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事业单位档案数字化管理策略研究荣玉海

发表时间：2021/5/28 来源：《基层建设》2021年第2期作者：荣玉海

[导读] 摘要：在档案管理信息化工作建设过程中存在许多的问题，在对现代化信息技术借助的基础上这些问题正在逐渐得到解决，针对这种情况就需要对传统的工作理念和工作方式进行转变，不断加大资金投入的力度，提高档案管理工作的信息化水平。

        五莲县于里镇便民服务中心 262318
        摘要：在档案管理信息化工作建设过程中存在许多的问题，在对现代化信息技术借助的基础上这些问题正在逐渐得到解决，针对这种情况就需要对传统的工作理念和工作方式进行转变，不断加大资金投入的力度，提高档案管理工作的信息化水平。基于此，对事业单位档案数字化管理策略进行研究，仅供参考。
        关键词：事业单位；档案；数字化管理；策略
        引言
        事业单位档案管理面临着如何有效利用有限的人力物力来优化工作效率的问题。如今，大数据时代的到来为优化事业单位档案管理工作开辟了新的路径，但也带来了一些问题与挑战。在这种背景下，事业单位档案管理人员应当积极抓住机遇，深入分析研究，以创新、无畏和务实的精神做好档案管理优化创新工作，根据单位自身的特点和需求，制定相应的优化数字档案管理的对策，提高档案管理的信息化水平。
        1事业单位数字化档案管理现存问题
        1.1缺乏现代化办公设备
        在现阶段，一二线城市基本完成了事业单位信息化建设要求，许多区县级地方由于经济水平的限制导致事业单位缺乏相对应的现代化办公设备，没有真正实现办公现代化以及数字化。很多事业单位仅仅采取以计算机来进行较为简单的数字化，并没有真正利用到现代科技手段；办公设备较为落后，电脑陈旧，硬件及软件长时间没有升级，跟不上时代发展脚步，导致在实际档案管理工作当中准确度以及效率很低；只简单地在档案保管方面做些工作，并没有对相关档案进行合理开发与利用，工作效率低，没有发挥出档案资源的价值。
        1.2档案管理人员整体素质参差不齐
        档案管理人员应对国家关于档案管理的各项法律法规以及相关政策走向有深入且独到的理解，并能凭借强大的文字表述能力和熟练的现代化档案管理工作技能及时、准确地记录下事业单位在自身发展历程中所产生的各项有价值的信息资料。然而就目前来看，达到这一标准的事业单位档案管理人员仍是凤毛麟角，档案管理人员整体素质参差不齐。
        1.3档案信息缺乏共享
        现阶段事业单位与事业单位之间以及事业单位与社会组织之间并没有建立起较为良好的信息资源共享平台，许多需要频繁及时使用的档案信息资源被分散保存，在一定程度上可能导致档案信息存在较大误差，影响工作质量，为档案使用者带来困难。例如，在相关个人信息处理过程中，不同事业单位之间如果没有进行及时良好的交流与沟通，就会导致在不同事业单位保存的个人信息存在一定差别，会给人民群众带来较大的困扰，长此下去，必然会影响政府自身的形象，不利于事业单位自身长期发展。
        2事业单位数字化档案管理的优化对策
        2.1档案管理信息化平台建设
        软件建设是事业单位档案管理信息化建设的重要内容和载体，因此，需要保障档案管理软件性能与功能，使软件具备完整性与先进性特征。在过程中，事业单位可以依照自身实际需要向第三方购买档案管理软件，还可以进行自主设计软件平台。在管理软件内部设置与自身实际情况相符的功能，着重体现出事业单位档案管理特征，针对模块设计与功能设计方面，应进行拓展，保障软件的运行速度与容量。档案管理软件建设需要从长远角度进行规划，同时随着单位实际发展情况来拓展各项功能，依照实际需要来进行战略性升级，以此来保障档案管理信息化建设的先进性与技术性。另外，在软件建设过程中，还需要保障信息内容的安全性，因为档案信息与单位发展机密规划有着密切的联系，所以，需要进一步做好档案信息防御工作，系统升级与漏洞修补等功能都需要升级到最优。在事业单位档案管理工作中，保密工作十分重要，但当前诸多事业单位没有认识和意识到档案保密工作的重要性，导致档案信息出现泄露问题。

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        2.2细化档案管理措施，提高管理效益
        在档案管理工作中，必须保持工作质量持续提升。在工作中，首先需要确保细化性归档工作，在工作中及时制定完善的档案归档范围，这一范围必须保持细致性与明确性，在工作职能调整以及业务发展期间，可以保持持续性发展。在制定具体的范围时，需要充分考虑档案的储存完整性以及资料的全面性，确保内部控制体系的建设综合水平。同时还需要做好文件档案的环节性管理工作，不仅需要及时落实档案工作机制，还需要及时制定归档计划，基于归档工作的突出问题，在年末做好重点排查工作，及时落实集中化与全面性的归档管理，保障归档工作的细致与全面性。对于事业单位而言，需要将文件档案资料的交接当作是第一任务，以规范化措施作为基础，保障资料信息的清晰性。另外，还需要持续强化人员方面的培训教育工作，借助现场指导、视频教育以及手册宣传等多种途径实现对人员的专业性技术水平的培养，重修提升档案管理工作的针对性水平，提高档案管理工作人员的自觉意识，确保档案管理团队保持较高的综合性水平。另外，随着信息化技术的持续发展，档案管理工作的信息化也会不断增加，今后需要持续强化档案管理人员的信息化技术水平，确保人员层面上可以推动档案管理工作持续发展。
        2.3加强对档案管理人员的培养
        事业单位档案管理人员的能力素质水平在很大程度上影响和制约着档案管理工作的规范化发展进程，这就要求档案管理人员既具备主动的学习意识，通过自我学习的方式提高相关业务知识的储备，同时还要兼顾现代化信息技术的熟练应用，且需具备一定的危机意识，持续不断地以更高标准要求自己。不仅如此，事业单位自身也要主动构建多层次人才结构体系，通过“人尽其能”来实现对档案管理人员的有效管理，从而确保整个档案管理工作流程及各环节实现科学化和规范化。
        2.4强调安全重要性及档案数据资源共享
        网络时代虽然为人们的工作以及生活提供了巨大便利和机会，但在发展过程当中也必然存在一些负面因素，例如相关网络安全漏洞等，如若档案数据管理出现漏洞，必然会存在资源信息变化或者缺失的危险。因此，在建立相关档案管理数据平台时，首先需要关注这一方面，与平台建设技术人员进行充分沟通，并采取信息安全技术，防止事业单位内部信息交流过程可能出现的安全风险。为了使信息化技术在档案管理中发挥更大的作用，在构建各单位档案管理的数据平台时，各单位的负责人必须提前进行沟通，同时做好相互了解工作，在建立较为密切的协作关系的同时，利用网络的优势开放资源共享功能，进而搭建起能够发挥更大作用的数据共享平台，方便平台各单位之间的信息交流工作。各单位领导应当重视档案管理部门的工作，强调网络技术与管理科学相结合的重要性。当然，建立档案数据共享平台不应以牺牲安全意识为代价，必须考虑到知识产权的保密性和特别重要的信息内容的安全性。
        结束语
        在事业单位发展进程中，档案管理属于一种无形资产，其对于单位实现可持续发展有着重要作用。在过程中，事业单位档案管理工作需要推动信息化建设，这是档案管理在新时代发展的迫切需要，也是档案管理改革创新的关键途径。为保障事业单位档案管理信息化建设顺利实施，需要在业务流程与服务功能以及平台建设等方面进行创新改革，实现与时俱进，优化档案管理空间，以此促进档案管理适应信息化建设需求。
        参考文献
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