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市政工程技术信息管理的重要性

发表时间：2021/5/31 来源：《基层建设》2021年第2期作者：牟雪

[导读] 摘要：工程项目档案贯穿整个工程建设，是工程建设和管理过程中的一项十分重要的工作。

        上海浦多劳务派遣有限公司上海市 200063
        摘要：工程项目档案贯穿整个工程建设，是工程建设和管理过程中的一项十分重要的工作。在数字化时代，传统大型工程项目档案管理模式和管理手段面临着新挑战。如何在大型工程档案建设与管理上寻求新突破，通过档案信息管理系统与项目管理系统的无缝对接，做到既能够掌握项目建设全过程情况，又能实现全过程监控，从而有效地保证大型工程决策及时、管理科学，是值得我们探讨的课题。
        关键词：工程项目档案管理信息化
        参考文献
        1.招投标文件
        2.DG/TJ 08-2152-2014    《城市道路桥梁工程施工质量验收规范》
        3.GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》
        4.GB/T50328-2014《建设工程文件归档整理规范》
        5.DG/TG08-2046-2008《上海市建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》
        6.沪城公路第一事业部【2016】15号档案管理细则
        7.GB/T 50319-2013 《建设工程监理规范》
        工程项目档案是指工程建设的重要组成部分，它凝结了工程管理技术人员、操作人员的智慧，是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最原始，也是最真实和全面的记录。
        一、工程项目档案与信息化建设的必要性
        1、工程项目档案的特征
        工程项目的档案不仅是一种重要的信息资源，也是工程建设管理经验和技术经验的直接总结依据。做好工程项目档案的收集、编撰、管理和使用，无疑对于工程建设的顺利进行，有着十分重要的作用。目前，我们所接触的市政工程的施工内容多且杂，有着较广的涉及面，同时建设周期长以及经济环境复杂，造成和其相关企业所面临的潜在风险也较大。因为市政工程在施工的过程中有着较多的工序，内容相互交错复杂，大量的数据以及信息需进行交流以及处理，若无法进行快捷有效的反馈，就会导致决策滞后，进而损失大量的物力与人力。应建立完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理文件资料。应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料。宜采用信息技术进行监理文件资料管理。应包括监理管理文件、质量监理文件、安全监理文件、费用及进度监理文件、合同事项监理文件以及监理日志、巡视记录、旁站记录、监理月报、监理工作报告和影像资料等。建设项目档案是指建设项目立项审批、勘察设计、招投标、施工、监理及项目竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。而传统的市政施工管理一般都是通过纸质文件来传递数据以及信息的，而靠书面通知之类的管理会降低各部门间信息传递的效率，从而直接降低管理水平和效率，但在利用信息技术后，不但提升了数据与信息传递的效率，还提高了当中内容的可靠性以及准确性，及时的问管理者提供管理依据，即使遇到了意外情况，决策者也能够做出迅速的反应，这从根本上提升了市政施工管理的水平和效率。信息技术能够将企业具有知识、技能以及资源进行有效的整合，从而提高其在行业当中的竞争优势。
        2、大型工程项目信息化建设的必要性
        大型工程项目档案管理的信息化是采用数字化技术，在实现工程项目数字化管理的基础上，针对传统意义上的工程档案文件所开展的整理归档、鉴定保存，以及开发利用等一系列活动。工程项目档案实现信息化的目的是确保归档项目文件能够实现数字化成套，并实现档案信息管理系统与项目管理系统的无缝对接。
        （1）实现工程项目档案完整和统一。大型工程项目建设中的单位繁多而且彼此分散，建设周期长，这就造成了整个工程项目的档案在管理过程中难度非常大，很难达到整个建设工程档案的完整和统一。

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在实现大型工程项目档案管理作息化后，我们可以突破以上的种种限制，实现大型工程档案信息资源的合理配置、科学管理。
        （2）为工程项目及时决策提供保障。大型工程项目档案管理信息化有着独特的优势，在数字化的档案管理之下，档案管理人员可以及时为工程项目人提供详实的档案信息和数字材料，依靠这些完整、可靠的信息，可以帮助项目管理者提升综合分析能力。从而，工程项目的管理者可以在关键的工程规划决策上节约时间，减少了失误。
        （3）实现管理职能向服务职能转变。传统的工程项目档案管理模式和方式不仅难以适应新形势发展的需要，而且容易固步自封，难以发挥自身信息资源优势。随着社会的发展和科技进步，大型工程档案的信息量不断增多，工程项目档案管理的信息化是工程档案管理走向逐步开放，实现向信息采集、信息管理和服务职能转变的必然趋势。
        二、市政工程档案存在问题
        1、对档案管理重视不够
        重视各行各业对工程档案工作，都是存在一个共性，那就是对档案管理工作重视程度不够。市政档案管理尤为其是。由于我们前期对项目工程档案重视程度不高，导致后续工作中对档案的调配、查阅等工作不顺畅，进而有可能造成工作进度较慢。
        2、对于市政工程档案管理较差
        在数字化时代，工程档案管理信息化不但需要懂档案管理知识的人员，还要求管理人员能够熟悉先进的信息科学和管理技术。但是，目前许多大型单位从事工程档案管理的人员中，存在着严重的知识结构不合理、文化层次水平不高等问题。不少企事业单位对工程项目档案管理本身不够重视，缺乏足够档案信息化技能培训。
        3、工程档案管理缺乏规范性
        由于我国在档案管理信息化建设方面整体没有明确的章程，造成工程档案管理信息化过程中存在着许多不规范。在实际工作中，由于大型工程项目的施工单位很多，工程电子档案的管理上缺乏程序化、规范化，直接造成工程档案的信息化复杂，一些重要的电子文档和资料由于保存不规范而丢失和毁损的现象时有发生。
        4、档案室硬件设施不全
        市政行业对档案管理的重视程度日益加大，但对档案管理的必备条件落实差，基础设施配套也不齐全，有的甚至没有单独的档案管理室，档案到处都是，对档案保存的有效性较差。
        三、市政项目档案管理信息化的对策研究
        首先，尽可能任用或聘用具有档案管理方面的专业能力的档案管理工作者，对现有人员，要不断的加强专业知识的培训，提高档案管理工作者的基本素质，尽可能符合现代化档案管理的水平，充分发挥其积极性和创造性，培养信息化人才队伍，市政档案信息化建设对于档案管理人员的要求有了极大提高，既要求管理人员熟悉市政的各项业务流程，又要管理人员懂得计算机知识，如果管理人员参与了整个信息化建设的过程，熟知建设的基础设备以及档案资料转化为数字化录入，将大大提高管理人员的工作效率，在维护保养以及更新软件、研发软件中将发挥作用，后期培训中所出现的问题也随之较少。另外，要保障档案信息的安全性，对人才的素质要求也有了质的提高。
        其次，健全市政档案管理制度。保证市政工程档案管理制度的合理性、科学性、严肃性及可操作性。在具体的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的有效性及权威性。
        再次，改进和完善市政工程档案管理的功能，保证档案材料的全面性、客观性及动态功能，尽可能适应市政工作的需要。
        最后，要做好市政档案管理工作，我们需强化市政工程档案管理水平及服务意识，提高服务水平。
        四、结束语
        工程档案信息化管理是一项比较全面、长期且具体的工作，工程档案的管理团队对于工程档案信息化的效率起着至关重要的作用，所以，加大工程档案管理人员的专业技术是当前建设信息化管理的重中之重。信息化是当前社会发展的必然趋势，工程档案管理者只有不断地总结经验，自主上进，才会适应时代与社会的需求，以便更好地服务于社会。