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摘要：信息化时代，对事业单位文书档案管理工作来说是机遇也是挑战，目前来看，事业单位文书档案管理工作存在档案管理改革机制存在问题、缺乏复合型人才等问题，影响着信息化进程。档案信息化是社会信息化背景下档案管理工作发展的必然趋势，只有实现档案信息化、档案利用便捷化、档案队伍专业化，才能更好地服务于国家、地方经济建设和广大社会群体。
关键词：信息化；事业单位；文书档案
引言
事业单位通常是国家设置的具有公益性质的机构，要接受政府的领导。最近几年，事业单位在经济与社会的发展和进步中不断壮大，需要职工处理的工作不断增多，各种文件也越来越多，传统的纸质文案已经很难满足单位系统管理及文书档案保存需求，文书档案管理信息化成为必然趋势。信息化把档案人员从繁琐、冗杂的文书档案收集与保管等工作中解救出来，提供更加高效、便捷、有保障的文书档案管理方式，加强研究具有重要意义。
1信息化背景下优化事业单位文书档案管理的重要意义
文书档案是指由日常工作中的通用文书转化而成的档案，涵盖命令、指示、决定、通知、布告、报告、请示、批复、简报、信函、计划、总结、会议记录等，不仅总结过去的经验，还是今后工作及单位发展的重要依据。文书档案是事业单位至关重要的信息资源，加强其管理信息化对于单位的信息化建设及现代化发展而言意义重大。传统以手工为主的文书档案管理方式不但消耗大量人力，工作效率也较低，信息化则促进文书档案管理的深入改革，对于大量数据和信息只需进行一次录入操作，就能实现多次开发和利用，进而实现共享，显著提高事业单位文书档案管理效能。传统档案管理效率不高还表现为档案信息的安全性得不到保障，随着信息化建设进程越来越快，文书档案的收集与查找都更为快捷，可以通过备份和网络系统维护等手段保证档案信息安全，在减少工作量的同时，提高档案工作的精确性，确保单位的正常运转和健康发展。
2事业单位信息化文书档案管理中存在的不足
2.1档案管理改革机制存在问题
目前，许多事业单位都在就现存的文书档案管理信息化管理中存在的不足进行改革，通过对问题进行分析，摸索出一套改革的档案。但是就档案管理机制来讲，目前的档案管理机制还存在一定的弊端，虽然改革已在进行，但取得的效果却不明显。在信息化背景下，事业单位的信息资源受到广泛的关注，档案管理部门的主要管理对象是电子信息，这使得管理活动更加简单、便捷。但是目前笔者所在单位的档案管理机制还存在一些问题，且没有对档案管理人员进行全面培训，这导致工作效率迟迟得不到提高。
2.2文书档案管理人员的素质水平不高
文书档案管理的工作量较大，而且需要档案管理人员具有极强的耐心，更重要的是对文书档案管理人员的专业素养具有较高的要求，比如专业性强，具有丰富的专业知识以及技能，还有较强的责任心。但是由于各种因素的限制，笔者所在单位的的一些档案管理人员专业素养并不能达到相应的标准，其中还有一些档案管理人员并没有接受过系统地培训，缺乏相应的专业知识，对工作的积极性和主动性都不够。就单位层面来说，也没有定期地对文书档案管理人员进行技能方面的培训，这就导致文书档案管理人员的水平无法得到有效的提高。
3信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施
3.1更新观念，加强重视
档案资料记录着个人学历、社会经历、人事变动、工作成绩等内容，事关员工的档案质量，事关事业单位的发展，档案的完整性和准确性尤为重要。创新观念，提高认识是保障档案管理工作创新发展的基础，信息化进程下，改进事业单位文书档案管理信息化进程迫在眉睫，各事业单位要结合本单位实际创新档案管理理念，引入新思路和新技术。
各事业单位领导要提高重视程度，认识到档案管理信息化建设的重要性，加强领导，设定目标，分解任务，精心部署，将档案信息化建设纳入单位重点工作计划，重点进行考核，将档案信息化建设工作所需经费纳入单位财政预算，采用数字化管理模式，提升事业单位文书档案管理质量，有序推进事业单位文书档案管理信息化进程。
3.2完善信息化标准体系
在档案管理方法及模式的影响下，事业单位文书档案管理信息化的规范和标准较为复杂，难以统一，导致文书档案信息工作标准不一致，增大传递及传输档案信息的难度。这就需要事业单位积极建立文书档案收集、整理、归档和利用等工作的实施标准，促使文书档案管理信息化工作越来越规范。同时要基于专网系统构建文书档案信息化管理平台，进一步夯实档案管理基础，加快信息化建设进程。
3.3加大资金投入
档案管理信息化需要软硬件支撑以及人才培养，这都需要大量的资金保障，缺乏资金严重影响了档案管理信息化进程，各级政府要进一步完善档案工作投入机制，将档案事业信息化工作发展所需经费纳入制度化轨道，提供专项资金，做到投入长效化，确保档案工作顺利开展。相关部门需要加强重视，加大经费投入，加大对档案管理的软硬件设施建设，及时对数字化设备更新换代，合理引入软件，加强安全保密管理，探索电子档案管理查询、存储和检索模式，不断提高事业单位文书档案管理信息化建设水平。
3.4更新升级软硬件设施
针对管理文书档案的软硬件设施配置应做好准备、规划，确保软硬件设施跟上文书档案管理需要，顺利推进信息化。例如事业单位要在信息技术和网络系统的支持下购进先进的数据收集设备、计算机控制设备，并及时更新、升级，使其适应信息化管理需要。并且在新科技持续取得突破的情况下，事业单位的档案人员要不断革新工作理念，不管是收集还是利用都要以最大的效率服务于其他工作，能够依托办公自动化系统扩展其模块、功能，由处理文书、管理文件、管理档案构成三个既相互联系又独立的模块组成。这三个模块涵盖整个事业单位文书档案工作的流程，在收文发文处理中实现预归档，在整理著录的文件及案卷时实现文件管理，在归档中编制电子文号、编制文书档案存放号、鉴定及销毁案卷、追加归档等管理工作，进一步提高文书档案管理信息化水平。此外，事业单位应将档案室建设工作纳入整体规划，因为文书档案管理信息化离不开现代科技，单位要结合先进的科学技术打造数字档案室，使其电子设备可以准确、完整地存储并输出档案数据信息，增强处理文书档案的功能。同时利用计算机技术和网络技术对文书档案管理中的档案信息系统、文书档案的收集、整理、归档、编目、检索等实行现代化建设，充实文书档案信息资源，为单位的发展、群众需求的满足等提供优质服务。
结束语
在信息化背景下，许多事业单位已经开始引入信息化系统，这改善了档案管理的工作模式，也提高了档案管理的工作效率。为了促进事业单位的发展，使得信息化系统更合理地用于档案管理工作中，事业单位的档案管理人员和其他相关工作人员也要积极进行创新，不断改进档案管理的工作模式，在管理中加入信息化、科学化的元素，提升管理效率。同时，针对目前存在的一些问题要积极进行探索，对问题出现的原因进行分析，及时找到解决问题的方法，尽量避免影响后续的工作。
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