发展形势下应重视档案的创新管理。在过程中有效的档案管理可以详细记录员工信息，档案需要设置一个专业的部门，档案记录要做到有条不紊，所以说，创新的管理载体是推动档案管理有效性的关键环节。有了员工的对应信息，单位管理人员才可以对不同表现的员工进行奖惩。另外，有了完善的档案管理模式，管理人员可以依照相关信息科学调整和分配人力资源，使员工各尽所能，发挥自己的作用和价值。最为重要的是创新档案管理模式，可以使事业单位查缺补漏，找到影响自身发展的问题，进而创建行之有效的方式，实现档案的良性管理，以此让档案更好地为事业单位发展提供服务和帮助。
        2大数据背景下事业单位档案管理中存在的问题
        2.1缺乏先进的档案管理观念
        目前，部分事业单位还在以一种传统的思想观念看待档案管理这件事，为了减少单位的用工成本，部分事业单位聘请的档案管理人员年龄往往偏大，对于新鲜事物的接受程度差，会先入为主的认为信息技术没有传统纸质档案管理的安全度高，缺乏对信息技术的重视，使得信息技术在档案管理中的应用效果不够明显。但人总是会犯错的，传统的以人工手段处理档案管理的方式，极易因人员疏漏而造成档案数据或档案信息遗漏，甚至可能会导致档案信息失真。
        2.2管理制度过于混乱，缺乏统一规范
        对于事业单位档案管理而言，管理制度建设非常重要，不仅能够为日常档案管理工作形成必要的制度支持，还能够确保档案管理人员的工作开展处于统一而规范的状态。但是现今的多数事业单位均未建立完善的档案管理制度，这导致档案管理过于混乱，缺乏统一化标准。一方面，许多档案管理人员对档案管理缺乏全面性的认识，仅仅认为档案管理就是将基础的信息进行整理与归档，并没有涉及到其他的档案管理内容。另一方面，事业单位档案管理部门没有形成统一的档案管理制度，虽然内部的机制非常多，但没有进行精简，使得档案管理人员都会以个人意识为主导思想展开档案管理。
        3大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略
        3.1提高档案管理工作的信息化水平
        随着社会的不断进步和经济的快速发展，信息技术得到了突飞猛进的进步，新型的档案管理软件在事业单位档案管理的信息化过程中发挥出了巨大的作用。我国事业单位的档案信息化管理水平在现代网络软件快速发展的基础之上得到了很大程度上的提高，并且当下档案管理工作开展信息化的优势已经凸显出来。

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传统的档案管理工作一般都是采用纸质档案的方式对相关的材料内容进行保存，但是纸质档案进行保存具有一定的缺点比如说会受到周围环境的影响，如果纸质档案周围的环境湿度过高的话会导致出现变质发霉的问题，如果发生这种情况那么很多重要的信息都会得不到应有的保存，而档案管理信息化就可以很好地弥补这一问题，档案管理信息化借助计算机将档案备份在电子磁盘之内，这样不仅仅可以在很大程度上大量节省档案存储的空间并且可以保证一些比较重要的信息不被丢失，通过建立更加科学合理的措施来对事业单位的档案和文件进行合理的分类，以此来提高档案管理工作开展的信息化水平。
        3.2建立健全基础的事业单位档案管理机制
        对于传统事业单位档案管理制度过于混乱的状况，事业单位应当召集相关管理人员，共同制定统一而规范的档案管理制度。如档案管理工作应当由档案管理人员全权负责，其他人员不得过多干涉；档案管理资料柜的钥匙应当仅仅分配给档案管理员，其他人员不得配置，避免出现随意翻阅文件档案而导致资料丢失的状况；建立统一的借阅表，所有人员在借阅文件档案的时候，都需要在借阅表上进行登记，确保借阅信息能够追溯到个人，这也有助于档案资料的迅速追回，避免出现这种文件丢失的状况。此外，应当加大基础的监管制度，明确事业单位档案管理机制的重要性，经常性地检查档案管理人员的日常工作，确保档案管理工作能够严格围绕档案管理制度来完成，逐步提高档案管理工作的科学性与规范化。
        3.3组建高素质档案管理队伍
        事业单位在组建档案管理人才队伍时，应该加大投资力度，聘请专业的档案管理人才组建专业的管理队伍，队伍中的档案管理人才不仅要具备较强的专业素养，同时还要具有应用信息技术的能力，这样在进行档案管理时才能科学合理的应用信息技术，使得信息技术的优势可以得到发挥，从而提高档案管理工作的效率和质量。另外，事业单位还应该定期对档案管理工作人员进行培训，培训的内容包括但不限于信息技术的各项技术与能力。这样一来，档案管理工作人员才能及时更新自身的知识储备以及技能，为事业单位的档案管理工作做出更突出的贡献。
        3.4加强对档案管理的重视程度
        想要做好和创新事业单位档案管理工作，就需要加强单位对档案管理的重视和关注度，认识到加强档案管理工作的重要性。在当前社会新的发展形势下，事业单位档案管理需要转变以往传统的管理模式，科学运用现代化技术进行管理，这对于提升事业单位档案管理工作效率有着十分重要的作用和意义。基于此，事业单位需要健全当前档案管理制度体系，在提升档案管理工作效率的同时，实现与时俱进，借助创新思维来强化档案管理制度，实现档案管理与现代化发展模式的融合，全面更新档案管理信息，借助成功的档案管理系统来完善和修订原有档案管理体系，构建出高效且创新的档案管理工作体系，以此来提升事业单位档案管理的实效性。档案管理工作是一项长期的任务，在过程中，需要保障人员之间的公平性，以此来调动档案管理人员对本职工作的积极性与主动性。
        结束语
        总而言之，随着时间的推移，事业单位档案管理工作中的各种问题都显露了出来，而要想解决这些问题，各大事业单位就必须加强信息技术的应用，通过利用信息技术的各种优势，让档案管理工作的效率和质量得以提升，促使事业单位可以紧随时代发展，朝着信息化管理的方向迈进，从而满足社会以及人们对于事业单位的需求。
        参考文献
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