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数据化在事业单位人事档案管理中的实践胡宗国

发表时间：2021/5/28 来源：《基层建设》2021年第2期作者：胡宗国

[导读] 摘要：随着社会的不断向前发展，在新的时代背景下，事业单位也面临着新的挑战，在现如今竞争激烈的市场环境下，对事业单位的人事档案管理方法进行优化和创新，可以有效地推动人事档案信息资源的合理转化，能有效推进事业单位的改革，不断地提高事业单位的管理水平。

        五莲县街头镇文化旅游服务中心 262309
        摘要：随着社会的不断向前发展，在新的时代背景下，事业单位也面临着新的挑战，在现如今竞争激烈的市场环境下，对事业单位的人事档案管理方法进行优化和创新，可以有效地推动人事档案信息资源的合理转化，能有效推进事业单位的改革，不断地提高事业单位的管理水平。基于此，对数据化在事业单位人事档案管理中的实践进行研究，仅供参考。
        关键词：数据化；事业单位；人事档案管理；实践
        引言
        随着科学技术的迅猛发展，人们迎来了大数据时代，并在社会各个领域中深度融合。基于大数据视域下，将人事档案管理与其充分融合，已经成为众多事业单位刻不容缓的首要问题。
        1人事档案的概念
        人事档案是我国事业单位人事管理制度的一个重要的特色，人事档案可以证明一个人的身份、学历以及一些比较具有代表性的资料，人事档案是被法律认可和接受的，与个人的劳动保障、法律关系以及组织待遇等有着密切的相关性。人事档案主要包括个人的履历、学历、表现、思想政治状况等个人资料在内的企事业单位的常用记录。人事档案的建立是以“人”作为核心，是事业单位和企业单位进行人才应聘以及人才任用的重要内容。人事档案早已经就受到了事业单位和社会的重视，可以这样说，现代企业和事业单位越来越离不开人事档案的建立以及使用。
        2事业单位人事档案管理现状
        2.1管理环境复杂
        在人事档案管理工作的长期开展中，采用的都是实体档案管理模式，通常都是当地人事部门管理或者是部分工作人员的档案由单位进行保管，档案管理工作中流转的途径比较单一，经手办理的人员比较少，所处的环境也相对比较封闭，最大的风险就是实体档案在管理过程中，出现损坏、丢失或者是人为造假等现象。在现今信息化管理的时代，主要以实体人事档案作为基础，开展新的电子人事档案管理，其中收集与归纳的主体都是员工或者是单位自行组织。电子化人事档案作为载体，呈现出内容可分离、传输可网络化等特点，让信息资源开发与利用变得更加的便捷，单位也可在工作开展中，加强对人事档案资源的集中管理与数据分析，清楚地了解单位的人力资源结构，为后续的用人提供更多的参考。
        2.2对档案信息的开发力度不够
        从当前的状况看，人事档案的开发工作很被动，只有当人们需要时才会查阅，而所提供的服务又没有主动服务的意识，开发的动力也不足。有时候即使有查阅行为，也只是提供党团信息、简历这些表面的工作。利用人才、选拔培养人才的能力不强。这些行为对单位发掘内部人才能力有所影响和弱化，轻视了其现实效用。
        2.3人事档案管理机制不够完善
        解析现阶段事业单位的人事档案管理可知，没有完善的管理机制，并且在实际的工作中，相关的工作中基本上没有章法可言，实行的人事档案管理机制，往往流于形式，很难发挥应有的作用，管理工作者的工作也没有发挥应有的作用，降低工作效率，尽管设置了许多的人事档案管理条例，但是在现实的工作实践中，没能做到全面的实施。并且，相应的激励机制和惩罚机制未能健全，会引起人事档案管理工作责任的推诿，进而影响到人事档案管理工作的管理质量和管理效果。
        3事业单位人事档案管理创新模式方法探索
        3.1增强管理人员素养，提升业务技能水平
        事业单位中的人事档案管理员应重视大数据的重要性，不断提升自身的综合业务能力。首先，人事档案管理员应丰富自身的学习渠道，在保障质量的基础上，不断学习新知识。档案管理员在最初接触大数据时，应先熟悉大数据的基本概念，再熟练应用大数据技术，并最终实现精通大数据技术。

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其次，人事档案管理具有极强的操作性，档案管理员应在深刻理解大数据理论常识的基础上，将理论常识付诸实践，促使在人事档案管理工作中，充分发挥大数据技术的本质功能。最后，档案管理员在应用大数据技术后，需细致观察大数据为工作带来的便利条件，并深度挖掘尚存的弊端之处，积极寻求改进措施。如此不仅能丰富档案管理员的大数据视野，更能强化工作质量与效率。
        3.2推行管理工作的信息化数据库
        应该大力推行信息化建设，努力将人事档案管理工作实现信息化，在配备计算机等信息化设备的前提下，加大对操作人员计算机技能的培训，尽量防止使用手工操作的手段进行管理，让管理者可以及时掌握最新设备的使用技能，从而提高认识档案管控的水平和工作效率。信息数据必须规范，若没有统一的格式及标准，便不能实现地区、专业系统及国家的人力资源信息共享的目的，在数据信息设置中可以增设一条有关单位、部门特征的项目。信息分类数据库设立的内容通常有身份证号、姓名、性别、工作单位、现住址、联系电话、毕业学校、时间、专业、学历等信息。这是人事档案管理的基础，是人事档案信息化管理的核心，可以集中组织、管理人员所需的所有基础数据，不但可以重复使用，提升利用率，还能消除重复数据收集存储，使结构合理、功能齐全，能够共享人才信息资源库，可时刻为组织、人事的业务管理者提供多种功能、深层次的信息服务。
        3.3加强制度建设，提升网络安全防范意识
        制度的建设以及安全防范意识的树立，直接地关乎各项管理工作与应急措施的有效执行，不管是从人事档案管理风险的阶段中，还是完善制度都是防范安全事故出现的有效手段。突出对人事档案的信息管理安全事件发生频率，提升各个环节的安全管理工作开展效率，例如在人事档案的共享、利用等工作环节中，重点突出对存在风险较多的环节加以安全管理，例如生成电子人事档案、电子人事档案传输等。针对管理人员讲，可通过学术讲座、业务培训等方式，不断地提升档案管理人员自身的信息素养，加强其对人事档案管理存在价值的认识。并对工作的流程进行优化、对人事档案的经手人员进行登记，保障可有效的追溯。通过提升全体员工网络安全防范意识，加以对档案工作开展宣传，提升人们对人事档案工作泄露的危害性认识、提升员工对秘钥的管理，以及日常生活中信息安全意识，能自觉地重视对个人信息的保护。
        3.4利用网络技术优势，完善人事档案管理方式
        事业单位应该加大资金投入，同时不断健全并优化人事档案管理工作，支持人事档案管理工作的顺利开展，不断创新人事管理技术，充分利用好网络技术和计算机设备，提升人事档案管理水平。对以往的人事档案管理经验，要取长补短。事业单位的人事档案管理者要通过利用互联网的技术优势，不断加强工具设备的创新，选择规范合理的技术方式，提高人事档案管理的实效性。比如，管理工作者可以借助网络技术，对档案进行数字化管理，构建档案数据资源库，给予信息查询提供更好的条件，提高工作的效率。再比如事业单位人事档案管理人员可以依靠互联网技术搭建人事档案管理官方网站，为服务对象提供资料查阅以及其他服务的信息化平台。
        结束语
        市场经济迅猛发展，在人事档案管理的制度与方法上，已经渐渐无法满足现代单位的需要，所以在人事档案的管理方面出现较为突出的问题，对管理人员的工作效率与用人单位的人才档案使用率有所降低，对单位的快速发展有不利的影响。究其缘由，是人事档案管理模式较为落后，促使出现新型社会化开放方式的管理体系。
        参考文献
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