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建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施赵睿

发表时间：2021/5/28 来源：《基层建设》2021年第2期作者：赵睿

[导读] 摘要：随着建筑行业的快速发展，建筑工程在数量与规模上均有较大提升。

        枣庄市工程建设监理有限公司山东枣庄 277411
        摘要：随着建筑行业的快速发展，建筑工程在数量与规模上均有较大提升。工程资料是施工建设项目中最重要的资料组成部分，通过资料能够了解工程施工的质量，同时工程资料也是相应施工技术应用的参考依据。但在目前建设施工工程管理工作中，工程资料管理仍存在着很多问题，降低了工程资料的保存价值。本文就目前建筑工程资料管理工作进行分析，并针对所存在的问题提出相应的改进措施。
        关键词：建筑工程；资料管理；常见问题；规范管理
        引言
        对于建筑工程而言，工程资料可以反映出施工水平和工程质量，是建筑企业的重要资料。工程验收阶段也需要检查工程资料，利用资料辅助验收工作。此外资料也具有开展后续工程的参考价值，需要得到科学有序的管理。因此，本文研究了资料管理问题，并提出改进策略，以提升企业资料管理能力，为企业发展建构发展基础。
        1建筑工程资料管理的特点
        1.1全面性
        建筑工程资料形成于工程实施的各个阶段，具体如下：在工程项目建设前期阶段，工程资料包括项目政府批文、工程规划许可证、用地批准等；在工程施工阶段，主要包括施工许可证、备案登记、技术核定、工程变更、材料检验、隐蔽工程验收、材料合格证明等资料；在竣工阶段，主要包括与工程结算、决算相关的资料。这就要求建筑工程资料管理必须重视资料的全面性，将工程资料管理工作贯穿于工程实施的各个阶段。
        1.2持续性
        在工程建设的不同阶段会产生不同的工程资料，这些资料具备一定的规律性、程序性和持续性的特点，各个资料之间存在着紧密联系，相互补充、相互印证，都是工程管理的有力依据。所以，在建筑工程实施过程中，要做到持续不断地收集资料，避免出现资料遗漏。
        1.3系统性
        建筑工程资料管理是一项系统性的工作，其资料管理工作涉及工程管理、机电安装、通风空调、装饰装修等方面的专业知识，以及合同管理、造价管理、进度管理、安全管理、质量管理等领域知识，这对资料管理人员的专业素质提出了高要求。同时，工程资料管理还要严格按照《建设工程文件归档整理规范》的规定进行资料分类、立卷、造册、归档，杜绝资料管理杂乱无序。
        2建筑工程资料管理中的问题
        2.1工程资料管理制度不完善
        在建筑工程实施过程中，各参建方对工程资料管理的重视程度不足，未能形成统一的工程资料管理制度，导致各参建方没有将工程资料管理责任落实到位。在缺乏制度约束的情况下，工程资料管理存在着事后补编资料、随意借阅资料、不规范立卷归档资料等问题，严重影响着工程资料管理质量，弱化了工程资料管理在工程管理中的重要地位。
        2.2资料收集不及时
        资料收集和编制应当是在整个施工过程中同步推进的，并在施工时及时进行补充和添加，以确保相应资料的完整性和真实性，这种收集方式对整个建筑施工工程能够起到一定的指导作用。而如果在施工后期再进行资料收集则很难确保工程资料的完整度，其真实性也无法确定，如此一来不仅会降低资料的价值，同时也会对建筑工程的后期竣工验收造成延误。
        2.3建筑工程资料归档部门不够明确
        为了做好建筑工程资料归档和管理工作，我国部分地区已经建立了质量监督站和建筑工程资料归档管理部门，但是仍然有部门地区缺少专门的建筑工程资料归档部门，致使建筑工程资料管理工作效率下降。建筑工程资料归档工作不够完善则会导致档案丢失等问题，部分档案管理人员会用复印件来代替档案原件，部分建筑企业的资料管理室甚至会当做休息室来应用，人员流动变化之大另建筑工程资料容易出现丢失现象。

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        3建筑工程资料规范管理措施
        3.1完善建筑工程资料管理制度
        在工程建设管理中，要建立健全工程资料管理制度，明确工程资料管理流程，落实工程资料管理责任，确保工程资料管理规范化开展。具体制度内容包括：将工程文件形成纳入到工程建设管理的各个环节，明确工程招标、工程勘察、工程设计、工程施工、工程监理等各单位以及资料管理人员在工程资料管理中的职责范围；工程资料的归档整理要与工程建设同步，不允许事后补编资料；工程资料管理要采取纸质档案与电子档案并行管理的方式，做好工程资料的整理、归档、验收和移交工作；建立健全工程资料的保管和借阅制度，做好资料借阅记录，强化资料借阅管理，避免在借阅过程中出现资料丢失现象。
        3.2加强建筑工程资料收集的审核
        建筑工程资料的收集是资料管理工作的重要前提，由于建筑工程所产生的资料较为庞大，如何在大量的资料中收集到建筑工程资料管理所需的、真实可靠的资料，就需要依靠完善的建筑工程管理制度和管理人员的专业能力。所以对于建筑工程资料收集的情况，需要采用严格的审核机制，避免资料收集存在误差和遗漏。对于资料收集的及时性也要起到督促的作用，避免材料收集的延误造成资料缺失等问题。还可以通过培训学习的方式，提高建筑工程资料管理人员在资料收集方面的能力，确保资料收集的质量。
        3.3加强资料分类
        建筑工程中有很多的其他小项目，所以说在进行建筑工程资料整理的时候也是非常复杂的。解决这个问题最重要的措施就是在进行资料的管理的时候对建筑工程资料进行合理的划分，进行分类整理。这样做有两个方面的好处，一个是在以后查询的时候比较方便一个是可以更好的进行管理，这样也不会造成材料的遗漏以及丢失。例如，我们在进行整理的时候可以根据施工项目进行整理，钢筋工程、砌墙工程、装饰工程这些子母进行整理，这样可以避免在进行以后查询的时候出现问题。
        3.4充分重视工程资料管理，确保资料的真实可靠性
        一方面，对于建设单位的管理人员而言，应该要正视资料管理的重要性，通过向之前的优秀案例学习或是参加培训指导等方式来提升自己的专业水平，加大对建筑工程资料的管理力度；另一方面，除了要从管理人员入手之外，整理人员也同样需要进行端正对资料整理的态度，熟知资料管理的规范化要求，明确具体收集流程、保存格式以及归档方式等。为了能够提高管理技术水平，工作人员还可以通过引进信息化技术与相关网络平台等，来提高资料管理水平，以确保建筑工程的资料管理工作能够顺利进行。除此之外，为了确保收集到的资料是真实、可靠的，质量监督等部门也应当把好质量关、确保安全性，管理单位应当严格处理假资料、给出假实验报告等现象，通过最高处罚方式，确保建筑工程技术的有效性。
        结语
        资料管理属于建筑工程发展中的主要环节，此环节的开展对于工程来说具有不可替代的现实意义。然而在资料管理过程中，还存在着诸多问题，使得此环节管理效果不理想。要想改变这样的局面，就应该加大对资料管理的重视程度，实行科学化整理，借助合理的方法来促进资料内容的现实性，保证技术性资料具有现实的指导意义，为后续相关工作的高效开展储备真实信息。
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