李昂然
兴安盟住房和城乡建设局 内蒙古 兴安盟137400
摘要：基于大数据时代的发展，创新档案管理工作是企事业单位档案管理发展的必然要求。针对大数据背景下档案管理创新的新特征，我们必须要在平时的工作中注重工作方式的转化、加强对互联网技术的应用，构建完善的档案管理制度，以此保障档案管理工作适应大数据时代的发展要求。
关键词：大数据；电子档案；管理现状；发展策略
1 电子档案的特点
(1)电子档案的前身是电子文件，电子文件办理完成后，其中具有保存价值的部分经过归档环节而成为电子档案。电子档案是在社会活动中形成的真实记录，具有原生性。原生性是档案的本质属性，也是档案发挥凭证作用的关键所在。
(2)电子档案收集的形式多样化。在纸质档案转化为电子档案保存的过程中，目前主要有三种形式。一是将现存于档案库房里的纸质档案转化为电子档案，二是和档案管理系统没有数据接口的电子文件，通过文件包形式和封装包形式的归档数据包进行接收。三是将没有内置归档功能的业务系统的电子文件通过转换成通用格式进行收集。
(3)电子档案操作方便、传递快捷。电子档案的形式决定了对它的利用是高效、快捷、便利的。电子档案不受时间、空间和存储载体的限制，可以同时发给若干个网络终端进行档案的存储、传送和处理。
2 大数据时代背景下档案管理所面临的突出问题
2.1电子档案标准规范不完善，缺乏细则指导
大数据技术带动电子档案的发展，由于数据繁杂多样，因此构建统一标准的规范要求是实现档案信息资源共享的前提。目前我国针对大数据档案管理工作出台了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》、《电子文件归档与电子档案管理规范》，但是根据调查，目前我国发布的法律法规还存在标准不完善，缺乏细则指导的问题：一是现有的法律法规没有对电子档案标准进行统一的规范要求，导致在具体的实施中存在执行不到位的现象。例如由于未定期审查电子档案保存标准，导致部分企事业在电子档案管理中存在资源共享不足的问题；二是缺乏细则指导，严重制约了电子档案在大数据时代的跨界融合。
2.2电子档案共建共享滞后
大数据时代，如何推动单位内部以及业务关联单位之间信息互联共通，打造电子档案共建共享的格局，是档案管理人员重点关注和思考的课题。当下，部分地区电子档案共建共享滞后，电子档案远程利用、跨区域传输难度较大，影响了电子档案资源的价值。之所以出现这种状况，是多种原因造成的。一是电子档案保密与电子档案信息公开之间的矛盾仍然存在。尤其是行政机关、事业单位档案管理工作中，许多电子档案资源具有涉密性质，很难理清公开与保密之间的界限。二是电子档案共建共享的能力有待提升。部分单位对于云共享、云储存、区块链等技术缺乏深度认识，尚未打造电子档案共享网络，无法实现实时共享、跨区域共享。甚至部分单位内部各个部门之间也尚未实现电子档案共享，档案资源仍然需要手动传输，影响档案利用效能。
2.3档案信息安全性不高，储存手段不合适
基于大数据技术的发展，电子档案的比例越来越高，而电子档案的发展带来档案信息的安全性问题：一是由于缺乏完善的电子档案管理风险防范系统，导致电子档案信息存在被窃取或者损坏的风险。例如档案管理人员在登入电子档案信息管理系统时由于没有做好登入密码的保护工作，导致密码被泄露，从而增加了单位电子档案信息的安全风险；二是电子档案信息的储存手段不合理。最常见的就是单位通过储存卡的方式将相关档案转移到档案管理系统中，但是储存卡容易出现机械性故障，而一旦出现故障就会导致电子档案数据丢失；三是电子档案储存的方式较为混乱，没有利用大数据优势做好分类等，导致在查阅相关档案信息不能快速的检索出来。
3 大数据时代电子档案管理的有效对策
3.1推动电子档案资源整合，实现电子档案精细化管理
大数据时代，单位要进一步着眼于信息资源建设工作，充分挖掘电子档案的价值，推动电子档案资源整合。一是做好源头控制，单位要制定相关的规章制度，明确声像、影像、图像、电子文件类档案资源的处理标准、格式、流程，避免档案管理无序化。同时，要细化档案管理部门与其他业务部门在电子档案管理中的权责，探索业务部门专责先行处理的机制，避免电子档案二次加工，实现“一次归档、长期利用”的目标。二是要创新电子档案管理模式，加快电子档案数据库建设。单位要坚持“存量数字化”与“增量数字化”工作的同步推进，对现阶段的纸质档案进行数字化转化的同时，对新增加的电子档案进行处理。这一过程中，单位既可以招聘更多的档案管理人员，也可以探索将部分业务外包给外部专业部门，缓解人力资源不足的压力。三是要重视电子档案开发利用，从政策咨询、专题研究、档案编研等角度对电子档案进行整合利用。为此，单位可以根据本单位业务类型建设政策类、业务文件类、法规类以及其他类别的子数据库，便于后期的检索与利用，打造“档案智库”“档案知识库”。
3.2完善电子档案标准规范，明确细则指导
随着大数据技术的发展，电子档案将成为档案发展的主要趋势。虽然近些年我国针对电子档案出台了诸多规范要求，但是其仍然存在规范标准不统一的问题。因此一方面我国政府部门要及时根据大数据技术的发展出台统一规范的电子档案标准规范，以此促进电子档案信息资源的共享。例如针对单位电子档案管理系统所存在的兼容性问题，需要政府部门制定统一规范要求的电子档案管理系统标准，以此实现不同部门之间档案信息资源的共享性；另一方面要细化规范标准细则，加强对电子档案管理创新的指导。针对企事业单位在电子档案管理中所存在因没有完善细则指导而产生的档案管理中所存在的侵权行为，我国要进一步细化档案管理法规细则，将涉及的智力劳动成果纳入知识产权法加以保护，并制定其他相关的法律法规，为档案管理提供法律支持。
3.3加强电子档案的安全管理
电子档案内容必须预先进行加密处理，防止人员变动时档案信息安全的失控。对于利用电子档案的人，设置电子档案的利用范围，对泄露的信息实施源头追溯管理，并进行责任追究。另外，信息设备的安全也是电子档案管理的内容之一。对于电子档案管理所配备的必要的设备，有必要成立电子档案室进行统一管理。档案部门应该主动牵头，协同负责信息安全管理的部门，建立电子档案室的管理制度确保档案信息安全，保管档案信息的信息部门机房内的空调、消防和专用服务器要建立相适应的配置标准。档案管理系统的网络要求是局域网和inter网必须隔离，或者建VPN的专网。逐步实现单套制，只有结论性的档案可以打印出纸质文件进行传统方式归档，其他的都以电子档案的形式存储在服务器上。加强在数据采集过程中对原数据和数据压缩包进行审核，实现数据的真实性、可追溯性，真正做到电子档案建立、保存、销毁有记录可查，认真落实电子档案信息安全的相关制度。
结论
综上所述，我们要紧跟时代的发展，与时俱进的把我们的本职工作做好。从我做起，树立高度的社会责任感，为基层事业单位早日普及电子档案管理的工作制度和方法，为实现机关工作现代化做出贡献。
参考文献：
[1]韩杰.浅谈电子文件和电子档案管理的几个问题[J].安阳师范学院学报，2019(6).
[2]郑春霞.纸质档案和电子档案并存下的档案工作策略[J].中国地名，2019(2).
[3]丁莉.档案信息资源共享策略研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2019(2).
[4]刘畅，赵红艳.档案馆信息资源共享系统建设研究[J].兰台世界，2019(11).