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提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究李维华

发表时间：2021/5/28 来源：《基层建设》2021年第2期作者：李维华

[导读] 摘要：科学技术的更新与发展使得计算机的普及率也在逐渐上升，其巨大的优势使得其在信息时代下充分发挥了其作用，并逐渐成为了各行各业获得进一步发展机遇的必备事物。对于事业单位来说，想要从根本上解决事务繁多以及庞大数据量应用问题，就应结合实际情况做好档案管理信息化建设工作，将各类信息按照顺序储存至电子文档中，以便于后期的数据整理与汇总分析。

        山东省日照市五莲县中至镇便民服务中心 262319
        摘要：科学技术的更新与发展使得计算机的普及率也在逐渐上升，其巨大的优势使得其在信息时代下充分发挥了其作用，并逐渐成为了各行各业获得进一步发展机遇的必备事物。对于事业单位来说，想要从根本上解决事务繁多以及庞大数据量应用问题，就应结合实际情况做好档案管理信息化建设工作，将各类信息按照顺序储存至电子文档中，以便于后期的数据整理与汇总分析。基于此，对提升事业单位档案管理信息化建设的对策进行研究，仅供参考。
        关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；不足与策略
        引言
        档案管理是推动事业单位持续稳定发展的关键，同时也是回顾事业单位发展路径中缺陷与不足的重要途径。在新时期环境之下，事业单位的档案管理工作可以更好地融入各种新兴技术，尤其是大数据、云计算以及互联网等，其可以直接应用到事业单位经营决策、管理等工作中，并实现管理工作综合效益的持续提升。
        1新形势下事业单位档案管理创新的重要性
        档案可以说是事业单位健康发展的基础，如果没有完善的档案管理方式，那么事业单位各环节管理就形同一盘散沙，发展也会落后。基于此，事业单位在新发展形势下应重视档案的创新管理。在过程中有效的档案管理可以详细记录员工信息，档案需要设置一个专业的部门，档案记录要做到有条不紊，所以说，创新的管理载体是推动档案管理有效性的关键环节。有了员工的对应信息，单位管理人员才可以对不同表现的员工进行奖惩。另外，有了完善的档案管理模式，管理人员可以依照相关信息科学调整和分配人力资源，使员工各尽所能，发挥自己的作用和价值。最为重要的是创新档案管理模式，可以使事业单位查缺补漏，找到影响自身发展的问题，进而创建行之有效的方式，实现档案的良性管理，以此让档案更好地为事业单位发展提供服务和帮助。
        2当前事业单位信息化档案管理中存在的几点不足之处
        2.1实用型人才仍处于严重缺乏状态
        作为决定社会生产发展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事业单位的档案管理人员由于其工作的特殊性使得其长期占据着重要地位，其自身的工作素质与能力决定着最终的档案管理质量。为进一步提高档案管理水平，作为档案管理者不仅要关注工作流程，还需就管理信息化水平的提升内容进行深入分析。除了熟练应用信息化技术的方式，更要确保其能够独立且熟练的完成设备操作。但现实情况却是往往档案管理人员无法及时获得有效的信息化管理培训，在工作重视程度不高的情况下，档案管理人员仍然在延续着纸质档案管理模式，即使存在先进的信息化技术想要将其融入至实际的档案管理流程中也较为困难。
        2.2管理设备陈旧
        因为档案管理工作依赖于财政的支持，再加上管理意识的欠缺，导致资源投入档案管理不多，管理设备陈旧，管理资源较少，导致管理工作的整体水平较差。
        2.3缺乏完善的档案管理体系
        在事业单位的档案管理过程中，存在的最为突出的问题就是管理制度的不完善。这主要是由于企业管理层对于档案管理不重视，对于档案管理的制度建设没有投入过多的精力。尽管在部分事业单位中存在档案管理制度，但大多浮于表面，没有真正落到实处。档案管理人员经常将档案资源随意堆放，造成文件丢失。对于单位的档案外借，没有形成规范的外借手续。
        3提高事业单位档案管理信息化建设质量的几点建议
        3.1面提高档案管理人员的专业能力
        事业单位的档案管理工作需要配备专业的管理人员，对于事业单位而言，只有认真做好专业化人才的管理，才可以在最大程度上发挥档案管理的最大作用，才可以实现档案管理可持续化发展。

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为此，首先需要做好档案管理人员的培训，不仅仅需要认真做好专业知识的教育，还需要培养档案管理人员的责任感。通过上述方式，可以更好地培养每一位档案管理人员自身端正的态度，以高标准的要求进行工作，同时，也能够不断地丰富自身的知识，在日常工作中，使用更加现代化的手段进行档案管理。在一般情况下，事业单位内部还会专门组建一支经验丰富的队伍进行档案管理，其中，也会包含一些高素质现代化人才，为推动档案管理现代化作出自己的贡献，推动事业单位健康发展。
        3.2丰富档案管理的实际价值
        在新时期，事业单位档案管理工作的具体应用价值必须持续性提高，并基于档案内容做好针对性的工作优化。例如，对于事业单位的人事档案而言，不仅需要记录员工的基础信息，还需要涉及部分人员的隐性内容，例如职业素养、职业技能以及道德水平等，充分展现档案本身的实用性价值，挖掘档案中的可能潜力。深度挖掘信息的同时，做好人员的定期考核，并基于考核的内容将职业技能以及工作状况、职业道德等内容纳入其中，将审核的结果反馈给所有的对应主体。事业单位的档案管理工作必须从信息获取的角度进行优化，管理人员在决策时可以充分参考档案中的内容，促使事业单位的运行机制保持良性循环。为了在新时期更好地发挥事业单位的档案管理价值，需要从不同层面提高档案管理工作思路。强化服务意识，真正认识到档案管理的工作重视度，从工作层面上提高服务意识。从以往档案单纯记录资料转变为记录、供应、决策支持的服务模式，强化服务意识，在事业单位决策任何事情或出现任何问题时，都可以在档案中寻找到相关的资料，从而确保单位运行的合理性。
        3.3在档案管理信息资源利用过程中融入更多的数字化手段
        作为档案管理人员应结合实际情况对档案管理工作进行深入分析与研究，并以获取到的各类信息与需求调查结果为基础构建完善的档案管理信息化体系，从而实现各类档案形式之间的灵活转化，为充分发挥档案管理信息化模式的应用效果提供支持。在纸质档案信息与数字化信息相互转化前，需要对所需要转化的资源进行深入分析，标出重点内容，从而更方便对数据进行针对性管理，为进一步提高档案管理工作质量奠定坚实的基础。
        3.4加强对档案管理的重视程度
        想要做好和创新事业单位档案管理工作，就需要加强单位对档案管理的重视和关注度，认识到加强档案管理工作的重要性。在当前社会新的发展形势下，事业单位档案管理需要转变以往传统的管理模式，科学运用现代化技术进行管理，这对于提升事业单位档案管理工作效率有着十分重要的作用和意义。基于此，事业单位需要健全当前档案管理制度体系，在提升档案管理工作效率的同时，实现与时俱进，借助创新思维来强化档案管理制度，实现档案管理与现代化发展模式的融合，全面更新档案管理信息，借助成功的档案管理系统来完善和修订原有档案管理体系，构建出高效且创新的档案管理工作体系，以此来提升事业单位档案管理的实效性。档案管理工作是一项长期的任务，在过程中，需要保障人员之间的公平性，以此来调动档案管理人员对本职工作的积极性与主动性。
        结束语
        综上所述，事业单位的档案管理方式不可能一成不变，需充分结合时代的发展变化。所以对于事业单位而言，需要积极转变态度，进而能够在根本上将以往粗放式的档案管理方式，为事业单位未来的发展奠定更好的发展基础。
        参考文献
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