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新形势下行政事业单位档案数字化管理工作探析王学丽

发表时间：2021/5/28 来源：《基层建设》2021年第2期作者：王学丽

[导读] 摘要：行政事业单位工作繁多，而其中档案管理工作占据重要地位，直接关系到行政事业单位是否可以高效、协调运转，而传统档案管理在此形势下不能满足单位发展需要。

        五莲县于里镇财政经管服务中心 262318
        摘要：行政事业单位工作繁多，而其中档案管理工作占据重要地位，直接关系到行政事业单位是否可以高效、协调运转，而传统档案管理在此形势下不能满足单位发展需要。对此，行政事业单位要积极探索新形势下高效管理方法，紧跟时代步伐。互联网信息技术的普及使得信息化管理、数字化管理成为主流趋势，逐步应用于各行业之中，行政事业单位也越来越多地探索数字化档案管理措施，但是其中尚存一些问题，需要有关人员对其分析和解决，提出针对性优化策略，推动数字化档案管理快速、平稳发展。基于此，对新形势下行政事业单位档案数字化管理工作进行研究，仅供参考。
        关键词：新形势；行政事业单位；档案管理；数字化
        引言
        目前，我国档案管理工作在新时期背景下出现了巨大变化，呈现出档案资源数据日益丰富、档案信息愈加多元化的特征，加之计算机技术、网络技术的快速发展，传统的档案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐渐暴露出越来越多的问题，难以顺应新时期的发展需求。在此形势下，改革创新档案管理工作刻不容缓。因此，研究新时期的档案管理工作十分必要，是摆在我国各地、各级档案机构面前的重要任务。
        1行政事业单位数字化档案管理的意义
        1.1有利于提高办公效率
        档案管理工作繁杂且机械，档案涉及对象流动性较强，只有充分、全面了解情况才可能实现精准、快速统计，传统档案管理模式显然难以做到，效率的低下导致效益也受到影响。数字化档案管理的实现能够帮助行政档案快速归档，进而实现档案的有效利用，数字化归档可以实时反映各类变动的精准数据，人员可更加便捷地对已储存数字资料进行查询和统计。档案库由实体档案保管基地转至信息管理中心，场所的转换意味着工作的快捷高效，对于提升办公效率、帮助行政单位精简人员、推动单位现代化快速发展都有重要意义。
        1.2保证历史情况记录的客观性
        无论任何时期，档案都可以作为真实的历史凭证，是工作主要参考资料，形成于社会实践活动过程，信息不是后人自行编造，保证了历史情况记录的客观性。有的宝贵档案资源为当事人工作历史痕迹的亲笔手稿，有的档案资源经过了机关领导批示或签署，想要充分利用并最大限度提升这些档案资源的价值，就需要全面的档案管理工作，将档案资源中的有价值信息提取出来，做好档案编码、保存、调用、借阅等，让档案资源的利用更加高效、便捷。
        2事业单位数字化档案管理存在的问题
        2.1管理手段十分落后
        很多单位的人事档案管理者不具备应有的专业知识和技能，未参加人事档案管理方面的培训，不了解人事档案的基本运作原理，且有些从事此工作的人只是将这一工作当作兼职在做，投入的精力十分有限，这样无法促进单位内部在此方面的调整、岗位变动以及制度改革的有效落实。此外，在管理设备方面也有问题，设备简陋和落后使档案的保存缺少最基本的保管措施，防火和防潮等手段均无，还停留在很基本的管理水平上。
        2.2理念滞后
        一些基层事业的工作人员，将工作内容局限于抄录档案、保管档案范围内，对档案的管理仅从档案事务性工作出发，尚未正确认识档案管理具有的国家财富价值，没有明确档案管理对现代社会发展所起到的间接性增加经济效益作用。理念上的滞后，不仅导致档案资料频繁出现信息泄露、丢失、不完整等情况，还经常发生档案管理设备老旧、破损等问题没有及时解决，难以满足现代化档案管理需求，思想上对档案工作档案管理的不重视，行为上对档案管理的不规范不科学，大大阻碍了档案管理工作改革创新。

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        3新形势下行政事业单位档案数字化管理策略
        3.1保障数字化环境的安全
        信息技术的发展应用对于提升档案管理有效性、缓解人员工作压力、减少管理成本等有积极的意义，但是与此同时，互联网大范围使用带来的档案信息安全风险也不容忽视，档案存在信息泄露风险。行政事业单位在应用数字化管理模式的同时，必须将信息安全的维护作为重要工作内容，避免信息泄露以及信息丢失、损坏等情况出现。信息技术的发展使得网络病毒更新速度加快，为应对这一问题，行政事业单位应加强自身信息化水平，及时更新病毒查杀技术，为档案信息安全提供保证。为避免出现因系统故障或网络漏洞造成的信息遗失，档案管理人员要提前做好数据备份工作，最大限度地减少因网络问题带来的损失。除此之外，档案管理部门可以设立专门信息小组，或者同单位信息管理部门合作，实时更新防护系统、操作系统等，使单位档案管理保持时效性和先进性。
        3.2提高重视程度，全面认识档案管理
        长久以来，很多人都将档案管理定位于幕后工作，不够关注这项工作，加之档案管理没有明显的工作成绩，更加剧了档案管理被忽视的程度。新时期的事业经营管理与发展中，要提高对档案管理的重视程度，将其作为一项艰巨且需长期坚持的工程，全面认识档案管理重要性，意识到档案管理对于机构稳定运行、企业正常发展以及社会快速进步等方面的积极作用，把档案管理纳入重点工作范畴，从上到下有序落实各项档案管理内容，及时发现其中的不足之处，采取有效方法防范和解决处理，通过思想态度的端正，自觉扛起岗位工作中的档案管理责任，认真严肃看待各项档案管理工作。例如，事业单位领导人可以加强对档案管理工作情况的兼顾力度与宣传力度，采取现代化宣传方法，在事业单位官方微信公众号平台宣传新时期档案工作的社会效益、巨大价值、服务功能，定期检查档案管理工作，不定期结合实际情况指导档案管理工作，多措并举一方面发挥出自身作为领导人的组织引领作用，另一方面将档案管理意识牢牢树立在所有工作人员心中，使其能够重视档案管理，积极参与这项工作，构建人人发挥作用的档案管理新模式。
        3.3健全档案管理制度，做好档案管理工作
        行政事业单位要认识到档案管理工作的重要性，并立足于实际，采取措施，建立健全档案管理制度，在以上过程中，要做好两方面工作：一方面，需严格根据档案法律法规，针对性地制定档案收集、档案文件存储范围、档案保管期限等；另一方面，还要构建档案资料鉴定、分类、收集、保管、统计、检索、调阅、利用以及销毁制度。除此之外，还要构建突发事件应急管理、档案管理设备维护、信息安全保密等制度，行政事业单位通过这些制度，进一步明确档案管理人员的工作范围、工作纪律、岗位职责。为最大限度调动档案管理人员工作的积极性和主动性，还要定期检查档案管理工作，从而更好地确保档案管理人员完整有效地收集档案，高效有序地做好档案科学分类，合理组卷、规范整理，充分利用，通过这些举措，切实做好档案管理工作，最大限度发挥档案的价值作用。
        结束语
        行政事业单位的档案信息发挥着重要作用，直接影响单位发展质量，而传统档案管理模式在信息化快速发展新形势下，已经逐渐不能满足单位发展需求，数字化管理成为最主要趋势。数字化管理的实现将推动行政事业单位整体向智能化、信息化、现代化方向发展，因此单位应重视数字化建设，探究在建设过程中存在的问题并予以针对性解决，帮助提升档案管理的效率，推动单位实现长足发展，更好地为民众服务。
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