白龙
科右中旗农畜产品质量安全监督检测站 15222219721201****
摘要：近年来，社会进步迅速，我国的数字化建设的发展也有了改善。办公室工作是一个单位或机构重要组成部门，起着上传下达、沟通协调各部门工作的作用，是办好各项工作的重要枢纽。因此，对单位而言，办公室文书档案管理工作是一项极为重要的工作，文书档案管理效率的高低直接影响整个单位的管理成效。因此，提升办公室文书档案管理效率，能够有效推动单位各项工作的正常运转，对一个单位或机构有着重要的意义。
关键词：文书档案；数字化管理；现状及策略分析
引言
文档一体化意味着将文书处理和档案管理这两种既互相独立又有联系的工作逐步纳入到信息化管理的应用模式中，实现文书处理和档案管理的同步推进模式，实现文书处理和档案管理的无缝衔接，提高文书档案管理工作的效率。文档一体化是一种系统化的工作方式，需要其他业务部门的配合与支持，让文书档案在整个管理使用周期都可以实现有效的管控和利用。近些年，许多单位研究文档一体化管理并在信息化建设中实施，但成效并不理想。这项工作还有很多发展空间，需要我们积极探索推进。
1文书档案数字化管理模式的优势
1.1提高文书档案编辑的灵活性
文书档案数字化管理主要是对纸质文书档案实行录入、扫描、校对、数据刻录备份等一系列操作，将档案信息转化为数字化并被计算机识别，或存储在光盘、磁带、磁盘等载体中，文书档案管理人员结合实际需要对文书档案进行灵活编辑，以便文书档案信息的查询、编辑和应用等。
1.2提高文书档案检索的便捷性
在传统的文书档案管理模式中，查阅、利用档案信息时，需要耗费大量的人力和时间，大大降低了文书档案的利用效率。自从构建文书档案数字化管理模式后，在文书档案信息查询时只需在文书档案信息检索系统中输入相关关键词、主题等，便可在计算机上及时查询借阅档案信息，在一定程度上提高了文书档案检索的便捷性，同时还提高了文书档案的管理和利用效率。
1.3实现文书档案资源共享
文书档案实现数字化后，不同档案资源使用者可在同一时间、不同区域对文书档案信息进行查询和利用，在档案信息的传输和利用方面突破了时间和空间的限制，真正实现了文书档案的资源共享，是新形势下信息资源共享共建的主要发展趋势。
2文档一体化在文书档案信息化管理中实施存在的主要问题
2.1文书档案的归档范围不够明确
一般情况下，文书档案的归档范围中有较多的类别条目，而且每种类别条目都有着不同的作用和应用方式。实行文档一体化管理，文书档案的类别条目设置和分类方式应实现精细化管理，按照文档的内容属性、应用特征、系统特征等，对文书档案的类别属性进行合理化的划分，使其条理化。目前，一些单位虽然实行了文档一体化管理，但文书档案的分类并不严谨，许多应按照规定进行分类整理的文件材料并没有进行科学地分类整理，查询应用档案管理系统及数据库时极不便利，影响了文档一体化管理的发展。与此同时，文书档案的归档范围不够清晰明确，也会导致一些文件资料的“落单”，在较长时间内都不能归档，长期留存在相关的业务部门中，会造成文书档案的遗漏或丢失。
2.2信息技术的合理应用程度不高
在实行文档一体化管理时，信息化的有力支撑可以让文档一体化有更好的前景。目前，一些单位信息技术使用率不高，直接影响了文档一体化管理。
一些单位在使用档案管理系统、公文处理系统、办公系统以及其他类型的信息系统之间衔接不顺畅，很难实现各系统数据共享；云共享的使用率不高，一些单位中甚至没有设置相关的云储存空间，文书档案共享系统的建设明显滞后；一些单位大数据技术应用不普遍，档案管理人员对于文书档案及有关数据的检索效率低，难以满足文档一体化管理的要求。
3改变文书档案管理问题的主要方法
3.1加强管理制度的规范性
首先，完善文书档案管理制度，使文书档案的管理更具有规范性，应该将文书档案的分类细化，不能仅仅依靠几个分类标准，建议不同的事业单位根据自己单位的发展方向进行合理规划，找到适合自己的分类标准，这样也能更好地进行查阅和总结。另外，在管理技术上面也要有所提升，可以使用较为安全的电子软件，最好是相关技术人员研究出一套适合自己的系统，可以使用事业单位的内部信息将资料进行封锁，防止文书档案的丢失和盗窃，保证文书档案的安全性。
3.2加强对管理技术创新工作的研究，提高现代技术的应用
根据上文提到的关于文书管理过程中的创新工作，首先，我们应该放弃使用老旧的基础设备，防止因设备问题导致信息的丢失，不断摸索先进的硬件基础的设施；另外，还必须提高档案的安全性，信息化的发展不仅仅给我们带来了方便快捷的操作方式，同时也容易出现不稳定、失真的问题，甚至会遭到黑客的攻击，病毒的入侵，这都是需要注意的问题。所以我们一定要加强创新能力，建立相对安全的档案网络系统，提高对信息化管理理念的认识，加大人力，使现代化的技术和设备能够渗入到文书档案管理工作中来，保证人机交互，简化管理流程，当然，有些必要的重要文件也一定要使用纸质保存，防止丢失；最后，相关事业单位一定要实现文书档案管理的自动化，可以使用专业的术语，建立自己的档案库。对于现代技术的应用，事业单位应该加大投资力度，加强信息化建设，通过OA办公系统与档案软件系统有效连接，有序推荐数字化文书档案管理工作的开展。
3.3改变传统的检索方式、提高事业单位检索能力
首先，对于检索方式，不应该仅仅依赖于现代的技术水平，还应该做到人机一体，从整体上提高我国的检索能力可以对全部的文书档案的资料及时进行分类，对于音频、视频等文件更应该妥善保存，防止受潮或者丢失，还应该积极利用管理系统，将文书档案的主要内容及时录入，为检索工作创造良好的条件；其次，提高检索能力最重要的一项就是提高管理人员的素质。事业单位应该对管理者加强思想理念的更新，使其能够清楚认识到文书管理工作的重要性，加大宣传力度，将文书档案管理工作纳入事业单位各项基础性工作日程中，并明确设置考核指标、加强对管理者的培训等。
结语
文书档案数字化管理模式在企业的实际应用中具有较多优势，推动着档案管理数字化发展进程。然而，在企业文书档案数字化管理中仍存在诸多问题，在一定程度上影响了文书档案的管理水平。本文通过建立合理的信息数据库、标准化文书档案数字化著录、进行文书档案数字化扫描以及培养复合型档案管理人才等多种策略构建完善的文书档案数字化管理体系，推动文书档案快速向数字化、网络化的方向发展。
参考文献
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