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新时期油田档案信息化管理技术分析

发表时间：2021/5/28 来源：《基层建设》2021年第2期作者：覃爱群

[导读] 摘要：现今社会经济处在快速发展中，推动了我国油田企业发展，油田档案作为企业重要的信息资源，对于油田企业的发展起到了重要的作用。

        大港油田电力公司
        摘要：现今社会经济处在快速发展中，推动了我国油田企业发展，油田档案作为企业重要的信息资源，对于油田企业的发展起到了重要的作用。我国油田企业近些年处在快速发展中，传统的管理方式已经无法适应现今工作开展的需求，需要加强对现代化信息技术的使用，促使油田档案管理工作实现信息化发展，继而有效的提升档案管理工作开展水平，将油田档案管理的作用充分发挥出来，促进油田企业自身的快速化发展。
        关键词：新时期；油田档案；信息化管理；技术分析
        前言：
        档案是一种重要的信息资源，在油田企业发展的过程中，积累了很多的档案资料，随着我国社会经济与科学技术的发展，促使油田企业的发展也变得更加迅速，而石油档案发挥出了巨大的作用。在传统的油田档案管理中使用人工管理的方式，但是该方法的使用存在一定的缺陷，管理人员工作强度大、工作效率低等，无法满足现今油田企业档案管理工作开展的需求，所以在企业快速发展的过程中，需要加强对油田档案管理工作的创新。
        一、我国油田档案管理工作开展现状
        （一）档案管理工作效率低下
        我国油田档案管理工作以往采用的是人工管理模式，在工作开展中需要查找档案资料时，通常会先查阅档案的管理目录，从目录中获取更多的档案资料，根据具体获得的数据信息翻阅档案，整个资料查找的过程比较繁琐，会消耗掉大量的时间与精力，且工作开展的效率低下。因为实体档案具有唯一性的特点，当有人借阅之后无法供他人使用，所以当出现丢失或损坏时，无法实现相应的弥补工作开展在这样的档案管理工作开展中，存在着非常大的管理弊端，管理人员会有非常大的工作量，主要体现在借阅资料过程复杂的寻找，限制了档案资料的价值发挥，导致内部管理人员的工作开展效率低下，对企业的日常工作开展起到了一定的阻碍作用。
        （二）设备设施管理不足
        在新时期的发展中，推动油田档案信息化管理已经成为一种发展趋势，我国很多油田企业的档案管理库房，基础设施条件落后并存在安全隐患因素，大部分的库房建设不符合实际规范，存在严重的设备设施老化现象，甚至于个别的库房没有安装监控设备。
        （三）人才队伍建设失衡
        在现今油田企业的档案管理工作开展中，现有的档案管理人员，普遍的存在着年龄比例失调、老龄化问题严重的现象，整体队伍的专业素养缺少，工作人员自身的能力不足以及专业化程度不够等问题，都是非常明显的存在。根据相关的统计工作数据来看，在某企业中档案管理工作人员共22人，其中有15人是50岁以上职工，并且在3年之内退休的职工达到7人，该数值已经达到了总队伍组织的三分之一。并且档案管理人员队伍对于电脑熟练使用的人更少，针对于电子档案、声像档案等管理工作开展的准则不熟悉，导致整体的工作开展面临更大的问题。
        二、新时期油田档案管理信息化发展对策
        （一）强化信息化档案管理模式建设意识
        为了更好的保障档案管理工作的信息化建设工作正常开展，需要企业管理者自身能够认识到，促进档案管理工作由传统人工模式转变为现今信息化模式发展的必要性与积极作用。

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这一点的转换需要油田企业领导者，自身能够具有丰富的专业知识储备以及综合能力，且对信息化知识有着较为深入的了解，这是推动现今油田企业档案信息化管理工作开展的第一步。同时企业还要注重对档案管理人员的日常培训，促使其掌握更加熟练的信息化管理综合技能，推动现代化油田档案信息化管理工作的开展。
        （二）加大管理设施的投入
        在现今已有的基础之上建设油田档案信息化管理系统，是根本不可能实现的，就需要油田企业能够加大对资金的投入，通过购买使用的硬件软件设施，为企业档案信息化工作开展奠定坚实的物质基础。在购买专业软件的过程中，可以选择针对于企业自身情况研发新的管理软件，保障软件的使用可以满足日常的生产需求，并且能够长期稳定的使用，保障油田企业档案管理信息化的发展。同时还要制定出严格的部门职责与设备管理制度，将所有的责任细化到个人，强化所有工作人员的责任感，能够定期的为设备开展进修与维护工作，以此保障油田企业档案管理信息化工作的正常开展。
        （三）完善档案管理人才队伍建设
        需要不断的完善管理人员队伍的建设，可以选择转恶业院校引进的档案管理专业学生，不断的充实管理人员队伍建设，员工在入职之前需要加强相应的培训，保障其具备一定的档案管理能力与经验，并挑选能力强的人员担任小组组长。针对于内部表现较好的人才来讲，通过参与定期组织的综合业务培训，从而打造出一支高素质、高能量的专业化人才队伍。同时还要注重对档案管理人员的综合素质培养，保障工作人员能够同时具有责任意识与服务意识，只有这样才能够在工作开展中跟好的完善岗位工作，将档案管理资料的作用发挥出来，为内部工作的开展提供更多的便捷，推动内部工作开展的进程。
        （四）提升档案整体的安全性
        档案管理工作安全性与信息化建设紧密相连，企业在存储一些关键性的档案时，要时刻的注重档案管理的安全性问题，一些油田企业档案管理工作并没有安装监控设备，对于责任划分不够具体，日常工作开展中使用的制度不够完善。所以需要今后在办公室终端设置识别设备，保障打开档案管理系统的是管理人员，或者是有权限的部门领导，通过门禁系统的使用，实现对档案馆进出人员的严格控制。通过完善档案管理区域的监控设备，保障在内部与外部监控中不出现死角、盲区，从根源上杜绝出现档案丢失、盗窃等问题的出现，以此有效的提升档案管理工作开展的安全性，保障油田企业的机密文件使用安全性。
        结语：
        针对于外部迅速发展的环境，石油企业的档案管理工作面临新的机遇与挑战，传统的管理方式已经无法满足现今工作开展的需求。需要管理人员在工作开展中，结合使用现代化档案管理技术，推动我国的档案管理工作信息化，摒弃传统管理方式中存在的弊端与不足，不断的提升油田企业档案管理工作者的工作质量，提升相应的服务水平，以此满足档案管理服务对象对于工作开展的实际需求。
        参考文献：
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        [2]万利华.新形势下油田档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2019，（04）：76.
        [3]崔米娜.论新形势下油田档案管理的信息化建设[J].中国石油和化工标准与质量，2018，38（22）：62-63.
        [4]孟宪波.油田档案信息化工作创新实践[J].山东档案，2017，（02）：66-67.