秦伟
平凉市妇幼保健院 甘肃 平凉 744000
摘要：文书档案收集与归档是档案管理工作中不可忽视的一环，做好文书档案收集与归档是做好档案管理工作的客观要求，并且能够为单位的发展提供科学、精准的决策依据。先阶段，一些单位在管理过程中，往往对文书档案收集与归档工作的重视程度不够，并没有建立完备的管理机制，在具体工作过程中容易出现一些问题，从而影响文书档案收集与归档工作质量，将不利于单位的长远发展。鉴于此：本文将主要研究文书档案收集与归档工作中存在的常见问题及优化方法。
关键词：文书档案；收集与归档；常见问题；优化方法
1 前言
做好文书档案收集与归档对单位的发展非常有帮助，但往往在一些单位中，文书档案收集与归档工作并不能够得到单位及单位领导的重视，在加之档案管理队伍能力水平参差不齐等，使得部分单位文书档案收集与归档工作做得并不理想，这对单位发展来说是非常危险的一个信号。所以，单位必须要提高对文书档案收集与管理的认识与重视，积极探索工作中存在的不足与问题，并及时找到对应的解决措施，只有这样才能够建立完备的文书档案收集与归档管理体系，从而保证文书档案收集与归档工作的执行力与质量。
2 文书档案收集与归档工作中现存阻碍因素分析
2.1 文书档案收集与归档意识仍需提高
现阶段，在大部分单位中，文书档案收集与归档意识普遍淡薄，不仅单位领导缺少对其的认识与重视，就连一些档案管理人员对文书档案收集与归档工作的认识都不到位，在单位中并没有形成全员性文书档案收集与归档工作认识氛围，这极大程度的影响了文书档案收集与归档工作的开展。此外，在一些单位中，其他管理部门往往片面的认为文书档案收集与归档工作应该属于档案管理部门的工作，与本部门没有任何的关系，这种认识非常不科学，也是不可取的，因为文书档案关乎到单位中每一个管理部门，需要每一个管理部门及人员的积极参与，只有这样才能够形成集体力量，才更有利于做好文书档案收集与归档工作。
2.2 文书档案收集与归档工作的信息化建设力度仍需提高
在现代社会发展中，信息化技术已经成为推动社会向前的主要动力之一，社会中各个领域和各个行业的发展都离不开信息技术的支持，而且文书档案数据信息量越来越大，面对这些现实情况，单位在开展文书档案收集与归档工作时，必须要建立信息化思维，构建完备的信息化文书档案收集与归档机制，但显然很多单位的文书档案收集与归档并不能够达到这一要求。在一些单位中，文书档案收集与归档工作理念仍然比较传统，文书档案收集与归档无论是在硬件配套设施搭建上，还是在软件配套设施搭建上都存在明显的不足。此外，文书档案收集与归档工作在对信息化技术运用时，对信息化风险认识不足，档案管理系统的风险隐患较高，容易导致文书档案资料、信息等被盗取、被篡改。
2.3 管理人员之间能力水平参差不齐
首先，部分单位在开展文书档案收集与归档工作时，并不注重对档案管理人员的管理与培养，只知道一味的要求档案管理人员工作付出，很少会意识到帮助档案管理人员提高能力，其实就是在帮助文书档案收集与归档工作建设，就是在帮助医院建设，并没有建立系统化、流程化、制度化的管理机制与工作要求，很多单位中都存在文书档案收集与归档工作岗位职责划分不明确、分工不合理等问题。此外，培训工作落实不及时、不到位，或者是培训内容僵化，长期不变，既无法调动档案管理人员的参与积极性，又无法持续为档案管理人员工作进步提供帮助。其次，医院相对于企业来说，工作会更加稳定一些，所以很多档案管理人员往往没有工作压力，认为只要在工作中不犯错误就是最大的进步。在这种错误工作认识下，很难做好文书档案收集与归档工作。
3 做好文书档案收集与归档工作的优化方法探讨
3.1 提高集体对文书档案收集与归档工作的认识与重视
想要做好文书档案收集与归档工作，必须要落实好全员对其的认识与重视。首先，单位领导必须要发挥带头与带动作用，从精神上和行动上让单位中其他人员意识到文书档案收集与归档的重要性。其次，建立良好的岗位沟通机制，为各个岗位间的合作与沟通提供更多的机会与保障，以便其他部门在了解文书档案收集与归档的情况下更好地参与进来，并对其他部门及人员提出的有关文书档案收集与归档工作的想法、建议等及时的做出回应，对一些好的工作想法要积极的采纳。
3.2 注重文书档案收集与归档工作的信息化建设
为提高文书档案收集与归档工作效率与质量，走信息化发展路线是文书档案收集与归档工作的科学途径，所以必须要积极推动文书档案收集与归档的信息化发展。首先，必须要保证文书档案收集与归档工作在硬件配套设施建设上能够达到信息化管理要求。这就要求单位在开展文书档案收集与归档工作时，一定信息化管理需要，拿出足够的资金来及时购置高速扫描仪、高拍仪等硬件配套设施，还要保证软件配套设施的投入力度，从而实现文书档案收集与归档工作的数字化发展。其次，在构建档案管理系统时，必须要提高信息化风险意识，在系统中增设必要的安全维护软件等。
3.3落实好对档案管理人员的管理与培养
为做好文书档案收集与归档工作，落实好对档案管理人员的管理与培养，是必须要坚持并要始终贯彻的一件十强，只有做到了这一点，才能够持续保证管理队伍工作能力在一个高的水平线上。所以，要通过一切可行的方法来落实好对档案管理人员的管理与培养。一方面，要注重新鲜血液的注入，建立完备的人才引进机制，提升管理队伍的管理活力与整体素质。另一方面，为了提高管理人员的工作积极性，在工作中要始终坚持一人为本的管理原则与培训原则，制定与管理队伍实际契合的培训方案，将培训贯彻到档案管理人员的工作始终。
结语：
文章主要研究了文书档案收集与归档工作中存在的问题与优化方法，希望可以对做好文书档案收集与归档工作起到一定的启发与帮助作用。
参考文献：
[1]沈南.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].才智,2019(32):209.
[2]刘芸芸.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].辽宁经济,2019(03):70-71.
[3]邓滨华.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].办公室业务,2018(02):117-118.
作者简介:秦伟(1972.11);性别：男，民族：汉族，学历：本科;现有职称：档案副研究馆员;研究方向:档案管理。